招聘与入职流程记录工作簿

招聘与入职流程记录整理工作簿适用场景：让招聘入职管理更高效在企业管理中，招聘与入职是人才引进的核心环节，尤其适用于以下场景：HR部门标准化管理：当企业招聘流程需规范记录（如多岗位并行招聘、跨部门协作），避免信息遗漏或重复劳动时，通过结构化工作簿可统一管理全流程数据。初创团队快速搭建体系：新成立企业缺乏成熟的招聘管理工具，可直接套用模板快速建立从需求到入职的完整记录链条，提升团队协作效率。多岗位/批量招聘追踪：针对同一时期多个岗位招聘（如校招、社招同步开展），或批量入职员工（如新项目团队组建），工作簿能清晰分类、实时更新各环节进展，便于统筹管理。合规性审计与复盘：当企业需留存招聘流程记录（如劳动合规审查、年度招聘效果复盘），工作簿可完整保存需求审批、面试评估、录用决策等关键环节的凭证，降低法律风险。操作步骤：从需求到入职的全流程管理一、启动招聘：明确需求与审批操作目标：规范用人部门需求提报，保证招聘目标与企业战略一致。具体步骤：需求提报：用人部门负责人填写《招聘需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、岗位职责、任职要求（如学历、经验、技能）、到岗时间、预算薪资等核心信息，并说明招聘紧急度（如“紧急-1个月内到岗”“常规-2个月内到岗”）。需求审批：HR部门对需求进行初审（如岗位是否在编制内、薪资是否符合薪酬体系），再提交至分管领导/总经理审批。审批通过后，正式启动招聘流程；若不通过，需反馈用人部门调整需求。岗位JD发布：HR根据审批后的需求，拟定岗位描述（JD），突出岗位价值与发展空间，同步发布至招聘渠道（如招聘网站、内部推荐、猎头合作等）。二、简历筛选：初步匹配与储备操作目标：从海量简历中快速筛选出符合基本要求的候选人，建立人才储备库。具体步骤：渠道简历收集：每日登录各招聘平台简历，或通过内部推荐渠道接收候选人资料，统一汇总至《简历筛选记录表》，记录候选人姓名（某）、联系方式、学历、工作年限、简历来源（如“智联招聘”“内部推荐-部门”）、初筛结果（“通过/不通过”）。硬性条件筛选：根据JD中的“硬性要求”（如学历、专业、核心技能证书、行业经验等），快速过滤明显不符合条件的简历，标记“不通过”；对部分符合但非完全匹配的，可标记“待观察”（如经验稍短但能力突出者）。简历深度评估：对初筛通过的简历，重点核查工作经历与岗位的匹配度（如过往项目经验是否与岗位职责相关、业绩数据是否达标），填写《简历筛选评估表》，记录“匹配度评分”（1-5分）、“优势亮点”（如“具备3年以上同行业项目管理经验”）、“潜在风险”（如“离职原因未明确说明”）。人才储备分类：将筛选通过的候选人按“优先推荐”“备选推荐”“长期储备”分类，定期更新简历库（如每月清理1次长期未联系的高潜力候选人）。三、面试安排：多轮评估与协调操作目标：通过结构化面试全面评估候选人能力，保证人岗匹配。具体步骤：面试方案设计：HR与用人部门共同确定面试轮次（如初试、复试、终试）、面试官（如用人部门负责人、HRBP、分管领导）、面试形式（线上/线下）、面试时长（初试30-40分钟、复试60-90分钟）及考察重点（如初试侧重基础能力、复试侧重岗位技能、终试侧重价值观匹配）。面试邀约：通过电话/邮件联系候选人，明确面试时间、地点（或线上会议）、需携带的材料（如身份证、学历证书、离职证明、作品集），同步发送《面试须知》（含交通路线、联系人信息）。若候选人需调整时间，需协调后重新确认，避免爽约。面试准备：HR提前3天将候选人简历、《面试评估表》发送给面试官，提醒面试官熟悉候选人背景并准备针对性问题（如“请举例说明你过往处理问题的经历”“你对这个岗位的核心挑战怎么看？”）。