行政文件归档与管理制度手册

行政文件归档与管理制度通用手册第一章总则1.1目的与依据为规范行政文件的形成、收集、整理、归档和管理工作，保证文件资料的完整性、系统性和安全性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及本单位实际情况，制定本制度。1.2适用范围与适用对象本制度适用于本单位各部门（含分支机构、下属单位，下同）在行政管理、业务活动中形成的具有保存价值的各种形式文件资料的归档管理，涵盖纸质文件、电子文件、声像档案等各类载体。全体员工均须遵守本制度。1.3基本原则行政文件归档管理遵循“统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用”的原则，保证文件材料应归尽归、整理规范、管理科学、利用高效。第二章纳入归档管理的文件范畴2.1应归档文件类型本单位在行政管理、业务活动中形成的具有查考利用价值的下列文件材料，均须纳入归档范围：（1）红头文件类：上级单位来文、本单位发文（含请示、报告、通知、函、会议纪要等）、联合发文；（2）会议材料类：各类会议通知、议程、报告、发言稿、决议、会议记录等；（3）合同协议类：各类业务合同、合作协议、意向书、补充协议等；（4）人事管理类：员工招聘、录用、任免、培训、考核、奖惩、劳动合同、薪资档案等材料；（5）资产管理类：固定资产购置、调拨、报废清单，房产、车辆等权属证明材料；（6）财务审计类：年度预算、财务决算、会计凭证、账簿、报表，审计报告、专项检查材料等；（7）业务管理类：项目立项、审批、实施、验收材料，业务流程规范、统计数据等；（8）声像电子类：反映本单位重要活动的照片、录音、录像，电子公文、数据库、业务系统数据等；（9）其他类：单位沿革、大事记、荣誉证书、实物档案、外单位交流材料等具有保存价值的文件。2.2不归档文件范围下列文件材料不纳入归档管理：（1）重份文件（无特殊利用价值的重复文件）；（2）事务性临时通知、便条、无签批手续的草稿；（3）未经正式审批的文件草案、征求意见稿（定稿除外）；（4）与单位业务无关的私人文件、参考资料；（5）已失去保存价值且无历史查考意义的过期文件。第三章档案分类与编号规则3.1档案分类方法采用“年度—机构—问题”三级分类法，结合载体类型进行细分：（1）一级分类：按文件形成年度划分（如“2023年度”）；（2）二级分类：按部门或机构名称划分（如“办公室”“财务部”“业务部”）；（3）三级分类：按文件问题或类型划分（如“综合类”“合同类”“人事类”）；（4）载体细分：纸质档案、电子档案、声像档案分别编号，电子档案需标注“电子”字样（如“2023-办公室-综合-001电子”）。3.2档案编号规则档案编号由“年度代码-机构代码-问题代码-流水号-载体代码”组成，具体格式年度代码：文件形成年份的后四位数字（如2023年代码为“2023”）；机构代码：部门名称首字拼音首字母（如办公室“BGS”、财务部“CWBS”），多部门联合发文按主办部门代码确定；问题代码：文件类型简称（如综合类“ZH”、合同类“HT”、人事类“RS”）；流水号：同一年度、同一机构、同一问题类文件的顺序编号，从001开始编起；载体代码：纸质档案，电子档案标注“DZ”，声像档案标注“SY”。示例：2023年办公室综合类第1份纸质档案编号为“2023-BGS-ZH-001”，2023年财务部合同类第5份电子档案编号为“2023-CWBS-HT-005DZ”。第四章行政文件归档操作全流程4.1第一步：文件收集与初步整理4.1.1责任分工各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，指定专人（兼职档案员）负责本部门文件收集、整理工作；档案管理部门负责统筹指导、监督检查各部门归档工作，对接移交事宜。4.1.2收集要求（1）及时性：文件办理完毕后3个工作日内，由兼职档案员收集齐全，避免积压；（2）完整性：收集文件需包含正本、附件、审批签批单、定稿等完整材料，复印件需注明“与原件核对无异”并签字；（3）规范性：文件材料需字迹清晰、格式规范，使用耐久性书写材料（如碳素墨水），禁止使用铅笔、圆珠笔等易褪色笔书写。4.1.3初步整理（1）去除金属夹、订书钉等易锈蚀装订物，用牛皮纸袋或文件夹分文件类别临时存放；（2）对破损、字迹模糊的文件进行修补、复制，保证文件可读性；（3）建立《文件收集登记台账》（见表4-1），逐项记录文件标题、数量、形成日期、收集人等信息。4.2第二步：文件价值鉴定与保管期限划分4.2.1鉴定组织每年12月上旬，由档案管理部门牵头，组织各部门负责人、档案员成立档案鉴定小组，对收集的文件进行价值鉴定。4.2.2保管期限划分根据文件价值，保管期限分为永久、30年、10年三类：永久：反映单位主要职能和历史面貌的重要文件（如单位发展规划、年度总结、机构设置文件、重要合同、领导班子任免材料等）；30年：反映单位一般工作活动，具有较长查考利用价值的文件（如年度工作计划、会议纪要、会计账簿、普通业务合同等）；10年：在较短时间内查考利用的一般性文件（如事务性通知、临时性请示、统计报表等）。4.2.3鉴定流程（1）兼职档案员对照《文件保管期限表》（见表4-2）对收集文件初定保管期限；（2）鉴定小组对初定结果进行复核，对存有争议的文件由集体研究确定；（3）填写《档案价值鉴定表》，由鉴定小组成员签字确认，明确“归档”“销毁”两类文件清单。4.3第三步：文件排序与编目4.3.1文件排序（1）按文号或形成时间先后顺序排列：有文号的文件按文号从小到大排序，无文号的文件按形成日期从早到晚排序；（2）同一问题文件按“审批件—正本—附件”顺序排列；（3）跨年度文件按归档年度归属（如2023年12月形成的2024年年度预算，归入2023年度）。