办公室行政工作处理指南手册

办公室行政日常事务处理指南手册本手册旨在规范办公室行政日常事务的处理流程，提高工作效率，保证各项工作有序开展。手册内容涵盖日常办公事务、会议管理、文档资料、办公用品等核心模块，适用于企业、事业单位等组织的行政人员及相关岗位，为日常行政工作提供标准化指引。第一章日常办公事务处理第一节员工考勤管理适用情境：新员工入职考勤制度培训、日常考勤数据统计、异常考勤情况处理。操作流程：考勤制度宣导：新员工入职时，由行政主管*姐讲解公司考勤制度，明确工作时间（如上午9:00-12:00，下午13:30-18:00）、打卡方式（企业/钉钉定位打卡）、请假流程（事假需提前3天提交申请，病假需提供医院证明）及迟到/早退/旷工的界定标准（迟到15分钟内为迟到，超过30分钟为旷工半天）。考勤数据记录：每日9:30前，行政人员*工通过考勤系统导出前一日打卡数据，核对迟到、早退、缺勤情况，标记异常记录（如未打卡、打卡异常）。异常情况处理：员工出现异常考勤时，需在24小时内提交《异常考勤说明表》，经部门负责人审批后，行政人员更新考勤记录。逾期未提交的，按旷工处理。月度考勤汇总：每月最后1个工作日，行政人员汇总全月考勤数据，编制《月度考勤统计表》，提交财务部核算工资，并在企业公示栏公示3天，无异议后存档。参考模板：月度考勤统计表序号姓名部门应出勤天数实际出勤迟到次数早退次数事假天数病假天数备注1*工行政部22211010迟到10分钟温馨提示：考勤数据需每日核对，保证准确无误，避免因数据错误影响工资核算；请假审批流程需严格执行，特殊情况（如突发疾病）可在事后1个工作日内补交证明；公示考勤数据时，需注意保护员工隐私，仅公示考勤结果，不公开具体原因。第二节访客接待管理适用情境：外部客户来访、合作伙伴洽谈、面试人员到访、检查接待。操作流程：接待预约：访客需提前1个工作日通过电话或企业联系行政人员*姐，提供姓名、单位、来访事由、预计到访/离开时间、人数及特殊需求（如是否需要翻译、设备支持）。行政人员确认后，发送《接待确认函》（含公司地址、楼层、联系人及电话）。准备工作：根据访客级别（普通客户/重要客户/领导）确定接待标准：普通客户准备会议室、茶水、纸杯；重要客户增加欢迎牌、水果拼盘、公司宣传册；领导需提前通知部门负责人，准备会议室横幅、签到本。检查会议室设备（投影仪、麦克风、空调）是否正常运行，调试网络，保证PPT、视频等资料可正常播放。接待引导：访客到前台后，前台人员主动问候：“您好，请问是公司来访吗？我是前台妹，已收到您的预约，请稍等。”核对身份信息后，引导至会议室，介绍接待人员（如“这是我们行政主管*姐，负责对接您此次事宜”）。后续跟进：接待过程中，行政人员适时添加茶水，保持会议室安静，避免打扰。访客离开时，引导至电梯口，礼貌道别：“感谢您的来访，期待下次合作。”当日内，行政人员整理接待记录（访客信息、接待时间、事由、反馈意见），填写《访客接待日志》，并更新《重要客户信息表》（如客户偏好、禁忌等）。参考模板：访客接待日志日期到访时间离店时间访客姓名单位事由接待人接待标准反馈意见2024-05-2014:0015:30*先生*科技有限公司合作洽谈*姐标准对会议室设备满意温馨提示：重要访客需提前1小时再次确认到访时间，避免临时变动；接访时需注意言行举止，保持专业形象，不随意承诺公司未明确的事项；涉密会议需提前告知访客注意事项，关闭手机、电脑等电子设备，禁止录音录像。第二章会议事务管理第一节会议筹备适用情境：部门例会、项目推进会、年度总结会、外部培训会。操作流程：明确会议需求：会议发起人（如部门经理*经理）需提前3个工作日向行政部提交《会议申请表》，注明会议主题、时间（建议避开上午9:00前、下午18:00后等高峰时段）、地点（会议室/线上会议平台）、参会人员（含职务）、议程（每项议题预计时长）及所需物资（如白板、投影仪、翻页笔）。发出会议通知：行政部收到申请后1个工作日内，通过企业/邮件发送会议通知，内容包括：“会议主题：项目推进会；时间：2024-05-2514:00-16:00；地点：3楼会议室A；参会人员：经理、主管、助理；议程：1.项目进度汇报（主管，30分钟）；2.问题讨论（全员，60分钟）；3.下一步计划（经理，30分钟）。请携带项目进度表，提前10分钟入场。”准备会议物资：线下会议：提前1小时布置会议室，根据参会人数摆放座椅（间距≥60cm），摆放矿泉水、会议资料、签到本、笔；调试设备（投影仪连接电脑、麦克风测试音量）。