会计信息化下的采购退货业务处理

毕业设计（论文）中文摘要会计信息化下的采购退货业务处理摘要随着信息技术的快速发展，会计行业也在信息化的影响下飞速发展，企业对信息化的需求越来越高，财务软件的应用越来越广，其带来的高效的数据处理给企业创造巨大的效益。但是，国内很多中小型企业的会计工作都仅停留在会计电算阶段，会计流程未能与企业的业务流程、管理流程相衔接。因此，在大多数西方国家的会计行业已逐步走向信息化的今天，我国的会计行业也开始面临这样的挑战。在企业大量的采购业务中，经常会出现因货物质量、品种、数量等不符合规定而要求将已购货物退回给供货单位的现象。其中包含结算前退货和结算后退货，结算前全额退货和结算前部分退货。就此，文章主要探讨在会计信息化中，以用友U8为例，这几类采购退货业务的实际处理方法以及在一系列的处理过程中可能遇到的问题和值得注意的细节。关键词会计信息化采购退货处理第第页共9页目次1引言（或绪论）･･････···················･････22结算前退货流程分析･･････···················･････22.1结算前全额退货･･････···················･････22.2结算前部分退货･･････···················･････33结算后退货流程分析･･････···················･････44存在的问题及解决方法･･････···················･････54.1结算前退货问题解决･･････···················･････54.2结算前部分退货注意点･･････···················･････54.3结算后退货注意点･･････···················･････64.4撤销处理･･････···················･････64.5要点总结･･････···················･････6结论･･････···················･････7致谢･･････···················･････8参考文献･･････···················･････91引言采购退货业务是采购管理系统的重要功能之一，由于采购退货业务的类型不同，造成用财务软件处理采购退货业务的复杂性。因此，采购退货业务一直是整个采购管理系统的重点、难点之一。由于在信息化方式下采购退货和手工方式下退货处理有较大区别，所以觉得难度较大，对于刚开始接触和使用用友供应链系统的初学者而言，面对较为复杂的退货操作往往无从下手。在会计信息化中，要实现采购退货业务的处理，需要启用采购管理、库存管理、存货核算、应付款管理系统，集成使用，才能提高会计信息化的效率与质量。在使用软件前，首先要对软件的功能、作用、使用方法等基本信息掌握并熟悉。例如用友U8，首先要做的就是建立帐套，设置用户及权限，然后进行基础信息设置，必须确保前期的基础信息设置全面完整，才能保证往后的业务能够正常处理。在一个帐套中，每个人员都有自己的权限以保障信息的安全性。比如接下来所说的采购退货业务，并不是一个人可以完成的，根据需要，要在各个系统中由该系统中具有相关权限的人员才可以进行相关的操作。2结算前退货流程分析2.1结算前全额退货案例：为了完成生产和采购计划，采购部李一决定向盛夏织布厂购买丝绸布料，2019年7月1日，双方签订购销合同，约定：星空公司向盛夏织布厂购买天蓝色丝绸布料500千克，浅紫色丝绸绒布300千克，单价都是49元/千克；送货上门；电汇的方式付款。2019年7月3日，丝绸布料送达星空公司，李一通知库管员张平办理入库（面料库）。2019年7月5日，生产部领用布料时发现该次从盛夏织布厂采购的丝绸布料存在问题。李一当即联系盛夏织布厂要求该批布料全部退回。