企业微信工作群管理规范手册

企业微信工作群管理规范手册一、前言企业微信工作群作为组织内部沟通协作、信息传递的核心工具，其规范管理直接关系到工作效率提升、信息安全保障及团队协作氛围。为明确群聊使用边界、优化沟通秩序、防范潜在风险，特制定本管理规范，供全体成员遵循执行。二、建群规范（一）建群审批机制1.建群权限：仅部门负责人、经授权的项目负责人或跨部门协作牵头人可发起建群申请，避免无序建群导致信息碎片化。2.审批流程：建群前需向直属上级或行政部门提交《企业微信工作群建群申请表》，明确群名称、群定位（如部门日常沟通、项目专项协作、跨部门协同等）、成员范围及预期存续周期，经审批通过后方可创建。（二）群名称规范群名称需体现清晰定位与可识别性，格式建议为：部门群：「XX部门-日常沟通群」（如“人力资源部-日常沟通群”）项目群：「XX项目-XX阶段协作群」（如“2024品牌升级项目-执行阶段协作群”）跨部门群：「XX协作事项-牵头部门+参与部门」（如“Q3预算评审-财务部+各业务部门”）禁止使用模糊、歧义或与工作无关的名称（如“闲聊群”“临时群”等），避免混淆管理。（三）群类型区分与定位1.部门日常群：用于部门内工作安排、进度同步、资料共享，仅限部门在职成员加入，离职后需及时退出。2.项目专项群：围绕特定项目成立，成员为项目组核心成员，项目结项后由群主发起解散或转为归档群。3.跨部门协作群：解决跨部门业务问题，成员需经双方负责人确认，协作事项结束后应及时清理无关成员或解散。三、成员管理规范（一）入群机制1.新成员入群需由群主/管理员邀请或通过「审批入群」功能提交申请，经审核（确认身份、职责相关性）后方可加入。2.外部合作伙伴入群需提前报备，明确入群事由、权限范围（如仅允许查看指定文件、参与特定话题），且需在群名称标注「外部协作」字样（如“XX项目-外部协作群”）。（二）退群与清理1.成员因离职、调岗或协作结束需主动退群，或由管理员定期核查（每月1次），移除无关人员。2.长期不活跃成员（连续30天无发言、无文件互动）由管理员提醒，仍无响应者予以清理，避免占用资源。（三）权限设置1.群主/管理员职责：负责群秩序维护（如审核入群、处理违规、整理文件）、信息归档及权限调整（如限制成员发言、上传文件等）。四、内容发布规范（一）允许发布的内容1.工作相关信息：如任务安排、进度汇报、会议通知、业务问题讨论、合规文档共享（需标注版本号、有效期）。2.组织文化内容：经审批的企业文化宣传、团队建设通知（需与工作场景相关）。（二）禁止发布的内容1.涉密信息：国家机密、商业秘密（如未公开的财务数据、客户隐私、技术方案）、内部未官宣的决策内容。3.无关内容：与工作无关的闲聊（如八卦、娱乐新闻）、广告推销（含个人/外部商业推广）、表情包/图片轰炸（单次发送不超过3张，且需与话题相关）。（三）内容审核与追溯1.群主/管理员需对群内内容实时监督，发现违规立即撤回并警示；成员发现违规可@管理员或私信反馈。2.企业微信「群聊归档」功能需开启，所有消息、文件操作留痕，便于追溯责任。五、沟通礼仪规范（一）语言规范1.沟通使用简洁、准确的语言，避免歧义（如“请于今日18:00前提交报告”优于“尽快交报告”）。2.禁止使用侮辱、讽刺、攻击性语言，保持专业礼貌（如用“请协助确认”代替“怎么还没弄好”）。（二）沟通时效1.工作时间（如9:00-18:00）内的业务问题，需在2小时内响应（复杂问题可说明处理进度）；非工作时间除非紧急事项（如系统故障、安全事故），避免频繁@他人。2.紧急事项需在消息前标注「【紧急】」，并简要说明事由（如“【紧急】服务器异常，技术部请速查”）。（三）@与互动规范1.@他人需明确事由（如“@张三请协助提供Q2销售数据”），避免无意义@全体成员（仅群主/管理员因重要通知可使用，每月不超过3次）。2.群内讨论需聚焦工作，避免“盖楼式”闲聊（如连续发布无关表情包、段子），可转移至私聊或指定交流渠道。六、安全管理规范（一）信息保密1.群内所有信息（含文字、文件、语音）均为内部资产，未经允许不得截图、转发至外部（含个人微信、外部群），违者按泄密处理。2.敏感文件（如合同、财务报表）需设置「仅查看」权限，或通过企业微信「安全文档」功能加密传输。（二）文件传输安全1.上传文件需确保来源合法、内容合规，禁止传输盗版软件、病毒文件、违规音视频。2.群文件需定期清理（每月1次），删除过期、重复或无关文件，由管理员保留核心资料并标注版本。（三）账号与设备安全1.成员需妥善保管企业微信账号，避免与个人微信混用，定期更换密码（每季度1次），开启「登录保护」。2.禁止在非办公设备（如公共电脑、他人手机）登录企业微信，确需使用时需开启「设备锁」并及时退出。七、群运维管理（一）定期清理与优化1.管理员每月核查群成员，移除离职、调岗或无关人员；每季度评估群价值，对无实质沟通的“僵尸群”发起解散投票。2.群文件按「项目/部门+时间」分类整理，设置「文件有效期」（如3个月），过期自动归档。（二）归档与备份1.重要群聊（如项目群、跨部门协作群）需开启「群聊归档」，由行政部门定期备份至企业云盘，便于历史追溯。（三）反馈与优化机制成员可通过「意见反馈」渠道（如行政部邮箱、企业微信表单）提出群管理优化建议，每季度由行政部汇总修订规范。八、违规处理机制（一）违规行为认定1.轻微违规：首次发布无关内容、未及时响应工作、无理由刷屏，由管理员私信警告。2.中度违规：多次发布违规内容、泄露非涉密信息、恶意@他人，给予「群内通报批评」并暂停发言权限3天。3.严重违规：泄露商业秘密、传播违法内容、恶意攻击他人，立即移除群聊，视情节追究法律责任或内部处分（如记过、调岗）。（二）申诉与复核成员对违规处理有异议，可在3个工作日内向行政部提交申诉，由管理层复核后给出最终结论。九、附则1.本规范自202