线上会议：提前测试腾讯会议/Zoom等平台功能，设置会议密码、等候室，提前1天将会议发送给参会人员。会前检查：会议开始前30分钟，行政人员再次检查会议室环境（温度24℃左右、光线充足）、设备运行情况，确认参会人员已收到通知，重要会议需提醒发起人准备发言稿、PPT等材料。参考模板：会议申请表会议主题时间地点参会人员议程所需物资发起人联系方式项目推进会2024-05-2514:00-16:003楼会议室A经理、主管、*助理1.进度汇报；2.问题讨论；3.计划制定投影仪、签到本、项目进度表*经理温馨提示：会议时长建议控制在2小时内，避免冗长；议程需提前发给参会人员，保证讨论有针对性；重要会议需安排专人记录（如行政助理*妹），提前准备《会议签到表》；线上会议需提前告知参会人员开启摄像头、静音，保持网络通畅。第二节会议记录与归档适用情境：各类正式会议的记录整理、决议事项跟踪、历史资料查询。操作流程：记录会议内容：会议记录人需在会议过程中实时记录以下信息：基本信息：会议名称、时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人；讨论要点：各议题的主要发言内容（如“*主管：项目A已完成80%，预计6月1日交付”）；决议事项：明确结论（如“同意项目A预算增加5万元，由财务部*姐负责审批”）；待办事项：具体任务、负责人、完成时间（如“*工：5月30日前完成供应商合同签订，逾期未完成需提交说明”）。整理会议纪要：会后1个工作日内，记录人将会议记录整理成《会议纪要》，格式包括：“*项目推进会会议纪要”；按议程顺序记录，突出决议和待办事项，使用简洁、客观的语言；附件：如PPT、项目进度表等。整理完成后，提交会议主持人（*经理）审核，确认无误后发送给参会人员。分发与存档：分发：通过企业/邮件将《会议纪要》发送给参会人员及相关部门，抄送上级领导；存档：电子版《会议纪要》至公司共享文档“会议记录-2024年-5月”文件夹，命名格式为“20240525_项目推进会_纪要”；纸质版打印1份，经主持人签字后，由行政部存入文件柜（保存期限≥3年）。跟踪待办事项：行政部每周汇总各部门待办事项，通过企业提醒负责人，月底形成《待办事项完成情况表》，提交管理层。参考模板：会议纪要会议名称：*项目推进会时间：2024-05-2514:00-16:00地点：3楼会议室A参会人员：经理、主管、*助理主持人：*经理记录人：*妹一、会议议程项目进度汇报（*主管）；问题讨论（全员）；下一步计划（*经理）。二、决议事项同意项目A预算增加5万元，由财务部*姐负责5月28日前完成审批；项目B延期至6月15日交付，由*主管负责协调客户，5月30日前发送延期说明函。三、待办事项任务描述负责人完成时间备注供应商合同签订*工2024-05-30需附报价单客户延期说明函发送*主管2024-05-30邮件抄送*经理温馨提示：会议纪要需客观准确，避免记录个人观点，重点突出“谁、做什么、何时完成”；待办事项需明确责任人和时间节点，避免模糊表述（如“尽快完成”）；归档文件需定期整理，保证电子版与纸质版一致，便于查阅。第三章文档资料管理第一节文件收发与登记适用情境：接收外部文件（如部门通知、客户函件、合同）、发送内部文件（如制度通知、流程文件、会议纪要）。操作流程：文件接收：外部文件送达时，前台人员妹核对收件人（“请问是发给行政部的吗？”），确认无误后签收，在《文件收发登记表》中记录：收发日期、文件名称（如“关于开展2024年度安全生产检查的通知”）、来源单位（如市人力资源和社会保障局）、收件人、签收人、文件份数（如“原件1份，复印件2份”）。电子文件（如邮件附件）需每日9:00、17:00各查看1次，后重命名（格式：“来源单位-文件名称-日期”），存入“电子文件-收文-2024年-5月”文件夹，并在《电子文件收发登记表》中记录。文件分发：收到文件后1个工作日内，行政人员根据文件内容确定分发范围（如“安全生产检查通知”需发给各部门负责人），通过企业发送给相关人员，并提醒：“*经理，附件为市人社局关于安全生产检查的通知，请组织部门员工学习落实，5月28日前提交自查报告。”重要文件（如合同、制度）需打印纸质版，经行政主管*姐签字后，加盖公司公章，通过快递或当面送达，快递单号需记录在《文件收发登记表》中。文件发送：内部文件发送前，需经部门负责人审批（如《员工考勤制度修订版》需经人力资源部*经理审核），确认内容无误后，加盖公章（如需），通过企业/邮件发送，抄送相关部门。外部文件发送（如给客户的通知函）需提前核对客户信息（名称、地址、联系方式），保证准确无误，快递单号告知对接人。