面试实施与记录：面试当天，HR引导候选人签到，发放《面试评估表》；面试官根据考察维度（如专业能力、沟通能力、团队协作、抗压能力等）逐项评分（1-5分），并填写“综合评价”（如“逻辑清晰，但行业经验稍浅”）；候选人完成所有面试环节后，HR引导其离开，回收评估表。四、录用审批：决策与offer发放操作目标：规范录用决策流程，保证薪资与岗位价值匹配，降低用工风险。具体步骤：汇总面试结果：HR收集各轮面试官的评估表，计算“平均分”，结合简历匹配度、候选人意向（如“接受薪资范围”“到岗时间”），形成《录用审批建议表》，明确推荐录用/不录用及理由（如“综合评分4.2分，符合岗位要求，建议录用”）。录用审批：将《录用审批建议表》提交至用人部门负责人、HR负责人、分管领导/总经理审批。审批通过后，确定最终录用岗位、薪资（基本工资+绩效+补贴）、试用期时长、入职时间等关键信息；若不通过，需反馈原因（如“薪资超预算”“候选人接受度低”），并启动备选候选人沟通。offer发放：HR向候选人发送《录用通知书》（电子版/纸质版），明确岗位名称、所属部门、汇报对象、入职时间、薪资结构、试用期考核标准、需提交的入职材料（如体检报告、离职证明、银行卡信息等），并要求候选人3个工作日内确认接受（逾期未视为放弃）。五、入职准备：前置对接与材料收集操作目标：保证新员工顺利入职，快速融入团队。具体步骤：内部对接：HR确认候选人接受offer后，同步通知用人部门、行政部门：用人部门：准备工位、办公设备（电脑、工牌）、导师安排（指定1名老员工作为入职引导人）；行政部门：办理门禁权限、邮箱开通、办公用品领用等手续。入职材料预审：入职前3天，HR提醒候选人提交入职材料扫描件（身份证、学历/学位证、职业资格证、离职证明、体检报告、银行卡复印件等），核对材料真实性（如学历学信网验证、离职证明原单位盖章），缺失材料需提前告知补齐。入职引导计划：HR与用人部门、导师共同制定《新员工入职引导计划》，明确入职首周安排（如Day1：办理入职手续、熟悉公司环境；Day2：部门业务培训；Day3：导师带岗实操等）。六、入职跟踪：适应期关怀与考核操作目标：帮助新员工快速适应岗位，及时解决入职问题，降低试用期流失率。具体步骤：入职当天接待：HR提前30分钟到前台准备，引导新员工办理入职手续（签订劳动合同、填写《员工信息登记表》、领取工牌/办公用品），介绍公司文化、组织架构、考勤制度等，并带其熟悉办公区、会议室、茶水间等区域。首周跟进：入职第1天、第3天、第5天，HR分别与新员工、导师沟通，知晓：新员工：工作内容是否清晰、办公设备是否齐全、团队协作是否顺畅、是否有疑问需解答；导师：新员工学习进度、岗位技能掌握情况、需重点辅导的模块。试用期考核：入职满1个月、3个月时，HR组织新员工试用期考核，结合《试用期考核表》（含工作态度、任务完成质量、团队协作、学习能力等维度），由导师、用人部门负责人、HR共同评分，考核通过则转正，不通过则延长试用期或协商解除劳动合同。七、档案归档：全流程记录留存操作目标：保证招聘入职资料完整、可追溯，满足合规管理需求。具体步骤：资料整理：新员工转正后，HR将招聘全流程资料按“一人一档”原则归档，包括：招聘阶段：《招聘需求申请表》《简历筛选记录表》《面试评估表》《录用审批建议表》；入职阶段：《录用通知书》《劳动合同》《员工信息登记表》《入职材料清单》《试用期考核表》；其他：内部沟通记录（如邮件、聊天截图）、候选人反馈问卷等。电子/纸质归档：电子资料分类存储至企业HR系统（如钉钉、北森），命名规则为“入职日期-姓名-岗位”；纸质资料装入档案袋，标注“档案编号-姓名-入职日期”，存放至指定文件柜，保存期限至员工离职后2年。