采购需求审批表及采购标准模板

采购需求审批表及采购标准模板工具指南一、适用场景与范围本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织内部采购需求的规范化管理，覆盖日常办公物资、生产原材料、设备采购、服务外包等多种场景。具体包括：常规采购：如办公用品、劳保用品、低值易耗品等计划内采购；专项采购：如固定资产（设备、仪器）、IT软硬件、市场推广服务等预算内专项采购；紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时项目需求）需快速响应的采购；预算外采购：超出年度预算需追加审批的特殊采购。不同部门（行政部、生产部、研发部、市场部等）均可根据实际需求发起采购流程，保证采购活动合规、高效、透明。二、采购需求审批全流程操作指南（一）需求发起与填写发起人准备：采购需求发起人（如部门专员/主管）需明确采购物品/服务的具体需求，包括名称、规格、数量、用途、预算金额等关键信息，并收集相关附件（如技术参数表、比价记录、项目需求说明等）。填写审批表：登录企业采购管理系统或《采购需求审批表》（模板见第三部分），逐项填写完整，保证信息真实、准确，无漏填、错填。重点字段包括：“采购物品/服务名称”：需具体（如“联想ThinkPadT14笔记本”而非“笔记本”）；“规格型号”：明确技术参数（如CPU:i5-1135G7，内存:16GB，硬盘:512GBSSD）；“预算金额”：需符合公司预算标准，注明含税/不含税及单价；“用途说明”：简述采购目的（如“用于研发部新项目测试”）；“附件清单”：列出所有支撑材料（如3家供应商报价单、技术规格书等）。（二）部门内部审核部门负责人审核：发起人将填写完整的审批表提交至部门负责人（如生产部经理*），负责人需审核：采购需求的必要性（是否为部门工作必需）；预算金额是否在部门年度预算范围内；规格型号是否符合部门使用标准。通过/驳回处理：审核通过后，部门负责人在审批表“部门意见”栏签字确认；若驳回，需注明原因（如“预算超支”“需求不明确”），发起人修改后重新提交。（三）采购部门复核接收与初审：采购部门（如采购部专员*）收到审批表后，1个工作日内完成初审，重点检查：表单填写完整性（关键字段是否无遗漏）；附件齐全性（如报价单、技术参数等是否提供）；采购类别是否明确（区分物资、服务、工程等）。需求合理性复核：采购部门根据公司《采购管理办法》，对需求进行合规性审核：常规采购：核对预算与历史采购价格差异，若超20%需发起比价；专项采购：组织技术部门（如工程师*）对规格型号进行专业评估，保证满足使用需求；紧急采购：核实紧急事由的真实性，确认无法通过常规流程解决后，启动紧急审批通道。反馈意见：复核通过后，采购部门在“采购意见”栏签字；若需调整（如建议更换更优供应商、调整规格），发起人配合修改后再次提交。（四）财务部门审核预算与资金审核：财务部门（如财务经理*）收到审批表后，2个工作日内完成审核，重点核查：采购预算是否在年度预算额度内，预算外采购是否已履行预算追加流程；资金来源是否明确（如部门预算、专项基金等）；单价、总价计算是否准确，税费标准是否符合公司规定。意见反馈：审核通过后，在“财务意见”栏签字；若预算不足或资金来源不合规，注明原因并退回发起人调整。（五）管理层审批根据采购金额及类别，审批权限划分如下（示例）：小额采购（≤5000元）：采购部门负责人审批；中额采购（5000-50000元）：分管副总*审批；大额采购（＞50000元）：总经理*审批，或提交总经理办公会集体审议。审批人需重点审核采购的必要性、预算合理性及合规性，审批通过后在“管理层意见”栏签字确认。（六）结果反馈与执行通知结果：采购部门汇总各环节审批意见，通过系统或书面通知发起人审批结果（通过/驳回）。采购执行：审批通过后，采购部门根据采购类别启动采购流程：常规采购：从合格供应商库中选择供应商，下达采购订单；专项采购：组织招标或竞争性谈判，确定供应商后签订合同；紧急采购：经审批后可先采购后补流程，需在3个工作日内完善手续。归档管理：采购完成后，采购部门将审批表、合同、订单、验收单等资料整理归档，保存期限不少于3年。三、模板表格（一）采购需求审批表模板采购需求审批表编号：CG-2024-X需求部门联系电话采购物品/服务名称单位预算单价（元）采购用途附件清单□技术参数书□报价单（供应商名称：_________）□项目需求说明□其他：________________部门意见负责人签字：_________日期：年月日（审核必要性、预算、规格）采购意见经办人签字：_________日期：年月日（复核合规性、需求合理性）财务意见经办人签字：_________日期：年月日（审核预算、资金）管理层意见□分管副总：_________日期：年月日□总经理：_________日期：年月日采购执行结果订单号：_________供应商：_________实际金额：_________验收人：_________日期：年月日（二）采购标准模板参考（以“办公电脑采购”为例）采购物品名称联想ThinkPadT14笔记本电脑核心参数要求1.处理器：IntelCorei5-1135G7或同等级别；2.内存：16GBDDR4；3.硬盘：512GBSSD；4.屏幕：14英寸IPS，1920×1080分辨率；5.显卡：集成显卡（MX350独立显卡优先）；6.接口：≥2个USB-A，1个USB-C，HDMI，耳机接口。质量与服务标准1.原厂正品，3年整机保修，1年上门服务；2.预装正版Windows10系统及Office办公软件；3.需提供原厂授权书及售后服务承诺函。交付与验收标准1.交付时间：下单后5个工作日内送达指定地点；2.验收：对照参数清单开箱检查，通电测试功能正常，提供验收报告。供应商资质要求1.具备法人资格，注册资本≥500万元；2.为联想官方授权经销商，提供授权证明；3.近3年无重大商业违法记录。四、使用注意事项与常见问题规避（一）填写规范要求信息准确：采购物品名称、规格型号、数量等需与实际需求一致，避免模糊表述（如“一批”“若干”）；预算合理：预算金额需参考历史采购数据或市场价格，虚报预算可能导致审批驳回；附件齐全：技术参数、报价单等附件是审批的重要依据，缺附件可能影响审核进度。（二）审批时限管理各环节审核人需在收到审批表后1-3个工作日内完成反馈（紧急采购除外），超时未反馈视为默认通过；紧急采购需在申请时标注“紧急”字样，并说明紧急原因，审批流程可并行处理，缩短审批时间。（三）特殊情况处理预算调整：若实际采购需求超出预算，需提前提交《预算追加申请表》，经财务部门及管理层审批后再发起采购；需求变更：审批通过后若需变更采购物品、数量等，需重新填写审批表并重新履行审批流程；供应商更换：若原供应商无法履约，需提供新的供应商报价及对比分析，经采购部门审核后更换。（四）合规与风险规避严禁虚假采购：不得虚构需求、拆分