采购需求申请及审批标准流程表

采购需求申请及审批标准流程表一、适用范围与使用场景本流程表适用于企业内部各类采购需求的管理，包括但不限于办公用品采购、生产原材料采购、设备采购、服务采购（如维修、咨询等）等场景。通过标准化流程，保证采购需求合理、审批规范、执行高效，同时满足成本控制、合规管理及业务支撑的要求。适用于企业各部门、各项目组的采购申请发起及后续审批环节，尤其适用于需跨部门协同、多级审批的采购管理场景。二、标准操作流程详解（一）采购需求发起申请人填写申请单：需求部门申请人根据实际业务需要，填写《采购需求申请单》（详见模板表格），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明、紧急程度等信息，并附上相关支撑材料（如项目立项批文、库存盘点表、维修申请单、三家以上供应商报价单（针对金额较大或关键物品）等）。部门负责人初审：申请人将填写完整的申请单及附件提交至需求部门负责人，部门负责人从业务必要性、需求合理性（如数量是否匹配实际使用需求、规格是否符合工作标准）角度进行审核，确认无误后在“部门负责人审批”栏签字，并注明“同意”或“退回补充说明”。（二）预算与合规性审核财务部预算核对：部门负责人审核通过后，申请单流转至财务部。财务专员核对采购项目是否在部门年度预算范围内，预算金额是否充足（如需超预算采购，需申请人提交《超预算申请说明》，并附详细理由及资金来源说明）。采购部合规性审查：财务部审核通过后，由采购部进行合规性检查，包括：采购物品/服务是否属于企业集中采购目录（如属于，需按集中采购流程执行）；是否存在更优替代方案（如租赁、内部调拨等）；采购方式是否符合企业规定（如达到招标金额标准的，需启动招标流程；小额采购可采用询价、比价等）。合规审查通过后，采购部在“采购部审核”栏签字确认。（三）分级审批执行根据采购金额及重要性，实行分级审批：小额采购（预估金额≤5000元）：由需求部门负责人、财务部审核后，报分管采购副总审批，审批通过后交采购部执行采购。中等金额采购（5000元＜预估金额≤50000元）：需经需求部门负责人、财务部、采购部审核后，报分管业务副总及总经理审批，审批通过后由采购部组织采购。大额采购（预估金额＞50000元）：需经需求部门负责人、财务部、采购部、分管业务副总、总经理及董事长（或决策委员会）审批，审批通过后按企业《招标管理办法》公开招标或采用其他合规采购方式执行。审批环节中，任何一环节驳回需明确退回理由，申请人根据意见补充完善后重新提交流程。（四）采购执行与结果反馈采购部实施采购：审批通过后，采购部根据采购方式（招标、询价、比价、单一来源等）选择供应商，签订采购合同（如需），并跟踪订单执行进度。结果反馈：采购完成后，采购专员将供应商名称、合同金额、交货期等信息同步至需求部门申请人，并在《采购需求申请单》“采购执行结果”栏简要记录，同时将采购合同复印件、发票等资料归档。（五）验收入库与财务付款使用部门验收入库：采购物品送达后，需求部门申请人联合仓库管理员（如涉及实物采购）进行验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否符合要求，验收合格后在《采购验收单》上签字确认；如不合格，需及时反馈至采购部，由采购部与供应商协商退换货或索赔。财务部付款审核：验收合格后，采购部将《采购需求申请单》《采购验收单》《采购合同》、发票等资料提交至财务部，财务部核对单据一致性无误后，按合同约定安排付款。（六）流程闭环与档案归档所有采购流程完成后，由采购部将《采购需求申请单》及相关附件（报价单、合同、验收单、发票等）整理成册，按年度、部门分类归档，保存期限不少于3年，以备后续审计或查阅。三、采购需求申请单模板采购申请单编号申请部门申请人申请日期联系电话预计到货日期采购物品/服务名称规格型号单位采购数量预估单价（元）预估总价（元）采购用途说明（请详细说明采购原因、使用场景、项目名称等，如为替换旧设备，需注明原设备信息）附件清单□项目立项批文□库存盘点表□供应商报价单（至少3家）□技术参数要求□其他：_________部门负责人审批签字：_________日期：_________意见：□同意□退回（原因：_________）财务部审核签字：_________日期：_________意见：□预算充足□超预算（说明：_________）采购部审核签字：_________日期：_________意见：□合规□不合规（原因：_________）分管领导审批签字：_________日期：_________意见：□同意□退回（原因：_________）总经理/董事长审批签字：_________日期：_________意见：□同意□退回（原因：_________）采购执行结果供应商名称：_________合同金额：_________实际到货日期：_________执行人：_________验收情况验收人签字：_________日期：_________意见：□合格□不合格（处理结果：_________）备注四、使用过程中的关键提示信息填写规范性：申请单中“采购物品/服务名称”“规格型号”“数量”等关键信息需准确、完整，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品名及数量）；预估单价应参考近期市场价或历史采购数据，保证与实际采购金额偏差不超过±10%。审批时效管理：各审批环节需在2个工作日内完成（紧急采购可标注“加急”，审批时效缩短至1个工作日），避免因流程拖延影响业务进度；如遇审批人外出，需提前指定授权代理人或通过线上审批系统流转。预算控制原则：严格执行“无预算不采购，超预算不审批”原则，年度预算内采购需按季度均衡执行，避免前松后紧；确需追加预算的，需在每月预算调整例会上提交申请，经预算管理委员会审批后方可执行。合规性要求：严禁化整为零（将大额采购拆分为小额采购以规避审批流程）、指定供应商（除非符合单一来源采购条件）；采购过程中需留存完整的比价、招标记录，保证采购过程公开、透明。变更与撤销：采购申请审批通过后，如需变更采购数量、规格或取消采购，需由申