行政管理模板库

通用行政管理模板库一、会议组织与记录管理模板适用工作情境适用于部门例会、项目启动会、跨部门协调会、专题研讨会等各类行政会议的全流程管理，旨在规范会议筹备、召开及后续跟进，提升会议效率与决策落地效果。标准化操作流程（一）会前筹备明确会议基本信息：由会议发起人（如部门负责人或项目经办人）确定会议主题、目标、时间（精确到分钟）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员（主会人、记录人、列席人员）。编制会议材料：提前1-2个工作日整理会议议程、议题背景资料、需讨论的方案草案等，通过内部通讯工具发送至参会人员，要求提前审阅。发送会议通知：通过OA系统或邮件发送正式通知，包含会议主题、时间、地点、议程、参会人员及会议材料附件，注明“请准时参会，如需请假请提前1个工作日向部门负责人*申请”。会前准备确认：会议前一天，由行政助理*确认会议室设备（投影仪、麦克风、白板等）可用性，线上会议需测试网络稳定性并提前发送至参会人。（二）会中组织签到与材料分发：参会人员入场后，在《会议签到表》上签字（线上会议可开启签到功能）；如有纸质材料，由行政助理*统一分发。会议主持与引导：主会人*按议程主持会议，控制各环节时间（如总时长不超过90分钟，每个议题讨论不超过20分钟），避免偏离主题。实时记录关键信息：记录人*详细记录会议讨论要点、不同意见、最终决议及行动项（明确行动内容、负责人、完成时限），可使用录音辅助（需提前告知参会人员）。（三）会后跟进整理会议纪要：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》，内容包括会议基本信息、各议题讨论摘要、决议事项、行动项（负责人、完成时间），经主会人审核无误后发送至参会人员及相关部门。行动项跟踪：由行政助理建立《行动项跟踪表》，每周更新行动项完成进度，对逾期未完成的及时提醒负责人，并在下次会议中通报进展。资料归档：会议通知、签到表、会议纪要、行动项跟踪表等材料整理成册，按“年份-月份-会议类型”编号存档（电子档存共享文件夹，纸质档存行政档案室），保存期限不少于2年。模板表格示例表1：会议通知表会议主题部门月度工作进度协调会会议时间2023年10月25日14:00-15:30会议地点3楼301会议室参会人员部门负责人、各项目负责人、行政助理*会议议程1.上月工作总结汇报（各项目负责人，15分钟）；2.本月工作计划讨论（全员，30分钟）；3.资源协调问题沟通（部门负责人，20分钟）会议材料《9月项目进度报告》《10月工作计划草案》联系人及联系方式行政助理*（内线：8011）表2：会议签到表序号部门姓名职位签到时间备注（迟到/请假）1市场部*负责人13:55-2研发部*项目经理14:02迟到2分钟3行政部*助理13:50-表3：会议纪要（节选）会议基本信息时间：2023年10月25日14:00-15:30地点：3楼301会议室主持人：部门负责人*记录人：行政助理*参会人员：市场部、研发部、行政部*决议事项通过《9月项目进度报告》，研发部*负责的A项目需在10月30日前完成测试阶段。10月工作计划中，市场部新增线上推广活动，预算控制在2万元内，由财务部在3个工作日内完成审批。行动项行动内容负责人完成时间状态A项目测试阶段收尾研发部*10月30日进行中线上推广活动预算报批市场部*10月28日待提交执行要点提示会议通知需明确“准时参会”要求，避免无故缺席或迟到；若需变更时间，至少提前半天通知全体参会人。会议纪要需突出“决议”和“行动项”，避免记录冗余的讨论细节，保证相关人员清晰自身职责。行动项跟踪需责任到人，对多次逾期未完成的情况，可由部门负责人*进行沟通提醒，保证工作闭环。二、办公用品申领与领用管理模板适用工作情境适用于企业内部员工日常办公所需文具、耗材、设备配件等物品的申领、领用及库存管理，旨在规范物资流转，避免浪费或短缺，保障办公需求。标准化操作流程（一）申领流程提交申领申请：员工根据工作需要，登录OA系统填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量、申领理由（如“新入职员工配置”“现有耗材不足”），经部门负责人审批后提交至行政部。库存与预算核对：行政部*在1个工作日内核对申领物品库存量（若库存充足，直接进入领用环节；若库存不足，需查看采购预算，确认是否需紧急采购）。审批结果反馈：审批通过后，行政部*通过OA系统通知员工领用；若需补充采购，告知员工预计领用时间（一般不超过3个工作日）。