核心表格模板：覆盖招聘入职各环节关键信息表1：招聘需求申请表项目内容申请部门*部门岗位名称*岗位（如“Java开发工程师”）招聘人数*人岗位职责1.负责公司核心产品后端开发；2.参与技术方案设计，编写代码；3.协助解决线上问题任职要求1.本科及以上学历，计算机相关专业；2.3年以上Java开发经验；3.熟悉SpringCloud、MySQL到岗时间年月*日前预算薪资K-K/月（税前）招聘紧急度□紧急（1个月内）□常规（2个月内）□长期（3个月内）用人部门负责人签字___________日期：_______HR初审意见___________日期：_______分管领导审批意见___________日期：_______表2：简历筛选记录表候选人姓名联系方式学历工作年限简历来源初筛结果简历亮点潜在风险负责人*某1385678本科5年智联招聘通过2年同行业项目经验，熟悉分布式系统离职原因未说明*HR*某139硕士3年内部推荐-*部门待观察技术栈匹配度高，沟通能力强无大型项目经验*HR表3：面试评估表候选人姓名*某面试岗位*岗位面试轮次初试（*经理）考察维度评分（1-5分）评价意见专业能力4基础扎实，能清晰阐述技术方案，但项目深度不足沟通能力5表达逻辑清晰，能快速理解问题，回应准确团队协作4曾带领3人小组完成任务，注重团队反馈抗压能力3面对高强度任务时略显紧张，需提升情绪管理综合评价4.2分建议进入复试，需重点考察项目落地能力面试官签字___________日期：_______表4：录用审批建议表候选人姓名*某推荐岗位*岗位面试综合评分4.5分（复试：*总监评分4.8分）薪资期望15K-18K/月公司薪资方案16K/月（基本13K+绩效3K）到岗时间2周内录用建议□同意录用□不同意录用（原因：_________）用人部门意见___________签字：_______日期：_______HR负责人意见___________签字：_______日期：_______总经理审批___________签字：_______日期：_______表5：入职材料清单表材料名称是否提交提交形式备注（如“需原件”“复印件需盖章”）负责人身份证复印件□是□否纸质/电子正反面复印，需本人签字*HR学历/学位证复印件□是□否纸质/电子需学信网验证*HR离职证明原件□是□否纸质需原单位盖章，写明“已解除劳动关系”*HR体检报告□是□否纸质/电子3个月内有效，需含常规项目*HR银行卡复印件□是□否纸质开户名需为本人，注明“工资卡”*HR表6：入职跟踪表员工姓名*某入职日期年月*日岗位*岗位跟踪节点记录内容负责人入职当天已办理入职手续，熟悉办公环境，导师为*某（资深开发），发放《员工手册》*HR入职3天能独立登录开发系统，完成简单模块调试，需加强业务逻辑理解导师*某入职1周参与部门周会，汇报学习进度，无异常问题用人部门*经理试用期1个月考核评分4.3分（任务完成度90%，团队协作良好），建议转正*HR表7：员工档案目录表档案编号姓名岗位入职日期档案内容清单（页码）存放位置ZG2024001*某*岗位2024-03-011.招聘需求申请表（P1）；2.简历筛选记录表（P2）；3.面试评估表（P3-P4）；4.录用审批表（P5）；5.劳动合同（P6）；6.试用期考核表（P7）文件柜A-1-3使用提醒：保证流程顺畅的关键细节信息保密原则：所有候选人信息（如联系方式、薪资期望、面试评价）仅限招聘相关人员（面试官、HR、审批人）知晓，严禁外泄；纸质档案存放需上锁，电子档案设置访问权限。流程时效管理：明确各环节时限（如简历筛选2个工作日内反馈、面试安排3个工作日内邀约、offer发放1个工作日内审批），避免因拖延导致候选人流失。动态优化模板：根据企业实际需求调整表格字段（如增加“