房地产合同管理操作手册

房地产合同管理操作手册第一章总则1.1目的与适用范围本手册旨在规范房地产企业合同全流程管理，明确各部门职责，防范法律与经营风险，保障合同合法合规履行。适用于企业及下属项目公司、子公司的各类房地产合同（含开发、销售、租赁、工程、物业服务等）管理。1.2管理原则合法合规：合同内容与流程严格遵循《民法典》《城市房地产管理法》等法律法规。权责清晰：明确各部门在合同管理中的职责，避免推诿或越权。全程管控：覆盖合同“订立前-订立中-履行中-终止后”全周期，确保风险可追溯、可防控。风险前置：通过尽职调查、条款审核等手段，将风险化解在合同订立阶段。第二章合同管理组织体系2.1管理架构企业设立合同管理领导小组（由总经理、法务总监、财务总监、业务部门负责人组成），负责重大合同决策；日常管理由法务部牵头，业务部门（开发、营销、工程等）、财务部、行政部协同执行。2.2职责分工（表格形式更清晰）部门/岗位核心职责---------------------法务部1.制定合同管理制度、模板及风险指引

2.审核合同法律合规性，规避无效/可撤销条款

3.处理合同纠纷，制定诉讼/仲裁策略

4.开展合同法律培训业务部门（开发、营销、工程等）1.提出合同需求，明确商务条款（如工期、价款、质量标准）

2.跟踪合同履约进度，反馈异常情况

3.参与商务谈判，确认业务逻辑合理性财务部1.审核付款条件的财务可行性（如资金预算、税务合规）

2.管控款项支付节点，核对发票/凭证

3.评估合同对财务指标的影响行政部1.保管合同用印，登记用印台账

2.归档合同档案，管理借阅权限

3.维护合同管理系统（如OA流程）第三章合同订立管理3.1订立前准备3.1.1合作方尽职调查业务部门联合法务部对合作方（开发商、施工方、供应商等）开展尽职调查，重点核查：主体资格：营业执照、资质证书（如房地产开发资质、施工总承包资质）、经营范围是否匹配项目需求。信用状况：通过“信用中国”“企查查”等平台查询失信记录、被执行人信息。履约能力：过往项目案例、财务报表（如资产负债率、现金流）、合作方客户评价。法律纠纷：裁判文书网检索涉诉情况，判断纠纷类型（如工程款拖欠、质量纠纷）对本项目的影响。3.1.2合同需求确认业务部门根据项目场景（如土地出让、工程承包、房屋销售），形成《合同需求说明书》，明确：合作背景（如项目定位、政策要求）、核心商务条款（标的、价款、履行期限）。特殊需求（如保密条款、分期验收、违约责任梯度设计）。法务部从法律视角提出风险提示（如付款节点与工期的关联性、“背靠背”条款的合法性）。3.2合同起草与审核3.2.1模板选用与定制企业建立合同模板库（分类管理：开发类、销售类、工程类、租赁类等），优先使用模板。特殊项目需定制时，由法务部牵头，结合项目需求和法律规定起草，内容需包含：当事人信息（名称、地址、联系方式）、标的条款（明确房地产项目/房屋/服务范围）。质量标准（如工程引用《建筑工程施工质量验收规范》、房屋交付引用《商品房买卖合同示范文本》）。价款与支付（金额、支付方式、节点、发票类型）、违约责任（明确违约情形、违约金计算方式）。争议解决（优先约定仲裁或企业住所地法院管辖）。3.2.2多部门联审合同起草后，需经业务、法务、财务三部门联审：业务部门：审核商务条款是否匹配项目需求（如工期是否满足预售节点）。法务部门：审核法律合规性（如“阴阳合同”风险、格式条款提示义务）。财务部：审核付款节奏的财务可行性（如是否超预算、税务成本是否可控）。审核意见书面反馈，起草人修改后形成终版。3.3合同审批与签订3.3.1分级审批根据合同金额、重要性分级审批：小额合同（如办公用品采购）：部门经理审批。一般合同（如房屋租赁合同、分包合同）：分管副总审批。重大合同（如土地出让、EPC工程总承包）：总经理或董事会审批。审批流程留痕（OA系统或书面审批单），需记录“同意/修改/驳回”意见及理由。3.3.2签订与用印授权管理：签订合同需持有《授权委托书》，明确授权范围（如签约、收款）、期限，由法务部审核、总经理签发。用印流程：合同经审批后，行政部核对审批单、授权书，无误后加盖公章，登记《合同用印台账》（记录合同名称、编号、用印时间、经办人）。第四章合同履行管理4.1履约跟踪业务部门指定专人建立《合同履约台账》，跟踪：履行节点（如付款日期、工期节点、房屋交付日期）。实际履行情况（如是否按时付款、工程进度是否达标）。异常情况（如对方延迟供货、房屋质量投诉）。法务部定期抽查台账，提示法律风险（如对方违约达到解除条件）。4.2变更与解除4.2.1合同变更因项目调整、政策变化需变更合同的，业务部门提交《合同变更申请》（说明变更原因、内容），经法务部（法律风险）、财务部（财务影响）审核后，按原审批流程审批。变更协议需双方签字盖章，与原合同一并归档。4.2.2合同解除符合法定/约定解除条件（如对方根本违约、不可抗力）时，法务部出具《解除方案》，明确：解除依据（如《民法典》第563条、合同约定条款）。通知方式（书面通知并留存快递底单、邮件回执）。解除后，业务部门清理履约情况（如已付款项、已完成工作），法务部处理后续索赔、争议解决。4.3纠纷处理4.3.1协商与调解纠纷发生后，优先由业务部门与对方协商，法务部提供法律支持（如起草协商函、拟定调解方案）。协商不成可申请第三方调解（如行业协会、人民调解委员会）。4.3.2仲裁与诉讼协商/调解无效时，根据合同约定选择仲裁或诉讼：仲裁：向约定的仲裁机构提交申请，准备仲裁协议、证据材料（合同、履约记录、沟通函件）。诉讼：向有管辖权的法院起诉，法务部负责立案、举证、出庭，业务部门配合提供证据。4.4款项管理财务部根据合同付款条款，审核付款申请（如是否达到付款节点、是否提供合规发票），无误后支付。付款后登记《合同款项支付台账》（记录付款时间、金额、凭证号）。第五章合同档案管理5.1档案分类与保管合同档案按类型（开发类、销售类、工程类等）分类，由行政部统一保管，内容包括：合同文本（正副本）、审批单、授权书、尽职调查报告。履约记录（付款凭证、验收报告、沟通函件）、变更/解除协议、纠纷处理材料。保管期限：普通合同履行完毕后保存5年；重大合同（如土地出让、战略合作）永久保管。5.2借阅与保密借阅：内部人员需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批，借阅期限不超过7个工作日。第六章风险防控与优化6.1常见风险及防控6.1.1条款风险风险：合同条款模糊（如“质量合格”未明确标准）、违约责任不对等。防控：法务部细化条款（如引用国家标准、明确违约金计算方式），审核时对比双方权利义务。6.1.2履约风险风险：对方资金链断裂、工期延误。防控：尽职调查时关注对方财务状况，履约中设置履约保证金、分期付款、阶段性验收。6.1.3政策风险风险：房地产调控政策（如限购、限贷）导致合同无法履行。防控：合同中约定政策变更的处理条款（如“因政策调整导致合同无法履行的，双方互不承担违约责任”）。6.2复盘与优化每季度由法务部牵头，组织业务、财务部门召开“合同管理复盘会”，分析：合同履行中的问题（如条款漏洞、审批效率低）。纠纷案例的教训