盛夏织布厂对布料存在的质量问题感到歉意，所以同意了全部退货。7月6日，盛夏织布厂将该批问题布料全部运回，库管员张平办理了出库手续。（1）操作的开始一定要检查登录系统的日期要正确，以及相关负责人员要正确，接下来才能正式的进入工作流程。2019年7月1日采购部李一需登录采购管理系统，填制该批布料的采购订单并审核，7月3日填制到货单并审核以此通知仓库入库。接着办理该批布料的入库手续，即2019年7月3日库管员张平在库存管理系统填制采购入库单并审核然后协商退货后，填制退货单，通知仓库出库，2019年7月5日采购部人员李一在采购管理系统的具体操作步骤为“采购到货/采购退货单”-“增加”-“生单”-拷贝“到货单”-打开“查询条件选择-采购退货单列表过滤”-“确定”打开“拷贝并执行”-选择所需到货单-“确定”系统生成“采购退货单”-“保存”并“审核”。（2）接下来由库管人员办理出库手续。2019年7月6日，张平在库存管理系统中，点击“入库业务/采购入库单”-“生单”-拷贝“采购到货单（红字）”-打开“查询条件选择-采购到货单列表”-“确定”打开“到货单生单列表”-选择所需到货单-“确定”自动生成红字入库单-填写表头仓库为“面料库”，此时，以防系统故障，要再次检查单据的表头基础信息，以及表体中名称、数量、单价等信息的正确，然后点击“保存”-“审核”。同日，由采购部人员李一在采购管理系统中对该退货业务进行结算，具体为“采购结算/自动结算”-打开“查询条件选择-采购自动结算”对话框，设置“红蓝入库单”结算模式-“确定”完成（3）最后对该项业务进行账务处理。2019年7月6日，会计王某在财务核算系统中，对篮字采购入库单和红字采购入库单进行“正常单据记账”，在“财务核算/生成凭证”中生成采购入库单和相应的红字冲销凭证，分录是“借：原材料，贷：在途物资”，生成凭证后检查信息正确性，“借：在途物资，借：应交税费-应交增值税，贷：应付账款。2.2结算前部分退货案例：在销售部签订了销售订单后，生产部根据材料的使用需求和仓库的库存状况，李一向巾凡辅料公司订购了一批螺帽。2019年7月10日，李一联系了巾凡辅料公司的销售后，约定向对方公司购买螺帽2000个，0.15元/个，本公司月底支付所有货款，李一要求巾凡公司将货物当日送达。当日，货物到达后，李一通知仓库验收入库。张平办理了入库手续（辅料库）。由于当天入库并未进行检验，所以在7月11日检查时发现该批螺帽有500个存在质量问题，于是立即告知了李一。李一即时与巾凡辅料公司的销售商议退货事宜。2019年7月12日，巾凡辅料公司派人取回存在问题的螺帽，并带来巾凡辅料公司开据的增值税专用发票（1500个），号码为1223344。李一当即通知库管员张平办理退库手续。会计刘某在李一将总经理签过字的付款申请单和该增值税专用发票送到财务处后，对该批次货物的库成本和应付款项进行了确认。13日，出纳让李一通知巾凡辅料公司来财务处领货款。当日，本公司财务处以一张工行转账支票（票号0011556688）。（1）如同结算前全额退货相似，注意日期。2019年7月10日，由采购部人员李一登录采购系统，依次填制该业务的采购订单和到货单并进行审核，通知仓库入库。2019年7月10日，库管人员张平办理入库手续，在库存管理系统参照到货单填制采购入库单并审核。（2）2019年7月11日，采购退货单由采购员李一在采购管理系统依照订单（或到货单）生成，在这里，因为是部分退货，因此要修改采购退货单上的数字为“-500”。7月12日，出库手续由库管员张平办理，在库存管理系统参照到货单（红字）生成红字入库单并且审核。（3）与采购前全额退货不同的是，在结算前部分退货中，需要采购员李一录入未退回的货物的采购发票并进行手工结算。具体操作，参考如下，2019年7月12日，在采购管理系统中参照采购订单生成采购专用发票，根据原入库数量扣除退货数量后的实际数量修改发票数量（1500个）。