财务会计-集团管理文件-财务报销管理制度

文件编号费用报销制度版本V1.0页次页，共15页 制度文件费用报销制度编号：ZJT-GL-2023-06版本：V1.0拟制：财务中心日期：2022.12.14审核：管理委员会日期：2022.12.15批准：日期：2023.01.012023年01月01日发布2023年01月01日实施管理委员会审核会签记录序号审核部门审核人意见审核人签字审核日期总经理批准：文件修订记录页面版本修订内容修订人审核人修订日期一、目的及适用范围为了加强集团公司内部管理，规范公司财务报销行为，特制定本制度，本制度适用于公司范围的所有报销事项管理。二、日常报销分类日常报销费用分为：办公费、业务招待费、差旅费、车辆维修保养费、装修维修费等科目，见下表：集团公司常用报销费用科目解释序号费用种类释义报帐单据附件1租赁费经营用房屋租赁行为产生的租金(租赁协议约定租金）发票、租赁协议2物业管理费经营用营业场所产生的物业管理费用发票、收据3水电费支付的水、电、气、热、暖等费用发票、收款收据、水电费明细（内容包括水电费本次与上次的度数、单价、金额等）4办公费办公用品、笔墨纸张、帐表票卡、名片、邮寄快递费、价签、书报费、保洁费、纯水费、花卉费、打印复印、发票工本、表单印刷等发票、销售清单、入库单、采购申请单、付款截屏5通讯费支付的固定电话费、手机费等发票、话费充值表6网络费入网费、网络日常维护费用等发票、网络费申请单7差旅费因公出差发生的车、船、机票、住宿、补助费等发票、差旅费报销清单、出差申请、出差报告单、集团总部职员出差2天以上者增加Word版出差报告8业务招待费因公请客的餐费、礼品费、赠送商品、旅游费等发票、业务招待费明细表、菜单、付款票据或截图9过节费国家法定节假日产生的外部交往费用发票、费用清单10拓展费集团因经营需要对外支付的拓展业务类费用发票、费用清单11折旧费按集团内部固定资产计提摊销标准比例计提折旧费用折旧明细表12运输费在商品采购、调拨等运输中支付的租车费、运输费、搬运装卸费等发票、运输清单13汽油费汽车和其他机械设备消耗的汽油、柴油发票、用油明细表14交通费因公外出市内发生的出租车费、公交车费、月票、货物运输产生过路费等发票、充值明细表15车辆费用过路过桥费、停车费、保险费、年检费、装饰费、保养费、修理费等发票、线上下单清单、付款截图、修复前后照片16广告宣传费通过媒体的广告性支出，包括对外发放宣传品，业务宣传资料等费用发票、物料清单、增加协议（金额超5000元以上（含5000元）17维修费/装修费固定资产、低值易耗品修理、装修发生的费用发票、修理申请表、维修清单、修复前后照片、维修事项申请18低值易耗品摊销单价在人民币100元以上（含100元）、500元以下且耐用年限为1年以上的资产）发票、列管增产新增单19物料消耗日常消耗的电工电料、卫生材料及用具、消防材料、小型工具器具等发票、消耗清单20咨询费聘请外部中介机构门咨询业务的费用发票、咨询费明细表21培训费公司因经营需要培训所产生的教学费、管理费、教材费、证书费、服装费等发票、费用清单22招聘费员工招聘过程中发生的费用.如场地使用费，应聘人员来公司路费，网络、报刊、杂志上的招聘广告等发票、缴费清单23会议费组织会议而发生的相关支出，包括差旅费、住宿费、餐费、办公费等发票、会议清单24服务费各种软件服务费等发票、合作协议25坏账损失公司无法收回部分的应收款项发生的损失坏帐申请表26索赔支出公司维修过程中因修理不当产生的赔偿费用索赔单、审批单、内部处罚方案（维修不当原因引起）、换件另需提供发票27集团管理费集团内各中心、各事业部按约定指标数值比例计提管理费用计提清单28帮修费公司维修免单业务产生费用维修单（免单审批）29审计费公司因经营需要聘请的个人或会计师事务所等社会专职机构审查公司帐务产生的费用发票、银行回单30投标费公司因招投标行为产生的费用，包括标书费、咨询费、招标餐费等发票、审计报告31外来务工工资支付给公司外务工人员临时工资费用临时用工表32财务费用贷款利息、汇票、汇兑、信用卡、微信、支付宝、POS机刷卡手续费等。利息单、手续费用单三、费用报销基本制度及流程报销人必须取得合法有效单据（发票、规定附件），费用报销单填写及票据粘贴要求如下：报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；报销单上附电子档“报帐清单”（5号字体，横向尺寸大小不超过A4纸纵向）****成本/费用付款申请表采购日期车牌号业务员维修技师经手人科目采购成本结算金额到帐日期核实到帐金额财务签字确认库存件/采购件粘贴票据时各票据不得突出于报销单封面大小（票据大于等于粘贴单时可直接在背后注明报销事项审批，不再另粘贴）。