公司员工福利管理规范手册

公司员工关怀管理规范手册一、总则（一）目的为规范公司员工关怀事项的管理流程，保障员工合法权益，提升组织凝聚力与员工归属感，构建和谐劳动关系，特制定本手册。（二）依据根据国家相关法律法规及公司《员工手册》相关规定，结合公司实际情况，制定本规范。二、适用范围与对象（一）适用范围本手册适用于公司总部及各分支机构的员工关怀事项管理，包括但不限于生日关怀、健康体检、节日慰问、困难帮扶等事项的申请、审批、执行与反馈全流程。（二）适用对象公司全体在职员工（含试用期员工），特殊情况（如退休员工、劳务派遣员工）的关怀事项，可参照本手册执行或另行规定。三、职责分工（一）人力资源部统筹员工关怀事项的整体规划与制度优化；负责关怀事项的申请受理、流程审核及进度跟踪；组织协调跨部门资源，保证关怀事项落地执行；定期收集员工反馈，评估关怀效果并持续改进。（二）各部门负责人审核本部门员工关怀事项的申请，核实员工需求真实性；协助人力资源部传达关怀政策，解答员工疑问；关注本部门员工状态，主动发觉并反馈需关怀的特殊情况。（三）财务部负责关怀事项的经费预算与管理，保证支出合规；审核关怀事项的费用报销，把控成本控制；定期向人力资源部反馈经费使用情况。四、操作流程与执行规范（一）员工关怀事项申请申请发起：员工因符合关怀条件（如生日当月、入职周年等）需申请关怀时，可通过OA系统或线下填写《员工关怀事项申请表》（见附件1），提交至部门负责人。申请内容：需明确事项类型、具体需求（如生日蛋糕规格、体检项目偏好等）、期望执行时间及相关证明材料（如体检需提供医院预约单）。（二）部门审核部门负责人在收到申请后2个工作日内，对员工需求真实性及必要性进行核实，并在申请表“部门审核意见”栏签字确认。对于需跨部门协调的事项（如大型体检活动），部门负责人需同步标注协作需求，反馈至人力资源部。（三）人力资源部复核人力资源部在收到审核通过的申请后1个工作日内，对照公司关怀标准（如生日关怀限当月申请、体检项目范围等）进行复核。复核通过后，录入关怀事项台账（见附件2）；复核未通过的，需向部门负责人及员工说明原因，并指引调整申请内容。（四）财务部审批人力资源部将复核通过的申请提交财务部，财务部在1个工作日内审核经费预算及合规性，确认无误后在“财务审批意见”栏签字。涉及费用支出的关怀事项（如节日慰问品采购），需提前3个工作日提交财务部，保证资金到位。（五）执行与发放人力资源部根据审批结果，协调相关部门执行：生日关怀：提前3个工作日联系员工确认蛋糕款式及配送地址，保证生日当天送达；健康体检：统一与合作医疗机构对接，通知员工体检时间及注意事项，收集体检报告存档；节日慰问：根据节日类型提前采购慰问品，通过部门负责人发放至员工或家属。执行过程中需留存相关记录（如签收单、照片等），保证可追溯。（六）反馈与归档关怀事项执行完毕后，人力资源部通过问卷或面谈收集员工反馈，评估满意度并记录。每月25日前，人力资源部汇总当月关怀事项台账，连同相关证明材料（申请表、审批单、签收单等）整理归档，保存期限不少于2年。五、常用表格模板附件1：员工关怀事项申请表申请人信息姓名：部门：工号：联系方式：申请日期：事项类型□生日关怀□健康体检□节日慰问□困难帮扶□其他（请注明）：______具体需求描述（如：生日蛋糕8寸、体检项目包含肝功、肾功等，需详细说明）期望执行时间____年__月__日证明材料□无□医院预约单□其他：______（请附复印件）部门审核意见负责人签字：______日期：______人力资源部复核意见经办人签字：______日期：______财务部审批意见经办人签字：______日期：______执行结果□已完成□需调整（原因：______）执行人：______日期：______附件2：员工关怀事项台账（月度）序号申请人部门事项类型申请日期执行日期执行结果费用金额（元）备注1*销售部生日关怀2023-10-012023-10-05已完成2002*研发部健康体检2023-10-082023-10-15已完成5003*行政部节日慰问2023-10-102023-10-20已完成300………六、管理要求与注意事项（一）真实性要求员工提交的申请材料及信息需真实有效，不得虚构需求或伪造证明。若发觉虚假申请，将视情节轻重给予提醒教育或按公司相关规定处理。（二）时效性要求员工需在关怀事项发生当月（如生日当月）提交申请，逾期未申请的，视为自动放弃当期关怀；各部门负责人及审批人需在规定时限内完成审核流程，不得无故拖延，影响执行进度。（三）保密性要求人力资源部及相关部门需妥善保管员工个人信息（如联系方式、健康状况等），不得泄露或用于非工作用途；困难帮扶等涉及员工隐私的事项，需严格限定知情范围，保护员工尊严。（四）合规性要求关怀事项的经费支出需严格遵守公司财务制度，不得超范围、超标准执行；采购物品或服务时，需优先选择正规供应商，保证产品质量与安全。（五）持续改进人力资源部每半年组织一次员工关怀工作评估，结合反馈意见优化流程或调整关怀内容，保证