4.3.2档案编目（1）编制《档案归档目录》（见表4-3），逐项填写档案编号、文件标题、文号、形成部门、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息；（2）目录一式两份，一份随档案移交，一份由档案管理部门留存；（3）电子档案需同步编制机读目录，录入档案管理系统，保证目录与实体一一对应。4.4第四步：档案封装与移交登记4.4.1档案封装（1）纸质档案使用无酸档案盒封装，同一档案盒内文件厚度不超过2cm，超量分盒；（2）档案盒正面标注“年度-机构-问题-流水号”（如“2023-BGS-ZH-001”），侧面标注档案编号及起止页码；（3）电子档案刻录至CD-R/DVD-R光盘（一式两份），或存储于本单位指定服务器，标注档案编号及载体类型。4.4.2移交登记（1）次年3月底前，各部门完成档案整理后，向档案管理部门办理移交手续；（2）填写《档案移交清单》（见表4-4），详细列明档案编号、文件标题、数量、保管期限、移交人、接收人等信息；（3）双方核对无误后，在《档案移交清单》上签字确认，各执一份备查。4.5第五步：入库上架与信息录入4.5.1入库上架档案管理部门接收档案后，按“年度-机构-问题”顺序排列于档案柜，档案柜标注“年度-机构”标识，便于查找；电子档案存放于专用服务器，设置访问权限，定期备份（异地备份与本地备份相结合）。4.5.2信息录入将《档案归档目录》信息录入档案管理系统，包含档案编号、文件标题、关键词、存放位置、保管期限等字段，支持模糊查询；定期对档案信息进行核对更新，保证系统数据与实体档案一致。第五章档案保管与借阅规范5.1档案保管要求（1）库房管理：档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光等设施；（2）定期检查：每季度对库存档案进行一次清点检查，查看有无霉变、虫蛀、损坏等情况，发觉问题及时处理；（3）电子档案保管：电子档案每半年进行一次备份，存储介质每3年检测一次可用性，保证数据安全。5.2档案借阅流程（1）借阅申请：员工因工作需要借阅档案，填写《档案借阅申请表》（见表4-5），说明借阅理由、档案名称、借阅期限，经部门负责人签字后报档案管理部门审批；（2）借阅登记：审批通过后，由档案管理员办理借阅登记，填写借阅时间、借阅人、归还时间等信息，借阅人签字确认；（3）归还核验：借阅期限不超过15天（到期需续借的，重新申请），归还时档案管理员检查档案完整性，无误后注销借阅记录。5.3档案保密与安全（1）涉密档案：涉密文件按《保密法》规定单独保管，借阅需经单位分管领导批准，限在档案阅览室查阅，严禁带出；（2）禁止行为：借阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘抄档案内容；（3）违规处理：对违反保密规定或损坏档案的，视情节轻重给予批评教育、经济处罚，构成犯罪的依法追究法律责任。第六章责任认定与违规处理6.1各方职责分工（1）单位领导：负责档案管理工作的统筹协调，审批档案管理制度，保障档案管理经费和设施；（2）各部门负责人：督促本部门按时完成文件收集、整理、归档，保证文件材料齐全、规范；（3）兼职档案员：负责本部门文件日常收集、初步整理，配合档案管理部门办理移交手续；（4）档案管理员：负责档案的接收、整理、保管、借阅、鉴定、销毁等工作，维护档案管理系统，定期向单位领导汇报档案管理情况。6.2违规情形处理（1）对未按时完成文件归档，导致文件缺失或延误的，对部门负责人进行通报批评，扣减部门年度考核分数；（2）对故意损毁、丢失、伪造档案的，责令赔偿损失，给予行政处分；情节严重，涉嫌犯罪的，移交司法机关处理；（3）对违反保密规定，泄露档案内容的，根据《保密法》及单位相关规定给予处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第七章附则7.1制度解释权本制度由档案管理部门负责解释，未尽事宜可另行制定补充规定。7.2生效日期本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。表格模板表4-1文件收集登记台账序号文件标题文号/字号形成部门形成日期数量（页）收集人收集日期备注12024年工作计划单位办〔2024〕1号办公室2024-01-05102024-01-06含附件3页2关于举办培训的通知单位人〔2024〕5号人事部2024-01-1052024-01-11表4-2文件保管期限表（部分）文件类别具体内容保管期限单位发展规划年度工作计划、中长期发展规划、专项发展规划永久机构人事文件机构设置、人员编制、任免决定、劳动合同、奖惩材料永久会议材料组会议、办公会议、专题会议纪要、会议记录30年合同协议采购合同、服务合同、合作协议（标的金额10万元以上）永久合同协议日常办公类合同（标的金额10万元以下）30年会计档案会计凭证、会计账簿、财务报告（年度决算）永久会计档案月度、季度财务报表10年事务性通知一般事项通知、会议通知10年表4-3档案归档目录档案编号文件标题文号/字号形成部门形成日期页数保管期限存放位置（柜-层-盒）备注2023-BGS-ZH-0012023年工作总结单位办〔2023〕45号办公室2023-12-2015永久01-03-012023-CWBS-HT-005办公设备采购合同单位采〔2023〕12号财务部2023-09-15830年02-01-05含附件表4-4档案移交清单移交部门移交人接收人移交日期档案编号文件标题数量保管期限备注办公室2024-03-252023-BGS-ZH-0012023年工作总结1盒永久办公室2024-03-252023-BGS-ZH-0022023年会议纪要2盒30年共15份财务