销售合同签订流程化工具

销售合同签订流程化工具一、适用场景与对象本工具适用于企业销售部门、客户经理、法务专员及相关业务人员，在处理各类销售合同签订环节时使用，具体场景包括但不限于：新客户首次合作签约；老客户续签或订单增量合同签订；大额/复杂销售项目（如定制化产品、长期服务协议）合同签署；跨区域/跨部门协同的合同审批与签署流程。核心目标为规范合同签订全流程，降低法律风险，提升签约效率，保证合同条款清晰、权责明确。二、标准化操作流程（一）需求沟通与合同意向确认明确合作需求销售代表与客户进行深度沟通，确认客户需求细节（如产品/服务规格、数量、质量标准、交付时间、预算范围等），并记录《客户需求确认单》（需客户方签字或盖章确认）。初步评估合作可行性销售代表联合产品、技术、财务部门，评估客户需求是否符合公司业务范围、产能及政策要求，重点确认产品库存、生产周期、付款条件等关键要素是否可满足。达成签约意向双方就合作核心条款（如标的、价格、交付周期）达成初步一致后，销售代表向客户发出《合同签订意向函》，明确后续合同起草及签署的时间节点，并附需客户提供的资料清单（如营业执照复印件、法人授权委托书等）。（二）合同起草与内部评审合同文本起草销售代表根据《客户需求确认单》及《合同签订意向函》，使用公司标准合同模板起草合同文本，内容需包含：合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人、联系方式等）；合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量、技术参数等）；价格条款（单价、总价、计价方式、币种等）；履行条款（交付时间/地点、运输方式、验收标准及流程等）；付款条款（支付方式、账户信息、分期计划、票据类型等）；双方权利义务、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。内部部门评审法务评审：法务专员重点审核合同条款的合法性、合规性，排查法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属、争议解决方式是否约定管辖法院等），并出具《法务评审意见书》；财务评审：财务部门审核付款条款、价格构成、税务处理（如发票类型、税率）是否符合公司财务制度，评估客户信用风险（如历史付款记录、资产负债情况），出具《财务评审意见书》；业务负责人评审：销售部门负责人审核合同内容是否与客户意向一致，业务目标（如销量、利润）是否达成，出具《业务评审意见书》。修订与定稿销售代表根据各部门评审意见，与客户沟通修订合同文本，直至所有评审部门无异议后，形成《合同最终版》，并标注“最终稿”字样及版本日期。（三）合同谈判与条款修订组织谈判会议销售代表牵头，法务专员（必要时）、技术负责人参与，与客户方授权代表就合同条款进行谈判，重点沟通法务或财务提出的风险点（如违约金比例、交付延期责任、付款周期等）。记录谈判共识谈判过程中，双方对条款的修改、补充需形成书面记录，即《合同谈判纪要》，由双方参会人员签字确认，作为合同附件的补充依据。确认最终条款谈判达成一致后，销售代表根据《合同谈判纪要》更新合同文本，再次提交法务、财务部门复核，保证修订后的条款无法律及财务风险，最终形成《待签署合同》。（四）合同审批与签署分级审批流程根据《合同管理办法》规定的审批权限（按合同金额、风险等级划分），逐级提交审批：常规合同（如金额≤10万元）：销售部门负责人→法务专员→财务专员→总经理授权人；重大合同（如金额＞10万元或涉及特殊业务）：销售部门负责人→法务专员→财务专员→法务负责人→总经理→董事长。审批人需在《合同审批表》中签署明确意见（同意/不同意/需修改），并注明审批时间。客户签署确认审批通过后，销售代表将《待签署合同》及《合同审批表》提交客户方，由客户法定代表人或其授权委托人签字并加盖公章（或合同专用章）。若客户为个人，需签字并按手印。公司内部签署客户签署完成后，销售代表将合同文本交回公司，按审批权限由公司法定代表人或授权人签字并加盖公章，保证合同双方签署页、骑缝章（多页合同）完整无误。（五）合同归档与后续跟踪合同归档销售代表在合同签署后3个工作日内，将合同正本（原件）、《合同审批表》《客户需求确认单》《合同谈判纪要》等资料整理归档，提交至档案管理部门，同步在合同管理系统中录入合同信息（编号、签署日期、金额、履行期限等）。履行跟踪销售代表作为合同履行第一责任人，需按合同约定跟踪产品交付、验收、付款等环节进度，及时向客户发送《发货通知函》《验收确认函》等文件，并记录履行情况；若出现履行异常（如客户延期收货、付款延迟），需第一时间上报部门负责人并协同法务、财务部门制定应对方案。合同变更与终止履行过程中如需变更合同（如调整数量、交付时间），需参照上述流程签订《合同变更协议》；若需终止合同，双方应协商一致并签订《合同终止协议》，明确终止后的权利义务（如已付款项处理、违约责任承担等）。