这里同样要仔细检查发票中所有仔细的准确性。在采购管理系统中点击“采购结算/手工结算”，打开“手工结算”窗口点击“选单”，打开“结算选单”窗口，点击“查询”，在“查询条件选择-采购手工结算“中点击“确定”，选择要结算的采购专用发票和红蓝采购入库单，此时，根据具体的实际情况，列表数据有时会较多，不要选择错误，避免返工。再次点击“确定”，系统随即显示结算汇总情况，结算数量可以改动，所以要确保数量正确。点击“结算”，系统自动将本次选择的数据进行结算，生成结算单。（4）最后会计对业务进行账务处理，确认材料入库成本和应付账款。2019年7月12日，会计刘某在应付款管理系统对采购发票进行审核，然后在存货核算系统对采购入库单和红字采购入库单进行“正常单据记账”，在“财务核算/生成凭证”中生成采购入库凭证。凭证分录为“借：原材料，贷：在途物资”。7月13日，会计刘某在应付款系统中填制付款单并审核，保存自动生成的付款凭证即可，“借：在途物资，借：应交税费-应交增值税-进项税，贷：应付账款”。3结算后退货流程分析案例：2019年7月18日，库管员张平在检查时发现，7月11日入库螺钉800个生锈了，所以通知采购部李一与供应商协商退货。李一立即和巾凡辅料公司的销售联系，对方同意了退回存在质量问题的800个螺钉。李一联系相关人员将问题螺钉退回巾凡辅料公司，然后通知张平办理退货出库手续。2019年7月19日，李一收到巾凡辅料公司寄来的问题螺钉退货的红字发票（票号是4853621）。李一将红字发票办理结算后交到了财务处。7月20日，出纳收到银行的“收账通知单”，巾凡辅料公司的退款和电汇已到账。会计进行了账务处理。如同结算前退货一样，各部门人员按流程依次在各系统中填制单据。（1）2019年7月18日，采购部李一在采购管理系统填制退货单通知仓库出库，参照订单（或到货单）生成采购退货单并审核。库管人员张平参照退货单生成红字入库单并审核。（2）2019年7月19日，采购员李一参照红字采购入库单填制红字采购专用发票并保存。在红字采购专用发票窗口点击“结算”，完成红字采购专用发票与红字采购入库单的自动结算。（3）2019年7月20日，财务处会计刘某在应付款管理系统中对红字采购发票进行审核，在存货核算系统中对红字采购入库单进行“资产单据记账”后，在“财务核算/生成凭证”中生成红字冲销凭证。在应付款管理系统中填制红字付款单（即收款单）并审核，保存自动生成的红字付款凭证，分录与结算前部分退货相同。4存在的问题及解决方法4.1结算前退货的问题解决在结算前退货的业务处理过程中，根据采购入库单和采购发票是否已经录入系统中，分为三种情形。而在第一种情形下，因为已录入采购入库单尚未录入采购发票，从而产生全部退货和部分退货。对这两种情况，我们在系统中可以有两种处理方式：（1）无痕迹修改方式（2）有痕迹修改方式。（1）采用无痕迹修改方式，若是全部退货，直接删除库存管理系统的“采购入库单”即可,不用进行任何业务处理；要是部分退货，先将采购入库单取消审核，然后直接修改库存管理系统中的“采购入库单”中的数量即可。这种修改方式在系统中不会留下任何退货的痕迹。（2）采用有痕迹修改方式，对全部退货和部分退货来说，退货发生时在库存管理系统中录入退货单或红字采购入库单并且进行审核，然后在采购管理系统中参照蓝字采购入库单和退货单又或者是红字采购入库单生成采购发票，发票上的数量系统会自动改为退货后的数量。需要录入红字采购入库单冲销原入库记录，并将红蓝入库单进行结算。第二种，已录入采购发票尚未录入采购入库单，需要录入红字采购发票冲销原发票记录，并将红蓝发票进行结算。第三种，采购入库单和采购发票都已录入只是未进行结算的，只需录入红字入库单和红字采购发票，然后将红蓝入库单和红蓝发票进行结算；如果在采购管理系统中的采购选项设置为“普通业务必有订单”，那么红字采购入库单必须根据采购退货单生成，若是需要手工录入，就需要先取消采购选项的设置。