秘书信息工作与档案管理（第三版）课件 第五章 档案的收集和鉴定

【案例导入】

神州行旅游公司的档案管理人员小刘在指导文书立卷的过程中发现公司某次年会的文件中缺少一些会议记录和领导的讲话，而且找到了文件收集不全的原因：其一，一些承办人员不愿将自己认为有用的文件归档，担心用起来不方便；其二，一些文书人员未按归档范围收集文件；其三，公司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复立卷的情况。

第五章档案的收集和鉴定第一节档案收集一、档案收集工作定义

档案收集指将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在国内（外）的档案（或其复制品），按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。第五章档案的收集和鉴定第一节档案收集一、档案收集工作定义

档案收集指将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在国内（外）的档案（或其复制品），按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。二、收集工作的内容

1、机关档案室的档案收集：机关、企业、事业单位档案室对本单位办理完毕、经过系统整理、需要归档档案的接收。

2、档案馆的档案收集：⑴接受现行机关永久和长期档案的移交⑵接受撤销机关的档案⑶对建国前各个历史时期形成档案的接收征集⑷档案馆之间交换档案三、档案收集工作的基本要求：

1、归档和进馆档案应齐全完整2、加强馆（室）外的调查和指导3、保持全宗和全宗群的不可分散性4、推行入馆（室）档案的标准化四、归档制度

归档是指各机关的文件处理部门或业务部门及文件工作者，将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。1、归档范围：

⑴一般而言，凡是反映本机关工作、生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。包括上级机关的文件材料、本机关的文件材料、同级机关和非隶属机关的材料、下级机关的文件材料等。⑵不属于归档范围的文件材料包括：重份文件；一般事务性无查考保存价值的文件；未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；一般的人民来信等。2、归档时间：⑴机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对。⑵某些小机关的内部机构简单或不设内部机构，文书处理和档案工作由一人兼管，可不必规定专门归档时间。3、归档手续：移交双方必须仔细核对、签字。第二节档案鉴定☆

档案鉴定是指对档案真伪和档案价值的鉴定。

一、档案鉴定工作的内容

1、制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和保管期限表

2、具体判定档案材料的价值，确定其保管期限

3、挑出无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理二、档案鉴定工作的作用1、它是决定档案存亡命运的基本手段2、它是提高档案管理效益的科学措施三、档案鉴定的基本原则

要从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。四、如何具体鉴定档案价值档案价值是指档案这一客观存在物对人们所具有的实用性或有益性。鉴定档案价值的标准

1、档案属性标准：⑴档案来源标准：

档案来源是指档案形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可影响甚至决定档案的价值。一般它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。⑵档案内容标准：

档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。

对档案内容的分析，可着重于三个方面：档案内容的重要性；档案内容的独特性（综合档案馆要注意选择和保存反映本地区政治、经济、历史、文化、地理、民俗等方面特色的档案；档案内容的独特性还包括最大限度地减少馆藏档案重复现象）；档案内容的时效性。

⑶档案形式特征标准：包括文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。2、社会需要标准：⑴社会需要方向：档案人员要站在社会总需求的高度，把握公民个人、机关以及社会各方面的各种需要。摸索规律，开展预测尽可能使选留保存的档案能满足社会各方面的需要。⑵社会需要面：是指需要利用某文件的人或机关的广泛性。在失去现行效用之后，不仅对本机关有查证、参考意义，而且可以作为其它方面工作人员参考和研究素材的档案，就具有；较大的社会意义，具有较高的价值。⑶社会需要时间：档案鉴定人员必须研究利用者对各种档案需要时间有多长，据此决定档案的保管期限，社会需要时间的久暂不同，档案价值也就不同。

3、保管条件和费用：

⑴现有保管条件：我国是发展中国家，在较长时期内向档案方面投入的财力是有限的。档案馆室的库房建设及设备的增长速度远远赶不上档案数量的急剧膨胀，矛盾十分突出。鉴定工作中，在确定应保存档案的数量和保管期限时，要适当考虑现有的保管条件与设备的承受能力。⑵保管费用：保存档案应考虑效益问题，只有当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，才具有保存价值。但是，考虑档案的效益，不能只考虑经济效益，还应充分重视社会效益，不可顾此失彼。▲总之，在根据上述标准分析档案价值时，要坚持辩证的方法，切忌机械、片面地强调某一方面。要综合考虑各方面因素，并具体分析这些因素对于每份文件价值构成的具体意义，科学地、全面地把握其价值。五、档案保管期限表1、档案保管期限表的定义

档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容、和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件。它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。2、档案保管期限表的类型

通用档案保管期限表它是由国家档案行政机关编制的。各系统、各机关档案保管期限表中各条款的保管期限，应相当于或