论管理的职能

论管理的职能摘要：现代管理有哪些职能,国内至今没有统一的认识,这是需要管理学界认真研究和明确回答的重要现实问题。本文阐述了百年来对管理职能认识的演变概况,现代管理的五项基本职能和公众关系(简称公关)职能是现代管理的一项特殊职能等二个重要问题。

关键词：管理;职能；概况

管理职能是指管理对社会组织、个人乃至整个社会所担负的职责和所能发挥的积极作用与影响。管理具有哪些基本职能?管理学诞生百年来,由古典管理理论发展为现代管理科学体系,对管理职能的认识经历了一个不断深化的演变过程。从20世纪80年代初以来,随着对外开放大门的打开,我国通过学习和研究世界《现代管理学》,认真总结我国现代管理实践的新观点、新成果和成功经验,使我国现代管理学获得了长足发展,具有中国特色的现代管理科学体系正在形成。但遗憾地是,国人撰写出版的管理学著作和大学教材等,对现代管理职能的介绍却十分混乱。本人根据长期的管理工作实践和近九年在高校从事管理学的教学体验,现简要地阐述百年来对管理职能认识的演变概况、现代管理的五项基本职能和公关职能是现代管理的一项特殊职能等三个重要问题、以期抛砖引玉。

一、百年来对管理职能认识的演变概况

最早提出管理职能的是管理学形成前的经济学家,早在18世纪至19世纪期间,法国庸俗经济学创始人萨伊和英国剑桥学派创始人马歇尔等人,就提出了管理有人事、组织和控制等三项职能。

20世纪初,被人们称为“管理过程理论之父”的法国著名管理学家法约尔提出管理是由计划、组织、指挥、协调、控制等五项基本职能所组成,并把它们视为管理要素。他认为计划是管理职能中一个重要的要素,一个良好的计划应具有统一性、连续性、灵活性、精确性等特点;组织主要包括组织机构、人员配备、训练和参谋机构的建立等;指挥是管理人员的一种技巧,其目的就是为了整个企业的利益,从该单位全体人员中取得最大效果;协调是为了各项活动和谐,以便更好地进行工作,并取得成功;控制就是检查每一项工作是否同所制定的计划、发布的指示和确立的原则相符合,其目的是肯定成绩、发现错误,以便改正并防止重犯。法约尔对管理五项职能的认识,反映了他对当时管理实践的深入观察,完全符合当时管理实践的实际情况;他明确提出管理有五项职能和对各职能的认识,为人们正确地深入认识和运用管理职能提供了科学依据,奠定了管理学的科学基础。

二、现代管理的五项基本职能

管理具有二重性、即具有自然属性和社会属性,也就是管理具有同生产力、社会化生产相联系的自然属性和具有同生产关系、社会制度相联系的社会属性。管理的二重性为我们认识现代管理职能提供了科学依据和指导。我国现代社会组织机构中,组织工作和人事工作已分别由专门职能机构承担;组织中的领导工作包括指挥、指导和协调等职责。根据社会主义制度下的现代中国社会组织结构状况和现代管理实践发展,现代管理的五项基本职能是计划、组织、人事、领导和控制。对于每项管理职能的主要职责和所能发挥的积极作用,本文做如下简要的概述:

计划职能在全部管理职能中居于首要的主导地位,是最基本的一项职能,它的主要职责范围是做好计划工作。管理学对计划职能的研究主要是如何制定计划,正确认识计划工作的任务、主要类型、基本特征和重要意义;任何计划工作的程序都是相似的,它们依次分为八个工作步骤:估量机会(起点)、确定目标(第一步)、确定前提条件、确定可供选择的方案、评价各种备选方案、选择方案、制定派生计划和编制预算等。组织内的各级主管人员要根据计划确定的组织目标以及实现目标的方案和途径,来做好组织工作、人事工作、领导工作和控制工作,以达到组织的预期目标。

组织职能是现代管理的一项重要职能,它的主要职责是做好组织工作、设计组织结构和确保组织正常运行;主要根据达到组织目标所需要的各项工作和活动,进行具体分类、划分管理部门,进行职权划分和建立职务系统,合理授权和规定上下左右的协调关系,还要根据组织内外环境的变化、对组织结构不断进行调整和变革,确保组织能有效地正常运行。根据组织职能的主要职责,现代管理学研究了组织工作要遵循的基本原理、现代社会组织结构的基本类型、管理层次的划分和管理宽度、部门划分的原则和方法等问题;研究了组织内部的职权划分、授权要遵循的原则;研究了按集权和分权的程度不同、形成的集权制和分权制两种领导方式,按组织中两种不同的高层次职权分配形成的集体负责制和个人负责制两种领导体制,以及它们各自的优缺点等。

人事职能的主要职责是做好组织中的人事工作,现代社会组织的人事工作已扩展到人力资源的开发和利用,认真地选人、用人、育人、评人和留人等。现代管理学对组织中人事职能的研究,主要还是如何解决人员配备问题,重点是如何对主管人员进行选聘、考评和培训。在主管人员选聘方面,现代管理学明确提出了选聘的条件和依据、主管人员应具备的素质和管理能力,提出了选聘的方式、程序和方法,以及选聘应注意的问题等;对主管人员的考评,现代管理学明确指出了考评的必要性和要求,指明了考评的主要内容、方式和方法等;对主管人员的培训,现代管理学指出了培训的主要内容和方法、以及应注意的问题等。现代管理学对人事职能的明确认识和取得的研究成果,对现代管理工作具有重要的实际指导意义。

