银行集中采购流程标准操作细则

银行集中采购流程标准操作细则一、总则为规范银行集中采购行为，提升采购管理精细化水平，保障采购活动合法合规、高效透明，结合银行业监管要求与本行实际运营需要，制定本操作细则。本细则适用于本行及所属分支机构的集中采购活动（特殊规定的项目除外）。采购活动应遵循公开、公平、公正、竞争、效益、合规原则，兼顾质量与成本，防范廉政风险与运营风险。总行设立采购管理委员会（以下简称“管委会”），统筹采购战略规划与重大事项决策；下设采购管理部门，负责采购流程执行、供应商管理、合同管理等日常工作。分支机构设采购管理岗，接受总行采购管理部门指导，落实属地采购事项。二、采购需求与计划管理（一）需求申报1.需求发起：需求部门结合业务发展、运营维护等需要，依据年度预算，填写《采购需求申报表》，明确采购标的、技术规格、数量、预算、交付时间、使用场景等核心要素，确保需求描述清晰、合规、必要，避免超标准或冗余采购。2.需求审核：需求部门提交申报表后，由归口管理部门（如科技部门审核科技类需求、行政部门审核办公设施需求等）进行专业性初审，重点核查需求的合理性、技术参数的规范性；初审通过后，提交采购管理部门复核，复核内容包括预算匹配度、采购方式适配性（如是否符合集中采购目录要求），必要时组织专家论证。（二）采购计划编制1.计划汇总：采购管理部门结合各部门审核通过的需求，按采购类别（货物类、服务类、工程类）、采购金额、采购方式分类汇总，形成年度/季度采购计划草案。2.计划审批：采购计划草案经财务部门（预算合规性）、法务部门（合规性）会签后，报管委会审议；审议通过的计划以正式文件下发，作为采购实施的依据。确因业务紧急需调整计划的，需履行补报审批程序。三、采购实施流程（一）采购方式选择与适用情形1.公开招标：适用于采购金额达到招标限额（结合监管要求与业务规模设定）、通用性强、市场竞争充分的项目（如办公设备批量采购、系统软件授权等）。操作流程包括：发布招标公告（指定媒介或本行官网）、潜在供应商资格预审（必要时）、发售招标文件、组织答疑、接收投标文件、开标评标（组建评标委员会，含技术、经济、法务专家及行内代表）、公示中标结果。2.邀请招标：符合下列情形之一可采用：（1）具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购；（2）公开招标成本过高且占项目预算比例较大。操作步骤：向3家以上具备资质的供应商发出投标邀请书，后续流程同公开招标。3.竞争性谈判：适用于招标后无合格供应商、技术复杂或性质特殊无法确定详细规格、紧急采购且不能提前拟定招标文件的项目。流程：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请3家以上供应商谈判，明确谈判程序、评审标准，谈判后要求供应商最终报价，根据“符合需求、质量和服务相等且报价最低”的原则确定成交供应商。4.单一来源采购：仅限以下情形：（1）只能从唯一供应商处采购（如专利产品、特定配套服务）；（2）发生不可预见的紧急情况，无法从其他供应商处采购；（3）必须保证原有采购项目一致性或服务配套，需继续从原供应商处添购，且添购金额不超过原合同金额的10%。操作要求：提供单一来源论证报告（含供应商唯一性说明、采购必要性），经管委会审批后实施，必要时公示。5.询价采购：适用于规格标准统一、现货充足、价格波动小的货物采购（如办公用品、低值易耗品）。流程：向3家以上供应商发出询价通知书，要求一次性报出不得更改的价格，根据“符合需求、质量和服务相等且报价最低”的原则确定成交供应商。（二）供应商管理1.准入管理：采购管理部门建立供应商信息库，通过公开征集、推荐、自主申报等方式吸纳供应商，对其资质（营业执照、资质证书、信用记录等）进行审核，必要时实地考察，纳入库内的供应商需定期更新信息。2.动态管理：定期对供应商履约情况（产品质量、服务响应、交货周期等）进行评价，评价结果作为后续采购选择供应商的依据；对存在围标串标、提供虚假材料、严重违约等行为的供应商，列入黑名单，禁止一定期限内参与本行采购活动。四、合同管理与履约验收（一）合同起草与签署1.合同文本：依据采购文件、谈判结果或询价报价，由采购管理部门牵头起草合同，明确标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决等条款；法务部门审核法律合规性，财务部门审核付款条款与预算匹配性，需求部门审核技术条款与需求一致性。2.合同签署：审核通过的合同，按本行授权管理规定，由具备签署权限的人员签署；合同签订后，采购管理部门、需求部门、财务部门各留存一份，档案管理部门归档。（二）履约管理1.履约跟踪：需求部门作为履约第一责任人，跟踪供应商履约进度，定期向采购管理部门反馈履约情况；如遇供应商违约（如延迟交货、质量不达标），及时启动沟通协商或违约处理程序。2.变更与解除：因客观原因需变更合同条款（如标的数量调整、交付时间变更），需经需求部门、采购管理部门、法务部门、财务部门会签同意，签订补充协议；确需解除合同的，需出具解除理由说明，按原审批流程审批后执行，同时追究供应商违约责任（如适用）。（三）验收管理1.验收组织：成立验收小组，成员包括需求部门、技术专家（必要时）、采购管理部门代表，规模较大或复杂项目可邀请第三方机构参与。2.验收流程：供应商完成履约后，向需求部门提交验收申请及相关资料（如产品合格证明、服务报告等）；验收小组依据合同约定、技术规范进行验收，填写《验收报告》，明确验收结论（合格/不合格）；不合格的，要求供应商限期整改，整改后重新验收，仍不合格的，按合同约定追究责任（如换货、退款、索赔）。五、付款结算与档案管理（一）付款结算1.付款依据：需求部门凭验收合格的《验收报告》、供应商开具的合法有效发票、合同及补充协议（如适用），填写付款申请单，经部门负责人、采购管理部门、财务部门审核后，按合同约定的付款方式（如货到付款、分期付款、质保金留存等）支付款项。2.质保金管理：如需留存质保金，在合同中明确留存比例（一般不超过合同金额的5%-10%）、质保期限及支付条件；质保期满且无质量问题的，由需求部门出具质保金支付意见，按付款流程支付。（二）档案管理1.档案内容：采购全过程资料需归档，包括《采购需求申报表》、采购计划、招标文件、投标文件（或谈判记录、询价单）、评标报告、合同及补充协议、验收报告、付款凭证、供应商资料等。2.管理要求：档案管理部门按项目建立档案，实行电子化与纸质化双轨管理，确保资料完整、可追溯；档案保存期限不少于十年，涉及国家秘密、商业秘密的按相关规定管理。六、监督与违规处理（一）监督机制1.内部监督：内部审计部门定期对采购活动进行审计，重点核查流程合规性、资金使用效益、供应商管理等；纪检监察部门对采购人员廉洁从业情况进行监督，受理举报投诉。2.外部监督：接受银行业监管机构、财政部门等外部监督，按要求报送采购信息，配合监督检查。（二）违规处理1.违规情形：包括但不限于：（1）未经审批擅自采购、变更采购方式或合同条款；（2）与供应商串通围标串标、接受商业贿赂；（3）需求申报弄虚作假、验收流于形式；（4）档案管理混乱、资料缺失。2.处理措施：对责任人员视情节轻重给予批评教育、绩效扣减、岗位调整、党纪政纪处分；对违规供应商列入黑名单，追究法律责任；涉嫌犯罪