4.2结算前部分退货的注意点在结算前部分退货的业务处理过程中，因为是部分退货，所以较结算前全部退货而言，则需要考虑未退货的成本核算和费用问题，因此多了采购发票、手工结算、采购成本以及应付账款。还需要注意数量的变化，尤其有几张单据的数量值得细心检查，红字采购入库单上的是退货数量，蓝字采购入库单上的是全部数量，采购发票上的是未退货数量，确定采购成本时，数量是未退货数量，付款时应该是未退货数量所产生的费用。懂得了各个系统的逻辑管理并且操作熟练后，在存货核算系统中制单时选择“已结算采购入库单自动选择全部结算单上单据（包括入库单、发票、付款单），非本月采购入库单按蓝字报销单”即可合并生成一张记账凭证。4.3结算后退货注意点结算后退货较结算前退货多了一个红字发票在结算时需要注意的问题，收到供应单位送来的红字发票，可分为两种结算情况：没有对应的入库单，即货物未入库的红字发票，采用“手工结算”，不需选择采购入库单，直接选择原蓝字发票和红字发票进行结算；货物已退货的红字发票是在取得供应单位的退货发票后进行结算，当退货单与退货发票一致时可以采用“自动结算”，否则采用“手工结算”。4.4撤销处理在财务软件的操作过程中，难免会因为各种不同的原因以及不当的操作导致错误的产生，但是，因为软件的局限性，各系统都是环环相扣，互相关联的，因此当出现错误时，并不能像想象中那么简单的可以将错误的操作重新按照正确的方法来过一遍。首先要做的就是进行撤销、删除，例如弃审，删除凭证或单据等，按照流程一步步倒退回去，直到发生错误的那一步。采购退货业务中，单据非常多，经常需要在各个系统中来回切换填制单据，而很多单据在填制完成后需要立即审核，之后，单据便不能更改，所以，需要“弃审”，之后才能进行更改。如果，该单据完全错误与业务不相关，一定要将该单据“删除”，删除前要“弃审”，避免单据杂乱，导致后期参照生单出现混乱。4.5要点总结在填制单据时可以发现，每当一张单据填制完成时，要立即审核，但是，采购结算单是不需要审核的，同时，可以发现，单据的制单人和审核人可以为同一人。在必有订单模式下必须参照生成的单据是采购订单，能够进行采购结算的系统是采购管理系统。从采购管理系统中传递到应付款管理系统中的单据是采购发票，采购入库单可以由采购订单生成。填制采购发票时可以拷贝的单据有采购到货单和采购入库单，采购管理系统提供的自动结算模式有红蓝入库单和红蓝发票。采购溢缺的结算只能采用手工结算，采购系统和库存系统集成使用时，采购入库单只能在库存管理系统生成。如果收到供应商开具的发票但没有收到实物，可以对发票压单处理，待货物运达后，再输入采购入库单并进行采购结算。在必有订单模式下，采购发票只能参照生成，执行采购结算后的单据不能直接进行修改、删除操作，采购结算后的发票会自动传递到应付款管理系统，采购订单、运费发票与采购发票之间只能通过手工结算完成采购结算。结论会计信息化下的处理的每一步都是息息相关的，需要技术也需要细心。在会计信息化的过程中，由于企业的业务特点、会计核算方式、会计环境与使用财务软件的不同以及理解上的差异，各企业“采购退货处理”的具体操作方法、流程也存在许多不同。因此，做好采购退货业务处理需要会计人员熟悉国家财税政策与本单位的经济业务，熟练并合理运用财务软件各功能模块，并及时根据会计环境的变化和企业自身实际情况及管理要求调整采购退货处理核算方式，尽早发现并改正采购退货处理过程中存在的错误，以保证采购退货业务处理的准确无误。致谢大学三年学习时光已经接近尾声，在此我想对我的母校，我的家人，我的老师和同学们表达我由衷的谢意。感谢我的家人对我大学三年学习的默默支持;感谢我的母校南京铁道职业技术学院给了我在大学三年深造的机会，让我能继续学习和提高;感谢所有任课老师和同学们三年来的关