领导职能是联络组织中其他管理职能的纽带,是实现组织目标的关键。明确提出领导是基本管理职能,这是对以往把“指挥”、“指导”和“协调”等作为管理职能,在观念上的更新和认识上的升华。领导职能的主要职责是运用有关领导理论来指导和开展领导工作,以激励理论为指导来激励职工的士气,同时要讲究领导艺术,不断提高领导工作水平和效果。领导工作是指领导者对组织内每个成员(个体)和全体成员(群体)的行为进行引导、指挥、指导、激励、管理和施加影响的活动过程,其实质是领导者和主管人员根据组织的目标和要求,在领导和管理过程中,掌握和运用管理理论、原理与方法,以及沟通、激励等手段,对被领导者和被管理者进行引导、指挥、指导、激励和施加影响,以统一认识、统一思想、统一行动,保证组织目标的实现。现代管理学对领导职能的研究成果,使人们认识到了领导工作的重要作用,明确了做好领导工作的要求、领导者如何进行自我修养、以及领导的艺术和方法等。

控制职能的主要职责是做好控制工作,使组织的各项工作能够按计划正常进行。控制工作既是一个过程,又是管理过程的重要组成部分,它的主要步骤是拟定标准、衡量成效和纠正偏差。现代管理学对控制职能的研究成果,不仅使人们对传统的控制工作类型、对预算控制和非预算控制等的认识更加全面深入,而且对现代社会的信息管理控制也有所了解和认识。人类社会已步入知识化、信息化、数字化和网络化的新时代,传统的管理对象己发生重大变化,组织结构、工作方式、管理方式等正在发生重大变革,如何进行信息管理控制是现代管理学面临的重大新问题、新任务和新挑战。

三、公关职能是现代管理的一项特殊职能

西方《公共关系学》的诞生和“公共关系”成为一种现代社会职能已有百年的历史。“公共关系”的英文是PublicRelations,在英文词义中,Public是指公共的、公众的、公开的,英语中的“公共关系”和“公众关系”是同义语。而汉语中的“公共关系”是指各种各样关系的总称、“公众关系”是指与组织相关的个人和人群的关系,两者是范围不同的概念。从西方《公共关系学》研究对象和内容来看,西方说的“公共关系”按汉语词义实际是指“公众关系”。公关是“公众关系”的简称。从20世纪80年代初西方《公共关系学》开始传入我国以来,《公共关系学》的科学知识已经在我国迅速而广泛地传播,《公共关系学》课程也进入了大学的课堂,“公共关系”职业化在我国也已起步,越来越多的企业在组织内设立了公关职能部门。然而,对于“公众关系”已是现代管理的一项特殊职能,至今却尚未被大多数国人所认识。

《公共关系学》反复强调说:“公共关系”是管理的一项特殊职能,并明确指出“公共关系”作为一种管理职能,是“对组织与社会公众之间传播沟通的目标、资源、对象、手段、过程和效果等基本要素的管理,即传播管理。公众是指对组织机构的目标和发展具有实际或潜在利益及影响力的个人、群体和组织;公众关系是由组织运行过程中涉及的个人关系、群体关系和组织关系所共同构成的,这些个人、群体和组织构成了有关组织的公众环境。公众关系是早已存在的客观关系,只是我们迟迟没有认识到它。随着《公共关系学》的形成、发展和广泛运用,人们对组织与公众之间的客观关系逐步有了认识,现在处理好组织与公众之间的关系已成为现代组织管理工作的重要任务之一。

组织中的公关职能是现代组织管理的一项特殊职能,它的主要职责是信息传播、沟通协调和形象管理等。公众关系职能在工作性质方面具有传播性、沟通性,其职责目标和业务内容不同于其他的职能部门。组织的传播沟通活动职能化是现代信息社会的一个特点,现代社会信息传播沟通已日益成为组织经营管理的专业手段。随着现代社会环境下组织对社会及公众的依赖性越来越强,组织的传播沟通业务量越来越大,传播资源的投入越来越多,建立和强化组织的公众关系职能,对组织传播沟通业务、加强科学管理,便提到管理者的议事日程上来了。公众关系职能的形成是现代组织管理职能演化的结果。

信息传播是组织内公关部门在组织经营管理中要履行的重要职责,即通过各种传播媒介将组织的有关信息及时、准确、有效地传播出去,争取公众对组织的了解、理解和信任,提高组织及其产品、人员的知名度和美誉度,为组织创造良好的社会舆论、树立良好的社会形象。做好组织的信息传播工作管理,主要应从三个方面努力:一是创造舆论,告知公众;二是强化舆论,扩大影响;三是引导舆论,控制形象。

沟通协调是组织公关职能的根本职责。公众关系是组织与社会公众环境之间的一种沟通协调机制,即运用各种沟通协调的手段,为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友、减少摩擦、化解敌意、调解冲突等。沟通协调是组织运作的润滑剂、缓冲器,是组织与各种公众交往的桥梁,为组织的生存和发展创造“人和”的良好环境。公关职能的沟通协调职责主要体现在组织内外部的沟通联络和协调关系这两个方面,增强组织的凝聚力和建立和谐的社会环境。

形象管理是组织管理的重要任务之一,是公关职能的主要职责,其职责范围主要是对组织形象构成因素、组织自我