各票据应均匀贴在指定报销单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列粘贴。报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写。报销单各科目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准。有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单。报销票据按科目标准分类粘贴，不同属业务不得粘贴一起。出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，分管领导签字确认。在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。费用报销基本流程：经手人持原始凭证—部门负责人审核签字—主管会计审核签字—分管领导审核签字—财务总监审核签字—总经理签字—出纳报销付款。四、报销时间规定为方便员工费用报销，财务中心将报销时间具体安排如下：1、各部门的报销单据有各部门内勤统一整理汇总编制“成本/费用报销明细表”“付款申请表”报送财务中心、总经理审批。2、每周一、三、五为财务中心固定支付日。3、借款不受以上时间限制，可随时办理。五、借款制度及流程1、员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由分管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，分管领导应负连带责任。3、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。4、办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在当月发放工资时扣回。5、个人非公原因一律不得向公司借支。6、借款流程：经手人持借据—部门负责人审核签字—分管领导审核签字—财务总监审核签字—集团总经理签字—出纳付款。六、差旅费用报销管理规定1、出差人出差前需填《出差申请表》（见附表）。《出差申请表》应明确以下内容：出差人姓名、离开工作地时间、返回时间、出差地点、出差日程安排，返回后书定《出差工作报告》经分管领导签字后，作为借支或报销差旅费的附件附在借款单或报销单后面，方可借款或报帐。出差申请表填表时间：年月日所在部门申请人出差时间陪同人出差地点工作目标：工作交接人签字批准人备注：出差工作报告出差人出差地点工作情况：出差时间年月日年月日审核人审核时间备注：说明：、出差申请单及出差报告单的适用范围：仅指集团总部职员且出差时间在2天以上（不含2天）者，不含日常拉件或现场查勘人员；、报销差旅费时，除其他常规要求外，需同时提供Word版出差报告（如有个别不需要提供Word版出差报告的，分管领导需在出差申请中备注说明）2、住宿费报销标准级别地区直辖市省会城市地级市县级市主管/员工200160140120经理/店长300200180160总监500300240180集团总经理据实报销注：多人出差时，报销标准从高（1）住宿费应使用银行卡、网上银行、微信、支付宝等第三方平台支付。报销住宿费需同时提供住宿费清单和支付记录，使用第三方商旅平台（如携程旅行、阿里旅行等）预定并支付房费的，可不再提供住宿费清单。（2）若为市场调研、学习考察、接待性质的出差，或从事商务谈判等活动，预见会超标支出的，工作需要提高住宿酒店档次的，事先报总经理批准，可实报销。（3）因工作原因产生的退票费，需撰写情况说明，由部门领导审核批准后方可报销。（4）出差人员可附随机票、车票最多报销一份保险费，报销金额不能超出普通保险的投保标准，如公司已统一为员工购买意外事故保险的，不再对上述保险费进行报销。（5）确定出差行程后的当天，如需乘坐飞机出差的立刻订票。（6）进出火车站、高铁站、汽车站、巴士站，可乘坐公交车、地铁、轻轨，凭票实报实销；进站或到站时间在22:00—6:00之内，可乘坐出租车，凭票报销，其他特殊情况需事先请示上一级领导。