自然资源局海域执法档案管理制度

然资源局海域执法档案管理制度

第一章总则第一条为规范自然资源局海域执法档案管理工作，保障海域执法档案的完整、安全与有效利用，提升海域执法规范化水平，服务海洋资源保护与管理大局，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国海域使用管理法》《中华人民共和国海洋环境保护法》《海洋行政执法档案管理办法》等法律法规及规章，结合本局实际，制定本制度。第二条本制度适用于本局及下属海域执法机构（以下统称“执法单位”）在海域使用、海洋环境保护等执法活动中形成的各类档案的管理。第三条本制度所称海域执法档案，是指执法单位在依法履行海域执法职责过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。主要包括立案审批、调查取证、案件审理、处罚决定、执行监督、复议诉讼、结案归档等环节的全部材料。第四条海域执法档案管理遵循“统一领导、分级负责、全程管控、安全保密、便捷利用”的原则，实行“谁执法、谁形成、谁负责”的责任制，确保档案真实、准确、完整、规范。第五条本局将海域执法档案管理纳入全局工作考核体系，作为评价执法单位及人员工作质量的重要指标，推动档案管理与执法业务深度融合。第二章管理职责第六条本局办公室（档案管理部门）是海域执法档案的主管部门，履行以下职责：（一）制定海域执法档案管理细则及操作规范，指导、监督各执法单位的档案工作；（二）统筹协调海域执法档案的收集、整理、归档、保管、利用等全流程管理；（三）组织开展档案管理人员培训，提升业务能力；（四）定期对各执法单位档案管理工作进行检查、考核与评估；（五）负责全局海域执法档案的集中保管与数字化建设；（六）协调解决档案管理中的重大问题，向局领导报告工作情况。第七条海域执法支队（大队）是海域执法档案的形成主体，履行以下职责：（一）严格按照执法规范形成、收集各类执法材料，确保内容真实、格式规范、手续完备；（二）指定专人负责本单位执法档案的日常管理，及时整理、移交档案；（三）配合档案主管部门开展档案检查、验收与数字化工作；（四）对本单位执法人员进行档案知识培训，强化档案意识。第八条下属执法机构（如沿海区县执法大队）履行以下职责：（一）按照本局统一标准，做好本辖区海域执法档案的形成、收集与初步整理；（二）定期向本局海域执法支队移交已结案的执法档案；（三）负责本单位临时保管档案的安全防护，防止丢失、损毁。第九条本局信息技术部门负责海域执法档案数字化建设的技术支持，包括档案管理系统开发、电子档案存储与备份、网络安全保障等；保密部门负责档案的保密审查与监督，确保涉密档案管理符合国家规定。第三章档案形成与收集第十条执法人员在执法活动中，应严格遵循以下档案形成要求：（一）执法文书使用本局统一印制的格式文本，填写内容完整、字迹清晰，不得涂改（确需修改的，应加盖修改人印章或签字确认）；（二）调查取证材料（如现场笔录、询问笔录、勘验图、照片、视频等）需注明时间、地点、执法人员姓名及执法证件号、当事人信息，并由相关人员签字或盖章确认；（三）证据材料应真实有效，复印件需注明“与原件一致”并加盖提供单位或个人印章；电子数据需存储在安全载体中，标注来源、采集时间及方法；（四）执法决定文书（如处罚告知书、决定书）需加盖本局公章，送达回证需注明送达方式、时间及收件人签字；（五）案件结案后，应及时撰写结案报告，总结案件处理情况及经验教训。第十一条海域执法档案的收集范围包括但不限于：（一）立案类：立案审批表、案件来源材料（举报信、上级交办函、巡查记录等）、当事人基本信息；（二）调查类：现场检查笔录、询问笔录、勘验笔录、抽样检测报告、证据清单及材料（书证、物证照片、视听资料、电子数据）；（三）审理类：案件审理记录、集体讨论纪要、处罚告知书、听证申请书、听证笔录及报告；（四）决定类：行政处罚决定书、行政强制措施决定书、责令改正通知书；（五）执行类：送达回证、罚款缴纳凭证、强制执行申请书、执行结果材料；（六）结案类：结案审批表、结案报告、案件评查记录；（七）后续类：行政复议申请书及答复材料、行政诉讼应诉材料、复议或诉讼判决（裁定）书；（八）其他类：执法日志、工作总结、典型案例分析等。