2026年高端鲜花定制公司印章管理制度

2026年高端鲜花定制公司印章管理制度第一章总则第一条为规范公司印章刻制、保管、使用、销毁全流程管理，防范印章使用风险，保障公司经营活动合法合规，结合高端鲜花定制业务（含私人定制、企业定制、节日批量定制等）合同签订、订单确认、财务结算、对外沟通等实际场景，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有正式备案印章的管理，包括公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、业务专用章（鲜花定制订单专用章）等，临时用章、电子印章的管理参照本制度执行。第三条印章管理遵循“专人保管、审批使用、全程留痕、权责明确”的原则，使用过程符合《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《中华人民共和国民法典》等法律法规及公司合同、财务、业务管理相关规定。第四条公司行政部门是印章管理的归口管理部门，负责印章刻制、备案、销毁的统筹办理，印章保管人指定及履职监督；财务部门负责财务专用章、发票专用章的日常保管及使用审核；业务部门负责业务专用章的使用申请及用印后文件归档；管理层按审批权限负责印章使用的最终审批，形成“行政归口管理、部门专项保管、审批后使用、全程可追溯”的印章管理体系。第二章印章种类与保管职责第五条公司印章种类及使用范围：（一）公章：用于公司对外发布公告、出具证明、签订重要合作协议、办理工商税务等行政手续，是公司法人资格的核心证明印章；（二）合同专用章：用于签订鲜花定制业务合同（含企业长期定制协议、大额节日批量定制合同）、供应商合作协议等各类经营性合同；（三）财务专用章：用于银行结算、资金支付、财务报表确认、税务申报等财务类业务；（四）发票专用章：用于开具增值税发票、普通发票等各类涉税票据；（五）业务专用章：用于确认高端鲜花定制订单（含私人定制方案确认单、客户订单变更单）、交付验收单等业务类文件，仅适用于公司内部及与客户的业务沟通。第六条印章保管人任职要求及指定：（一）印章保管人需为公司正式在岗员工，无不良信用记录，熟悉公司业务流程及印章管理规定；（二）公章、合同专用章由行政部门指定专人保管，财务专用章、发票专用章由财务部门指定专人保管，业务专用章由业务部门负责人指定专人保管；（三）印章保管人确定后，需签订《印章保管责任书》，明确保管责任及违规追责条款，责任书由行政部门归档保存。第七条印章保管人主要职责：（一）妥善保管印章，存放于带锁保险柜或专用印章柜，钥匙由保管人专人保管，严禁随意放置、转借他人；（二）建立印章使用台账，详细记录用印日期、用印事由、用印文件名称及份数、申请人、审批人、用印人等信息，台账保存期限不少于5年；（三）严格按审批意见用印，对未经审批、用印文件内容与审批事由不符的，有权拒绝用印，并及时向行政部门反馈；（四）每日下班前检查印章存放状态，定期核对印章与台账，发现印章遗失、被盗、损毁的，立即向行政部门及管理层报告，并配合办理挂失、补刻等手续；（五）保管人因离职、调岗等原因离岗的，需在离岗前3个工作日内完成印章交接，填写《印章交接清单》，由行政部门监交，交接双方签字确认后方可离岗。第三章印章使用申请与审批第八条常规用印申请流程：（一）申请提交：用印申请人填写《印章使用申请表》，注明用印事由、用印文件名称及份数、预计用印时间，附用印文件电子版或纸质版初稿，经所在部门负责人签字确认后提交至对应审批部门；（二）内容审核：行政部门（公章、合同专用章）、财务部门（财务类印章）、业务部门负责人（业务专用章）对用印文件内容的真实性、合规性进行审核，确认无歧义、无违规条款后签署审核意见；（三）分级审批：公章、合同专用章使用金额≥5万元的，需经公司总经理审批；金额＜5万元的，由公司分管领导审批；财务类印章使用由财务负责人审批；业务专用章使用由业务部门负责人审批；（四）用印办理：审批通过后，申请人持《印章使用申请表》及用印文件至保管人处办理用印，保管人核对审批意见、文件内容后完成用印，并在台账中记录。