3、伙食补贴凡有供应商或合作单位提供食宿的，公司不予补贴。伙食补助标准如下：伙食补助费是指对工作人员在因公出差期间给予的补助费用。出差到中捷通体系店面，有公共食堂的，不再给予伙食补助；没有食堂或者招待安排的，伙食补助费按出差自然(日历)天数计算，按每人每天20元标准包干使用，不再凭票报销伙食费。4、出差人员使用交通工具标准（1）公司总经理可乘坐飞机、高铁；（2）各中心/事业部/项目部/店等负责人可乘飞机经济舱和高铁二等座；（3）其他人可乘火车、汽车等，（4）特殊情况需升级交通工具逐级申请，经审批通过方可乘坐，否则按相应职级乘坐标准给予报销。5、出差费用报销应符合以下前提：1、出差审批手续完备（须随附《出差申请单》，一地一贴，手续不完备的不予报销。2、报销票据符合以下财务规范要求：（1）报销单填写报销信息的要求报销出差费用时，报销人员应填写《差旅费报销单》上要求填写的报销信息，否则财务部门有权不予报销。（2）报销票据应符合以下要求.a.发票必须盖有税务部门发票监制印章，并加盖出票单位的发票专用章。b.行政事业性票据必须盖有政府财政部门票据监制印章，并加盖出票单位的有效印章。c.国家及相关政府、行业主管部门统一制定、监制或认可的标准格式票据（如飞机、火车、保险等票据）；d.报销交通费用所提供的公路客运车票、出租车票应为机打发票。未实行机打发票的，可以凭定额发票报销，但须在发票背面注明出发地、目的地和乘车时间；e.其它符合国家报销规定的票据；f.各类发票均需按规定填写完整信息（如发生日期、业务内容）。对于发票信息填开有误，信息填写不完整、涂改、未加盖出票单位发票专用章、跨越纳税年度等不符合规定的发票，原则上不予报销。g.报销时限要求：一次出差，不能分多次报销，多人同行的以最后一名人员回到公司之日作为报销出差费用的起算日，由一人统一报销。当月费用当月报销，提前有借款的，回差当月没及时报销的，在工资中暂扣此借款，报销后返还。h.报销时同时须具备“差旅费报销单”、“出差申请单”、“原始票据”、“粘贴单”予以报销。七、其它费用报销管理规定1、招待费（1）各店面发生费用500元以下的，需要分公司负责人审批并抄送分管领导，方可报销；预计费用在500-1000元的，需要经分管领导同意并抄送总经理后方可招待；1000元以上的由总经理同意后方可招待，以上费用需做事前申请；预算内报，超预算特批后方可报销。（2）招待用酒水原则上必须使用公司指定用酒，不允许经办人私自在外购买酒水，急需用酒的，经分公司经理及事业部负责人电话或微信同意后，方可自采。（3）凡是有招待宴请的，原则上陪同人数不能多于招待人数。（4）总部人员出差到各店面，一律不许招待，统一在单位食堂就餐，没有食堂的店面，总部人员按差旅费管理办法中的伙食补助费相关规定限额报销。（5）如超出以上规定，需总经理核准后方可执行，否则所有超额费用由招待人自行承担。（6）因业务需要确需招待有关人员，经办人必须事先以口通知或书面的形式，报分管领导批准。事后报销业务招待费时，必须认真、详细填写“招待费审批表”，报部门经理、分管领导签批。具体如下：招待费明细表部门日期年月日适用标准来访单位就餐人数金额事由人员及职位描述招待对象陪同人员分管领导审批部门审批经办人（7）费用的报销必须附有：招待费用明细表、事前审批单（或审批流程截图）国税机打发票、菜单（手写、机打均可）、所有的报销单据必须附刷卡条（微信或支付宝支付截图）；报销时招待费用明细表作为面单，费用粘贴单及单据附后，经相关领导签字后依据财务费用报销流程送财务报销，缺少任何一项将不予报销。2、办公费（1）行政部负责办公用品统一采购（优先线上采购），填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。（2）行政部采购专员次月10日前完成上月采购报销事宜，执行公司费用报销流程。办公用品**月采购申请清单序号部门/项目部用品名称规格要求数量单价金额申请人采购原因备注12说明：

1、办公用品由各部门/各项目每月1-5号根据需要进行物品申请；

2、物品金额为预测金额，报销以实际金额为准，采购原因可以为库存数量等；