第十二条档案收集应及时、全面：（一）案件办理过程中，执法人员应随办随收，确保材料不遗漏；（二）案件结案后30日内，执法单位应将全部材料收集齐全，移交本单位档案管理员；（三）跨年度办理的案件，当年形成的材料应先行整理归档，次年补充完善。第四章档案整理与归档第十三条海域执法档案整理应遵循“分类科学、编号统一、装订规范、编目清晰”的原则，具体要求如下：（一）分类：按年度、执法类型（海域使用违法、海洋环境违法）、案件编号进行三级分类。执法类型代码：海域使用违法为“HYSY”，海洋环境违法为“HYHJ”；（二）编号：采用“年度+执法类型代码+案件序号+件号”的规则，如“2024-HYSY-001-001”（2024年度海域使用违法第1案第1件）；（三）装订：去除金属物，用线装或胶装方式装订，保持页面整洁；证据材料较多的，可分册装订，并注明分册号；（四）编目：建立案卷目录和卷内文件目录。案卷目录包括案卷编号、案件名称、当事人、结案日期、保管期限、页数等；卷内文件目录包括文件编号、题名、日期、页数、备注等。第十四条归档要求：（一）纸质档案应使用优质纸张，字迹为蓝黑墨水或碳素墨水，避免使用易褪色材料；（二）电子档案应与纸质档案同步形成、同步归档，格式为PDF（扫描件）、JPG（照片）、MP4（视频）等通用格式，确保长期可读；（三）每年度12月31日前，各执法单位应完成上年度已结案档案的整理工作，并向本局办公室移交；（四）移交时填写《海域执法档案移交清单》，注明档案数量、载体类型、保管期限等，双方签字确认后存档。第十五条归档验收：本局办公室对移交的档案进行质量验收，重点检查材料完整性、格式规范性、编号准确性等。验收不合格的，退回执法单位限期整改；验收合格的，纳入全局档案管理系统。第五章档案保管与保护第十六条档案保管场所应符合以下标准：（一）设置专用档案库房，配备防盗、防火、防潮、防虫、防光、防尘、防高温等设施（如灭火器、除湿机、温湿度计、防虫药箱）；（二）库房温湿度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，定期记录温湿度变化；（三）档案架排列整齐，间距合理，避免阳光直射；（四）电子档案存储在专用服务器或云平台，实行异地备份，防止数据丢失。第十七条档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三类：（一）永久保管：涉及重大国家利益、社会公共利益的案件（如重大海域侵权、严重海洋污染事故）；上级交办的重要案件；典型案例及具有历史研究价值的档案；（二）长期保管：一般行政处罚案件（如未取得海域使用权证擅自用海、超标排放污染物）；复议诉讼案件；（三）短期保管：简易程序处罚案件（如当场处罚500元以下的案件）；临时调查材料。第十八条档案保管应遵守以下规定：（一）建立档案保管台账，定期核对档案数量，确保账物相符；（二）档案管理人员变动时，需办理交接手续，移交清单经双方签字后存档；（三）严禁在档案库房内吸烟、存放易燃物品或无关杂物；（四）对破损、褪色的纸质档案及时修复、复制；对失效的电子档案进行格式迁移或重新备份；（五）涉密档案单独存放，严格执行保密规定，未经批准不得查阅。第十九条档案移交：（一）下属执法机构应在案件结案后60日内，将档案移交本局海域执法支队；（二）本局海域执法支队应在年度归档时，将档案移交办公室集中保管；（三）永久保管的档案，按规定向同级国家档案馆移交。第六章档案利用与服务第二十条海域执法档案利用应遵循“依法、依规、保密”原则，服务于执法工作、政策研究、公众查询等需求。