企业董事会会议记录范本

企业董事会会议记录范本董事会会议记录是企业治理合规性的核心文件，既承载决策过程的法律追溯效力，也为战略落地提供行动指引。一份规范详实的记录需兼顾程序性严谨与内容实用性，本文结合《公司法》及企业治理实践，提供可直接参照的范本框架，并拆解关键撰写要点。一、会议基本信息：合规性与完整性的基础会议记录首段需清晰呈现核心要素，形成“会议档案”的第一识别维度：（一）会议标识信息会议名称：XX（企业全称）第X届董事会第X次会议（届数、次数需与公司章程的会议序列一致）会议时间：2024年X月X日上午/下午X:XX—X:XX（精确到时段，便于追溯决策时间线）会议地点：企业XX会议室（或“线上视频会议（XX平台）”）（二）出席与列席人员出席董事：姓名（职务）、姓名（职务）……（需与公司章程董事名单核对，注明“关联董事XX因XX事项回避”）列席人员：总经理、财务总监等高管（注明职务），监事会代表（如章程要求），法律顾问/会计师（如需专业支持）缺席情况：董事XX因XX（如出差、健康原因）请假，委托董事XX代为表决（附书面授权委托书编号）示例：>会议名称：XX科技股份有限公司第三届董事会第五次会议>会议时间：2024年3月15日下午14:30—16:00>会议地点：公司总部20层第一会议室>出席董事：张三（董事长）、李四（副董事长）、王五（独立董事）、赵六（董事）>列席人员：钱七（总经理）、孙八（财务总监）、周九（监事会主席）>缺席情况：董事吴十因赴海外商务谈判请假，委托董事李四代为行使表决权（授权书编号：2024-DS-003）二、会议议程与进程：逻辑清晰的决策脉络议程需体现“问题-讨论-决策”闭环，记录时需区分“已审议事项”与“临时动议”：（一）议程安排1.审议《2023年度总经理工作报告》2.审议《2023年度财务决算报告》及《2024年度财务预算方案》3.审议公司重大投资项目（XX产业园建设）可行性报告4.临时动议：审议独立董事提名人选调整事宜（二）进程记录逐项记录议程推进情况，包括“主持人宣布审议开始”“报告人陈述要点”“董事提问与讨论焦点”“表决方式与结果”。对“临时动议”需注明提出人、动议理由（如“因监管政策变化，需调整独立董事构成以满足新规要求”），并说明是否符合《公司章程》关于临时动议的规定。示例：>议程1审议：董事长张三宣布审议开始，总经理钱七以PPT形式汇报2023年经营指标（营收同比增长15%，净利润增长8%），并阐述2024年“数字化转型+海外拓展”双战略。董事王五提问“海外市场拓展的风险对冲措施”，总经理回应“已与XX保险机构签订汇率避险协议，在东南亚市场采用‘本土供应链+跨境电商’模式”。经全体董事（含委托表决）举手表决，一致通过该报告。三、议题讨论与决策：细节决定效力这部分是记录的核心，需平衡“简洁性”与“可追溯性”，重点记录关键分歧、专业意见、决策依据：（一）财务类议题（以“预算审议”为例）财务总监汇报核心数据（如“2024年研发投入预算占营收比提升至12%”）董事质疑点（如“销售费用增长20%的合理性”）决策结论（如“同意预算方案，但要求销售部门提交分渠道费用效益分析，下次会议审议”）（二）战略类议题（以“投资项目”为例）项目负责人汇报核心指标（投资总额、预计IRR、回报周期）独立董事专业意见（如“建议补充环境影响评估报告，符合ESG披露要求”）表决结果（如“7票同意，0票反对，1票弃权（董事赵六认为需再论证市场容量）”）（三）人事类议题（以“高管任免”为例）提名理由（如“因原CFO退休，提名XX（具有10年跨国企业财务管控经验）为新任CFO”）董事讨论（如“董事李四询问候选人的合规管理经历”，提名方回应“曾主导XX公司IPO合规审计”）表决方式（如“无记名投票，全票通过”）示例（战略类议题）：>议程3审议：投资部总监汇报XX产业园项目，总投资5亿元，预计内部收益率18%，回报周期5年。董事赵六提出“当前国内同类产业园空置率达15%，需验证目标客户签约意向”。法律顾问补充“项目用地已取得国有建设用地使用权证，不存在产权纠纷”。经投票，董事张三、李四、王五、吴十（委托李四）支持，赵六弃权，决议通过项目立项，要求投资部30日内完成10家目标企业的意向签约调研。四、会议决议与行动安排：把决策转化为行动决议需明确、可量化、有责任人，避免模糊表述：（一）决议分类1.审批类：如“同意《2024年度财务预算方案》，预算总额XX万元”2.授权类：如“授权董事长张三代表公司签署XX战略合作协议”3.行动类：如“责成总经理钱七牵头，于4月30日前完成XX制度修订”（二）行动项记录每项决议对应“责任人、完成时间、交付成果”三要素，形成“决策-执行”的衔接。对需“下次会议审议”的事项，需注明“汇报人、汇报时间节点”。示例：>1.决议：同意XX产业园建设项目立项，总投资5亿元（其中自有资金3亿元，银行贷款2亿元）。>行动安排：>-责任人：投资部总监周九>-完成时间：2024年4月10日前>-交付成果：提交10家目标企业意向签约书，报董事会审计委员会预审。>2.决议：调整独立董事提名人选，提名XX大学XX教授为独立董事候选人。>行动安排：>-责任人：董事会秘书郑十>-完成时间：2024年3月20日前>-交付成果：提交候选人简历、无关联关系声明，报监管机构备案。五、会议记录的收尾与归档：合规闭环的最后一环（一）记录确认会议结束后，由主持人、记录人签字确认，注明“本记录经与会董事审阅，与会议实际情况一致”。对因故未参会的董事，需通过书面或电子方式确认记录内容（附确认回执）。（二）分发与归档分发范围：全体董事、监事会、高管团队（按需），外部审计机构（如年度审计）。归档要求：纸质版与电子版同步存档，保存期限不低于10年（参照《企业档案管理办法》），电子版需加密存储，设置访问权限。示例：>记录确认：本记录经董事长张三、记录人郑十签字确认，董事吴十于2024年3月16日通过邮件回复“记录内容属实”。>分发：2024年3月17日，通过企业OA系统向全体董事、监事会成员、总经理办公会成员分发PDF版记录。>归档：纸质版存放于董事会秘书办公室档案柜（编号：2024-DH-005），电子版加密存储于企业云盘“董事会文件”目录，访问权限仅限董事、董秘、审计人员。六、撰写禁忌与优化建议（一）需规避的错误1.模糊表述：如“讨论了公司发展问题”（应具体化“讨论了海外市场拓展的组织架构调整”）2.遗漏决策依据：如仅记录“通过预算”，未说明“基于2023年利润增长8%的实际”3.混淆列席与表决：列席人员无表决权，记录中需明确“列席人员XX无表决权”（二）优化技巧1.使用“谁+做什么+何时+成果”结构：如“董事王五要求财务部门（谁）于4月15日（何时）提交分区域成本分析（成果）”2.保留专业术语但需通俗化：如将“IRR”补充说明为“内部收益率（衡量投资收益的核心指标）”3.用附件支撑细节：如“详见