3、申请清单需由各部门及项目主管确认，否则不予采购。（3）财务审核标准：办公用品申购单、销售方的销售清单、发票、付款截图缺少任何一项不予报销。4、车辆费用车辆费是指公司的各种车辆在使用过程中发生的各种费用，包括燃油费、保养费、日常修理费、大修费、年检费、保险车船税等。（1）公司所有车辆维修/保养需遵循如下先后原则：a.具备维修保养能力的，由公司自行维修/保养；b.洽谈定点修理厂，定点维修，维修/保养费用要符合市场价格；（2）汽车维修费财务审核标准新旧件对比拍照作为附件报销；线上维修清单、支付截图。（3）汽油费汽油费是各项目在经营中发生的油费，包括业务车用油和行政车用油，店面汽油费有行政部统一充值使用并要开具增值税专用发票。行政部门应严格把控油费申请标准，每月按标准申请油费。汽油费财务审核标准：发票（是否欠票）；行驶里程表、上月油费金额。（4）年检费、保险、车船税等费用有行政部申请，财务中心按报销制度办理。（5）因公发生的过路过桥费、停车费由司机按票填制报销单，经用车人、部门经理审核签字后，按规定实报实销。（6）因违反交通法规的罚款，一律不予报销。5、装修改造费（1）装修改造费是指新厂房的装修，老厂房的改造、修缮等，各项目在发生装修改造之前需走事项申请（5000元以上），经总经理审批同意后方可进行装修，在此期间各项目至少提供三家供应商的报价进行对比询价，事业部审核审批，财务中心进行价格审计，通过后店面需要和合作单位签订协议，双方签字盖章，报财务中心备案。（2）财务审核标准：施工验收单（分公司经理、分管领导）、附竣工照片、发票、双方签订的合同。八、费用报销流程1、岗位职责划分岗位职责店面财务对店面所有报销票据负初审责任，对报销单票据粘贴规范性、完整性、签字齐全性（经手人、分公司负责人签字，严禁代签）负责月度费用统计，按集团统一表格统计要求填写，次月5号前上传事业部、财务中心审计部店长对店面所有报销票据合理性、真实性负责财务中心主管会计对主管项目支出项合法性、帐务处理连贯性、付款申请准确性、预算限额控制负责事业部总经理对职责范围内管辖公司支出项的合理性、真实性、利润预算负责财务中心总监对费用支出合理性、合法性、资金安排、利润管理负责集团总经理不规范支出项有否决权及签字责任追罚权2、集团范围内成本费用报销附件及审核要素序号项目附件审核要素1办公费供应商销货清单、发票、支付凭证、入库单、采购申请单（集采）采购合理性2水电费付款申请、发票/收据、水电费明细清单与上次缴纳的水电费度数与本次申请连续性，度数、金额标注清楚、收款人信息正确3通讯费付款申请、通讯费行政申请单、支付凭证手机费充值明细表，上次充值金额，剩余金额，本次充值金额，充值后余额4汽油费付款申请、集团行政油费申请单、发票汽油费申请单，申请车辆本次申请金额，上次申请金额、上次剩余金额及单件油量，5业务招待费发票、招待费审批表、支付凭证、菜单餐费标准合规性6差旅费出差报告单、差旅费报销单、发票、支付凭证（交通费除外）差费标准合规性、计划内出差7伙食费行政部统一伙食费申请、出勤打卡明细出勤天数、伙食补贴标准8保养维修付款申请、分公司维修事项申请审批截图、发票、保养/维修清单、支付凭证集团因公车辆，使用人/部门，车牌号9车辆保险行政部统一填写付款申请、发票、返利清单集团因公车辆，使用人/部门，车牌号、保险返利金额，到账时间（公司提供统一帐号）10保险公司退费付款申请、事业部退费申请单（批量退费附明细清单）原款到账时间、金额、退费原因、未原路退回情况说明、业务提成扣除11外修费付款申请、发票、外修明细申请表（标准格式）、外修商家维修单（月结）到帐明细会计核查签字、外修单位往来帐余额签字、业务外修利润核算合理性判断12材料类付款申请/报销单、发票、入库单、供货商销售清单大额采购须集团指定供应商13房租类付款申请、发票/收据、租房合同起止日期、金额14固定资产付款申请、发票、固定资产申请表固定资产必须性15索赔支出付款申请、产值表截图，修复前后照片、索赔原因说明、换件提供发票、处罚方案（人为）费用产生原因合规性、索赔支出占产值比3、报销流程经办人-店面财务-店长-事业部内勤-集团主管会计-事业部/项目部负责人-财务总监-集团总经理4、小额开支报销根据业务实际情况，切实解决报销困难，集团对业务部门日常开支项进行规范化梳理，对部分日常小额开支项报销。细则如下：（1）报销项目界定：办公费、运输费、车间原材料、车间用工具、零星外修费、物业费（2）分公司负责人权限：单笔金额不超过100元，每月累计金额不超2000元（3）报销附件清单：序号项目附件审核要素1办公费入库单、收据、支付凭证参照第二条常规报销审核要素2运输费物流单、收据、支付凭证3原材料入库单、收据、支付凭证4工具入库单、收据、支付凭证5零星外修费外修清单、收据、支付凭证6物业费收据、支付凭证九、费