第九条紧急用印申请流程：（一）因客户加急定制、合同紧急签订等特殊情况需紧急用印的，申请人可先通过线上方式（企业微信、邮件）向审批人说明情况，申请临时审批；（二）审批人确认紧急事由属实后，在线上出具审批意见，申请人持线上审批记录及用印文件至保管人处办理用印；（三）紧急用印后1个工作日内，申请人需补充填写《印章使用申请表》，完成线下审批流程，保管人同步完善台账记录。第十条禁止用印情形：（一）空白纸张、空白合同、空白介绍信等无具体内容的文件；（二）与公司经营业务无关的文件（如个人借贷、担保类文件）；（三）内容存在虚假、违规条款，或可能损害公司利益的文件；（四）未经审批或审批手续不全的文件；（五）非公司正式员工申请用印且无授权委托的。第四章印章使用规范第十一条用印操作要求：（一）用印时保管人需在场监督，印章加盖位置需清晰、端正，加盖在文件落款处或骑缝位置，确保每份文件印章完整可识别；（二）一份文件有多页的，需加盖骑缝章，防止文件内容被替换；（三）用印文件为复印件的，需在复印件上注明“复印件与原件一致”并加盖印章，严禁在模糊、破损的文件上用印；（四）用印后保管人需核对用印份数，与申请表注明份数一致，多余份数需当场销毁或标注作废。第十二条用印文件归档：（一）用印完成后，业务类文件由业务部门在3个工作日内归档，合同类文件由行政部门归档，财务类文件由财务部门归档；（二）归档文件需与《印章使用申请表》一并保存，便于后续核查，归档期限按公司档案管理规定执行（合同类保存10年，业务类保存3年，财务类保存5年）；（三）涉及客户隐私的高端鲜花定制订单用印文件，需单独归档，设置访问权限，防止信息泄露。第五章印章刻制与销毁第十三条印章刻制流程：（一）因业务新增、印章损毁、备案信息变更需刻制印章的，由需求部门提交《印章刻制申请表》，经总经理审批后，由行政部门到公安机关指定的刻章单位办理刻制及备案手续；（二）刻制完成后，行政部门核对印章样式、规格，与备案信息一致后，办理入库登记，指定保管人并签订《印章保管责任书》。第十四条印章销毁流程：（一）印章因作废、注销、更换等原因需销毁的，由保管人提交《印章销毁申请表》，附印章作废说明，经总经理审批后，由行政部门组织销毁；（二）销毁前需核对印章信息，拍摄留存影像资料，销毁过程由2名以上工作人员见证，填写《印章销毁记录表》，记录销毁时间、地点、方式、见证人员等信息；（三）销毁后的印章碎片需妥善处理，严禁私自留存，《印章销毁记录表》由行政部门归档永久保存。第六章监督与奖惩第十五条监督机制：（一）行政部门每月核查印章使用台账，核对用印申请与审批记录、归档文件的一致性；每季度开展印章保管情况检查，核查印章存放安全、交接记录完整情况；（二）管理层每半年开展印章管理专项审计，排查用印风险，发现问题及时整改；（三）鼓励员工监督印章违规使用行为，设置匿名反馈渠道，对反馈线索经查实的给予奖励。第十六条奖励措施：（一）年度内印章保管无差错、用印台账完整率100%的保管人，奖励1000-2000元；（二）及时发现并制止印章违规使用行为，避免公司损失的，奖励2000-5000元；（三）印章管理专项检查中表现优秀的部门，奖励部门负责人1500-3000元。第十七条追责措施：（一）保管人未按规定保管印章，导致印章遗失、被盗的，扣减当月绩效20%-30%，承担补办印章产生的费用；情节严重的，解除劳动合同；（二）未经审批擅自用印、在空白文件上用印的，扣减责任人当月绩效50%，造成公司损失的，承担赔偿责任；（三）用印申请人提供虚假文件、虚假事由申请用印的，扣减当月绩效30%-40%，情节严重的调离岗位或解除劳动合同；（四）审批人违规审批用印，导致公司利益受损的，扣减当月绩效40%-50%，承担相应管理责任。第七章附则第十八条本制度由公司行政部门会同财务、业