归档保存：收文原件在行政部存档，电子版备份至公司服务器（保存期限≥5年）；发文电子版与纸质版一并存档，纸质版按“发文部门-年份-文号”顺序排列，标注“已归档”。参考模板：文件收发登记表日期文件名称来源/去向单位收发类型收件人/发件人签收人/快递单号份数备注2024-05-20关于开展2024年度安全生产检查的通知*市人力资源和社会保障局收文行政部*妹1原件2024-05-22员工考勤制度修订版各部门发文全体员工企业1电子版+纸质版温馨提示：涉密文件（如财务报表、未公开合同）需加密存储，设置访问权限，仅限相关人员查阅；文件收发需及时，避免因延误导致工作失误；定期检查文件存储状态，保证电子文件可正常打开，纸质文件无破损。第二节文档归档与借阅适用情境：日常文件整理、历史文件查询、审计资料准备、员工离职资料交接。操作流程：分类整理：每年12月，行政部组织文件归档工作，将文件按“年度-部门-类型”分类，如“2024年-行政部-制度文件”“2023年-财务部-合同文件”；同一类文件按“文号顺序”或“时间顺序”排列，电子文件命名格式为“年份-部门-文件名称-文号”（如“2024-行政部-员工考勤制度-行字001”）。装订与标签：纸质文件需去除金属夹，用文件夹装订，每份文件首页贴《文件标签》，内容包括：文件名称、归档日期、部门、保管期限（如“制度文件：5年”“合同文件：10年”）；电子文件创建快捷方式，存入“归档文件-2024年”文件夹，方便查阅。借阅申请：员工借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》，注明借阅人姓名、部门、文件名称、借阅原因、借阅日期、预计归还时间（最长不超过7天），经部门负责人审批后提交行政部；涉密文件借阅需经总经理*总签字，借阅时需在行政部现场查阅，不得带出办公室。归还与销毁：借阅文件需在约定时间内归还，行政人员检查文件是否完好（如无涂改、无缺失），更新《文件借阅登记表》；超过保管期限的文件（如2018年的制度文件），需填写《文件销毁申请表》，经行政主管姐和总经理总审批后，由2名以上人员共同销毁（纸质文件碎纸处理，电子文件彻底删除），并记录销毁日期、销毁人、监销人。参考模板：文件借阅申请表借阅人部门文件名称借阅原因借阅日期预计归还日期审批人备注*工项目部*项目合同（2023）项目进度核对2024-05-252024-05-30*经理不得复印温馨提示：归档文件需保持完整，不得随意拆散、涂改；借阅文件不得转借、复制，特殊情况需经行政部批准；销毁文件时需保证信息无法恢复，避免泄露公司机密。第四章办公用品管理第一节办公用品采购适用情境：库存不足、新增办公用品需求、特殊采购（如大型办公设备）。操作流程：需求统计：每月25日前，各部门通过企业提交《办公用品需求表》，注明物品名称（如A4纸、签字笔）、规格（如A4纸70g/500张）、单位（包/支）、需求数量（根据上月使用量合理预估）、用途（如行政部日常打印）。汇总审核：行政人员工汇总各部门需求，核对《办公用品库存台账》（如A4纸当前库存50包，需求30包，无需采购），编制《办公用品采购申请单》，提交行政主管姐审批。供应商选择：小额采购（金额≤1000元）：从“合格供应商名录”（如办公用品超市、电商平台）中选择2家以上比价，选择性价比最高的供应商；大额采购（金额＞1000元）：需签订采购合同，明确物品名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准及违约责任，合同需经法务部审核（如需）。采购执行：确定供应商后，行政人员下达采购订单，跟踪发货进度（如“*超市：A4纸30包，预计5月28日到货”）；到货后，与供应商共同验收（核对数量、规格、质量），填写《办公用品验收单》，双方签字确认；货款支付：小额采购通过企业转账，大额采购需提交发票（如需）、验收单至财务部，按流程报销。参考模板：办公用品需求表部门物品名称规格单位需求数量用途备注行政部A4纸70g/500张包30日常打印白色项目部签字笔0.5mm黑色支20合同签署中性笔温馨提示：采购需遵循“按需申领、避免浪费”原则，禁止超量采购；供应商选择需综合考虑价格、质量、交货时间，优先选择长期合作、信誉良好的供应商；验收时需仔细核对，避免接收破损、过期物品。第二节办公用品领用与盘点适用情境：日常办公用品领用、月度库存盘点、季度清查。操作流程：领用登记：员工领用办公用品时，需到行政部填写《办公用品领用表》，注明领用日期