企业文件存档管理制度文件分类及保管指南

企业文件存档管理制度文件分类及保管指南一、适用范围与应用场景本指南适用于企业内部各类文件（含纸质文件、电子文件）的分类、归档、保管、借阅及销毁管理，覆盖行政、人事、财务、业务、法务等全部门场景。具体应用场景包括：日常文件处理后的系统性归档、年度档案整理移交、审计/检查时的档案调取、超保管期限档案的合规处置等，旨在保证文件管理标准化、流程化，保障信息安全与利用效率。二、文件分类与保管全流程操作步骤（一）文件收集与整理收集范围：凡企业在经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，均需纳入收集范围，包括但不限于：行政类：通知、会议纪要、规章制度、合同协议（非业务类）；人事类：员工入职/离职材料、劳动合同、绩效考核记录、培训档案；财务类：凭证、账簿、报表、预算文件、审计报告；业务类：项目立项文件、客户资料、销售合同、产品技术文档；法务类：诉讼材料、法律函件、合规审查文件、知识产权证明；其他：资质证书、重要往来函件、企业沿革资料等。整理要求：纸质文件：去除订书针、夹子等金属物，破损文件需修补，折叠为统一规格（A4或A3），按“件”或“卷”整理，每份文件标注形成日期、经办人；电子文件：命名规范为“部门-文件类型-年份-流水号”（如“行政部-制度-2023-001”），格式优先采用PDF、DOC、XLS等通用格式，重要电子文件需刻录光盘或备份至加密服务器。（二）文件分类与编号分类标准：采用“一级分类+二级分类+三级分类”层级体系，保证分类逻辑清晰、无交叉：一级分类：按部门属性划分（如行政部、人力资源部、财务部、业务部、法务部）；二级分类：按文件性质划分（如行政部下设“综合管理”“会议管理”“印章管理”等）；三级分类：按文件类型或时间划分（如“会议管理”下分“年度会议”“月度会议”，或按“2023年度”“2024年度”）。编号规则：采用“部门代码-二级分类代码-年份-流水号”格式，示例：部门代码：行政部（XZ）、人力资源部（RL）、财务部（CW）、业务部（YW）、法务部（FW）；二级分类代码：综合管理（ZH）、会议管理（HY）、薪酬管理（XC）、销售合同（XS）；完整编号示例：XZ-ZH-2023-001（行政部-综合管理-2023年-第1号文件）。（三）文件登记与归档登记造册：使用《文件归档登记台账》（详见模板1）详细记录文件信息，包括文件名称、编号、分类、形成日期、页数、份数、经办人、归档日期、存放位置等信息，保证“一档一账、账实相符”。归档时限：纸质文件：应在文件办理完毕后的次月底前完成归档；电子文件：应在形成后3个工作日内至指定档案管理系统，并同步登记台账。归档交接：由经办人将整理好的文件与台账一并移交至档案管理员，双方核对无误后在台账上签字确认，留存交接记录。（四）文件保管与维护保管场所：纸质文件：存放于专用档案柜，库房需配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子文件：存储于企业内部加密服务器，定期（每季度）进行备份，重要数据需异地备份（如分公司服务器）。保管期限：根据文件价值及法规要求划分，参考标准：永久保存：企业章程、股东会决议、年度审计报告、重要产权证明；长期保存（10-30年）：财务凭证、劳动合同、重大合同协议、项目验收文件；短期保存（3-10年）：日常通知、会议纪要、一般往来函件。定期检查：档案管理员每半年对纸质文件进行一次清点，检查是否有霉变、虫蛀、损坏；每半年对电子文件进行一次备份有效性验证，保证数据可读。（五）文件借阅与使用借阅权限：普通文件：员工经部门负责人审批后，可借阅本部门相关文件；涉密文件（如财务数据、法诉材料）：需经分管领导审批，仅限指定人员在指定场所查阅，禁止复制；外部单位借阅：需提供单位介绍信及有效证件号码件，经总经理批准后，由档案管理员全程陪同查阅。借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板3），注明文件名称、编号、借阅事由、借阅期限；审批人签署意见后，档案管理员核对文件信息，办理借阅登记；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需续借的，需重新申请。归还要求：借阅人应在规定期限内归还文件，档案管理员检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后在台账上标记“已归还”。（六）文件鉴定与销毁鉴定流程：档案管理员于每年年底对到期文件进行梳理，编制《到期文件鉴定清单》（含文件名称、编号、保管期限、鉴定意见）；由档案管理部、法务部、相关业务部门组成鉴定小组，对文件价值进行评估，确认是否销毁。销毁审批：鉴定小组提出销毁意见，报分管领导审批，审批通过后由档案管理员组织实施销毁。销毁执行：纸质文件：采用碎纸机销毁，保证无法识别，销毁时需有2人以上在场，并填写《文件销毁记录表》（详见模板4），签字确认；电子文件：使用专业数据销毁工具彻底删除，或进行低级格式化，避免数据恢复。三、常用管理模板与表格模板1：文件归档登记台账序号文件名称文件编号一级分类二级分类形成日期页数经办人归档日期存放位置（柜号-层号）备注12023年度工作总结XZ-ZH-2023-001行政部综合管理2023-12-2515*2024-01-10A01-022员工劳动合同模板RL-XC-2023-015人力资源部薪酬管理2023-11-038*2023-12-05B03-01模板2：文件分类目录表（示例：行政部）一级分类二级分类三级分类文件编号示例保管期限行政部综合管理规章制度XZ-ZH-2023-002长期行政部会议管理年度总结会议XZ-HY-2023-00510年行政部印章管理印章使用登记XZ-YZ-2023-00310年模板3：文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期*业务部2024-03-01文件信息文件名称文件编号借阅事由———————-———-———-项目合同YW-XS-2023-008审核合作条款3个工作日审批意见部门负责人签字：_____________日期：______分管领导签字：_____________日期：______归还记录归还日期：_____________经手人：_____________检查情况：□完好□有破损（说明：_____________）模板4：文件销毁审批表文件名称文件编号保管期限形成日期销毁原因2022年通知文件XZ-TZ-2022-0103年2022-06-15保管期限已到期鉴定意见经鉴定，该文件无继续保存价值，建议销毁。鉴定小组签字：_____________日期：______审批意见分管领导签字：_____________日期：______总经理签字：_____________日期：______销毁执行销毁方式：□碎纸机□数据销毁□其他______执行人：_____________见证人：_____________日期：______四、关键注意事项与管理要求责任到人：各部门负责人为本部门文件管理的第一责任人，需督促员工及时整理、移交文件；档案管理员负责档案的日常管理、维护及监督检查。信息安全：涉密文件需单独存放，借阅严格执行审批流程，电子文件禁止通过非加密渠道传输（如个人邮箱、等）。合规性：文件分类、保管期限、销毁流程需