（二）领用流程现场领用登记：员工携带工卡至行政部*办公区，在《办公用品领用登记表》上签字确认，领取物品时需核对名称、规格、数量是否与申领一致。特殊物品管理：对于打印机墨盒、硒鼓等高价值或易耗物品，需在《高值物品领用台账》中登记设备编号、领用日期、预计使用周期，后续报废时需以旧换新。（三）库存盘点定期盘点：行政部*每月末对办公用品库存进行全面盘点，核对实物数量与《库存台账》是否一致，编制《月度库存盘点表》，对盘盈、盘亏情况说明原因（如自然损耗、申领漏登等）。库存预警：对常用物品（如A4纸、签字笔）设置安全库存量（如A4纸储备量低于5箱时触发预警），行政部*需在2个工作日内启动采购流程，保证库存充足。模板表格示例表4：办公用品申领表申领日期部门申请人物品名称规格型号申领数量单位申领理由审批人审批状态2023-10-24市场部*A4纸70g5箱部门日常打印需求部门负责人*已通过2023-10-24研发部*签字笔0.5mm10支项目会议记录用部门负责人*已通过表5：办公用品领用登记表领用日期领用人部门物品名称规格型号领用数量单位库存余量领取人签字发放人签字2023-10-25*市场部A4纸70g5箱12*行政助理*2023-10-25*研发部签字笔0.5mm10支45*行政助理*表6：月度库存盘点表（节选）物品名称规格型号月初库存数量本月入库数量本月出库数量月末库存数量盘点数量差异数量差异原因A4纸70g155812120-签字笔0.5mm500104038-2领用漏登记1次执行要点提示申领需按“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止为个人或非工作用途申领物品（如私人笔记本、装饰品等）。高值物品（如U盘、移动硬盘）申领需注明使用用途，离职时需办理归还手续，保证资产不流失。库存盘点需做到“账实相符”，对差异情况及时分析整改，避免因管理疏漏导致物资短缺或积压。三、员工考勤与休假管理模板适用工作情境适用于企业员工日常考勤记录、请假/休假申请、加班审批等管理，旨在规范工作时间管理，保障员工合法权益，保证工作有序开展。标准化操作流程（一）日常考勤考勤方式：采用“人脸识别打卡+线上定位”双模式，员工每日上下班各打卡1次（早8:30前、晚17:30后），迟到、早退、旷工情况由系统自动记录。异常考勤处理：员工因公外出（如客户拜访、现场支持）无法打卡时，需提前1天在OA系统提交《外出申请单》，注明外出时间、地点、事由，经部门负责人审批后，考勤状态记为“公出”；因突发情况（如交通拥堵、身体不适）无法打卡的，需在2个工作日内补交《异常考勤说明》，附相关证明（如医院病历、交通延误截图），经行政部审核后生效。（二）请假/休假申请提交申请：员工需提前3个工作日（紧急病假可当天补申请）在OA系统填写《请假申请单》，选择请假类型（事假、病假、年假、婚假、产假等），注明请假时间、事由、工作交接人，相关证明材料（如病假需提供医院病历）。审批流程：事假：1天内由部门负责人审批，1-3天需分管领导审批，3天以上需总经理*审批；病假：3天内由部门负责人审批，3天以上需提供县级以上医院证明并报行政部备案；年假/婚假/产假等法定假期：按国家相关规定执行，需经部门负责人及行政部双重审批。工作交接：请假员工需在请假前将手头工作交接给指定同事，填写《工作交接清单》，保证工作连续性。（三）加班管理加班申请：员工因工作需要在非工作时间加班（如周末、节假日），需提前1天提交《加班申请单》，注明加班时间、工作内容、预计完成量，经部门负责人*审批后方可生效；临时加班需在加班后1个工作日内补申请。加班核算：行政部*每月汇总员工加班记录，按“加班1小时折算调休1.5小时或加班费（按当地最低工资标准1.5倍计算）”进行核算，调休需在3个月内使用完毕。模板表格示例表7：异常考勤说明表员工姓名部门考勤日期异常类型（迟到/早退/未打卡）异常原因证明材料申请人提交日期审核人审核结果*市场部2023-10-23迟到15分钟交通导致交通罚单截图*2023-10-24行政部*通过*研发部2023-10-24未打卡外出客户拜访《外出申请单》*2023-10-23部门负责人*通过表8：请假申请单（节选）申请人部门请假类型请假时间开始时间结束时间请假天数事由工作交接人审批人审批状态*市场部事假2023-10-2608:302023-10-261处理个人事务*（同部门同事）部门负责人*已通过*研发部病假2023-10-2708:302023-10-271发烧38.5℃*（项目负责人）部门负责人*已通过表9：加班申请单（节选）申请人部门加班日期加班开始时间加班结束时间加班时长（小时）工作内容审批人审批状态*研发部2023-10-2809:0012:003项目代码紧急修复部门负责人*已通过*市场部2023-10-2914:0018:004活动方案终版整理分管领导*已通过执行要点提示考勤记录需真实准确，禁止代打卡行为，一经发觉将按公司相关规定处理（如取消当月全勤奖）。