第二十一条利用主体及权限：（一）本局工作人员因工作需要，可凭工作证及部门审批单查阅档案；（二）外部单位（如司法机关、行政部门）需查阅档案的，应持单位介绍信及经办人有效证件，经本局办公室批准后办理；（三）公民、法人或其他组织查询公开的执法档案，需提交书面申请，经审查符合规定的，提供相关材料（涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的除外）；（四）涉密档案仅限经批准的人员查阅，严禁复制或传播。第二十二条利用程序：（一）填写《海域执法档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、查阅方式（查阅、复制、摘录）；（二）部门负责人审核签字，涉密档案需经保密部门审批；（三）档案管理人员核对申请材料，办理登记手续后提供档案；（四）利用完毕后，及时归还档案，管理人员检查无误后注销登记。第二十三条利用要求：（一）查阅档案需在指定场所进行，不得带出库房；（二）复制档案需经批准，复制件加盖“档案复制件”印章；（三）严禁涂改、勾画、损毁档案，严禁泄露档案内容；（四）利用电子档案时，不得下载、传播或篡改数据。第二十四条档案服务：（一）档案主管部门应编制档案检索工具（如案卷目录、主题索引），方便快速查询；（二）定期汇编典型案例、执法数据，为决策提供参考；（三）开展档案信息化服务，通过本局内网提供在线查询功能（仅限内部人员）；（四）对公众查询需求，耐心解答，提供优质服务。第七章档案鉴定与销毁第二十五条本局成立档案鉴定小组，由办公室、执法支队、保密部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。第二十六条鉴定程序：（一）鉴定小组根据保管期限表，对到期档案进行逐一审查；（二）对仍有保存价值的档案，延长保管期限，并重新标注；（三）对无保存价值的档案，提出销毁意见，填写《海域执法档案销毁审批表》；（四）审批表经局领导签字同意后，方可销毁。第二十七条销毁要求：（一）销毁档案需由两人以上监销，监销人需全程监督销毁过程；（二）纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁，电子档案需彻底删除并格式化存储载体；（三）销毁完毕后，监销人在销毁清册上签字确认，销毁清册永久保存；（四）严禁擅自销毁档案，严禁将销毁档案出售或转赠他人。第八章数字化与信息化管理第二十八条本局推进海域执法档案数字化建设，实现“纸质档案电子化、电子档案规范化”：（一）对存量纸质档案进行扫描、OCR识别，生成电子档案，确保与原件一致；（二）新建执法档案实行“双套制”管理（纸质+电子），电子档案优先归档；（三）电子档案应包含元数据（如形成时间、创建人、修改记录），确保可追溯；第二十九条建立海域执法档案管理系统，实现以下功能：（一）档案录入、检索、查询、统计；（二）权限管理（不同部门、人员设置不同访问权限）；（三）档案状态跟踪（如归档、借阅、销毁）；（四）数据分析（如执法案件数量、类型分布、处罚结果）；第三十条信息化安全管理：（一）档案管理系统采用加密技术，防止数据泄露；（二）定期对系统进行升级、维护，防范网络攻击；（三）电子档案实行“三备份”制度（本地服务器、异地服务器、云存储）；（四）严禁将档案管理系统接入互联网，确保内部网络安全。第九章监督与考核第三十一条本局办公室每半年对各执法单位档案管理工作进行一次检查，内容包括：（一）档案形成的规范性（如文书格式、签字盖章）；（二）档案收集的完整性（如是否遗漏关键材料）；（三）档案归档的及时性（如是否按时移交）；（四）档案保管的安全性（如库房设施、台账记录）；（五）档案利用的合规性（如是否按程序查阅）；第三十二条考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级：（一）优秀：档案管理规范，无差错，数字化率高，利用效果好；（二）合格：档案管理基本符合要求，存在minor问题但已整改；（三）不合格：档案缺失、损毁严重，未按规定归档，存在安全隐患。第三十三条奖惩措施：（一）对优秀单