三、核心模板工具（一）销售合同基本信息表合同编号签订日期签订地点甲方（销售方）名称：______________________地址：______________________法定代表人：______________________统一社会信用代码：______________________乙方（客户方）名称：______________________地址：______________________法定代表人：______________________统一社会信用代码：______________________合同标的产品名称/服务内容：______________________规格型号：______________________数量：______________________技术参数（可附页）：______________________价格条款单价（元）：______________________总价（元）：______________________计价方式：□固定单价□总价包干▋其他：______________________币种：______________________履行条款交付时间：______年______月______日前交付地点：______________________运输方式：□甲方代办□乙方自提▋其他：______________________验收标准：______________________（可引用国家标准/行业标准/双方约定标准）付款条款付款方式：□银行转账□承兑汇票▋其他：______________________账户信息：户名：______________________开户行：______________________账号：______________________分期计划（如适用）：□签约后______%预付款□交付后______%▋验收后______%□质保期满后______%违约责任甲方违约：______________________（如逾期交付，按日支付违约金______元）乙方违约：______________________（如逾期付款，按日支付违约金______元）争议解决□提交______仲裁委员会仲裁▋向甲方所在地人民法院提起诉讼其他约定（如保密条款、知识产权、不可抗力等）______________________附件□《技术附件》□《验收标准》□《客户需求确认单》□其他：______________________（二）合同审批表合同编号合同名称申报部门申报人合同金额履行期限评审环节评审部门/人业务部门评审销售部门负责人法务评审法务专员财务评审财务专员高层审批总经理/董事长审批结论□同意签署□需补充材料□不予签署（三）合同变更记录表原合同编号变更日期变更发起方变更原因□客户需求调整□政策变化□履行异常□其他：______________________变更内容□标的调整：______________________□价格调整：原总价______元→变更后______元□履行期限调整：原______年______月______日→变更后______年______月______日□其他：______________________双方确认甲方（盖章）：______________________授权代表签字：______________________日期：______________________乙方（盖章）：______________________授权代表签字：______________________日期：______________________附件□《变更协议》□《谈判纪要》□其他：______________________四、关键风险提示（一）客户资质审查风险签约前必须核实客户方主体资格：企业客户需查验营业执照（副本复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明，若由授权代理人签署，需提供《法人授权委托书》（载明授权范围、权限及期限）；个人客户需查验证件号码原件并留存复印件。关注客户信用状况，可通过征信报告、行业口碑、历史合作记录等方式评估履约能力，对高风险客户（如存在逾期付款记录、涉诉较多）需谨慎合作或要求提供担保。（二）合同条款严谨性风险避免使用模糊表述（如“尽快”“合理时间内”），需明确具体时间、数量、标准（如“交付时间为______年______月______日前，以甲方签收单为准”）。违约责任条款需对等，避免单方面加重己方责任（如“甲方逾期交付需支付违约金，乙方逾期付款无需承担违约责任”），违约金比例建议控制在合理范围（如日万分之三至五）。涉及技术参数、验收标准的条款，需明确依据（如“符合《国家标准GB/T-》”），并作为合同附件，避免后续争议。（三）审批流程合规性风险严禁“先签后批”或越权审批，合同必须按权限逐级审批完成后再提交客户签署，保证审批