请假需提前申请，紧急情况除外，病假超过3天需提供正规医疗证明，避免虚假请假。加班需以完成工作目标为导向，禁止“无效加班”（如长时间在岗但未处理实际工作），保证工作效率。四、固定资产登记与维护管理模板适用工作情境适用于企业办公设备（电脑、打印机、投影仪）、家具（办公桌、文件柜）、电子设备（手机、平板）等固定资产的采购登记、领用、维护、报废管理，旨在规范资产全生命周期管理，防止资产流失。标准化操作流程（一）资产入库登记采购验收：资产采购到货后，由行政部、采购部、使用部门*共同验收，核对资产名称、规格、数量、型号、采购金额与采购订单是否一致，检查外观及功能是否正常。信息登记：验收合格后，行政部*在《固定资产登记表》中录入资产信息（资产编号、名称、规格型号、采购日期、供应商、采购金额、使用部门、责任人、存放地点），并为资产粘贴“资产标签”（标签包含资产编号、名称）。建账与建档：将资产信息录入固定资产管理系统（如ERP系统），建立电子台账，同时将采购合同、验收单、保修卡等资料扫描存档，保证“一物一档”。（二）领用与归还领用申请：员工因工作需要领用资产时，需填写《固定资产领用申请表》，注明资产名称、领用用途、领用人，经部门负责人审批后交行政部办理领用手续。领用登记：行政部*根据审批后的领用申请，在《固定资产领用/归还记录表》中登记领用日期、领用人、资产编号，并签字确认；领用人需核对资产信息无误后签字领取。归还流程：员工离职、岗位调动或资产不再使用时，需将资产交还行政部，由行政部检查资产完好情况（如有损坏，需填写《资产损坏情况说明》），确认无误后在《领用/归还记录表》中登记归还日期，更新系统中的“责任人”和“使用状态”。（三）维护与保养定期检查：行政部*每季度对固定资产进行全面检查，重点检查电子设备（电脑、打印机）的运行状况、家具的稳定性，填写《固定资产季度检查表》，对发觉的问题（如电脑卡顿、打印机缺纸）及时安排维修。维修管理：资产出现故障时，使用人需及时向行政部报修，行政部根据故障类型选择维修方式（自行维修或联系供应商维修），维修后在《资产维修记录表》中登记维修时间、维修内容、维修费用、维修结果。保养计划：对高价值或易损耗资产（如空调、投影仪），制定年度保养计划，每半年进行一次专业保养（如清洁滤网、检查线路），延长资产使用寿命。（四）报废处置报废申请：资产因达到使用年限（如电脑使用满5年）、损坏无法修复或技术淘汰需报废时，由使用部门*填写《固定资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因、报废日期，附资产现状照片。审批与评估：行政部对报废申请进行审核，组织专业人员（如IT工程师、行政主管）对资产残值进行评估，经部门负责人、分管领导、总经理审批后，方可报废。处置与核销：报废资产由行政部统一处置（如交由回收公司处理、拆解零件再利用），处置收入上交财务部；在固定资产管理系统中核销资产信息，更新台账，保证账实相符。模板表格示例表10：固定资产登记表（节选）资产编号资产名称规格型号采购日期供应商采购金额（元）使用部门责任人存放地点资产状态（在用/闲置/报废）BG-2023-001联想台式电脑ThinkCentreM7002023-01-15联想授权经销商4500市场部*3楼301办公室在用BG-2023-002HP打印机LaserJetP11082023-02-20HP官方商城1200行政部*2楼前台在用表11：固定资产领用/归还记录表（节选）资产编号资产名称领用日期领用人归还日期归还人使用部门责任人变更状态（在用/归还）BG-2023-001联想台式电脑2023-01-16*--市场部-在用BG-2023-003办公桌2023-03-10*2023-10-20*研发部*（新入职员工）归还表12：资产维修记录表（节选）资产编号资产名称报修日期报修人故障描述维修日期维修方式维修费用（元）维修结果维修人BG-2023-002HP打印机2023-10-23*无法打印2023-10-24联系供应商上门维修200正常使用维修工程师*BG-2023-001联想台式电脑