财务报销申请流程标准化手册

财务报销申请流程标准化手册一、适用范围与报销类型本手册适用于公司全体员工因履行工作职责产生的各项费用报销，涵盖以下常见场景：日常办公支出：包括办公用品采购、通讯费、快递运输费、办公设备日常维护等；差旅相关费用：员工因公出差的交通费（市内/城际）、住宿费、伙食补贴等；业务专项支出：如会议组织费、外部培训费、客户接待费（需符合业务接待标准）、市场调研费等；其他合规费用：经公司批准的项目专项支出、应急性办公支出等。二、标准化操作流程（一）第一步：提交报销申请填写申请单：登录公司OA系统“财务报销”模块，选择对应费用类型（如“差旅费”“办公费”），填写《报销申请单》，需准确填写以下信息：申请人姓名（*小张）、所属部门（如市场部）、申请日期；费用发生时间、具体事项（如“2023年10月北京出差”“部门打印机维修”）、费用类别；费用金额（需分项填写，如“交通费500元，住宿费800元”）、关联项目编号（如涉及项目）；费用用途说明（简述业务背景，如“参与项目洽谈，需承担客户接待费用”）。准备附件材料：根据费用类型准备对应证明材料，保证材料真实、完整、清晰：日常办公支出：需附采购清单、供应商收据（需加盖公章）、验收单（由部门指定人员签字确认）；差旅费用：需附出差审批单（提前通过OA流程审批）、交通凭证（如机票行程单、火车票、打车票，需注明起止地点和时间）、住宿费发票（需注明入住日期及天数）、伙食补贴说明（无需单独凭证，按公司标准填写补贴明细）；业务专项支出：需附会议通知、培训邀请函、客户接待名单（含人数及职务）、费用结算单（如第三方服务商提供的明细单）。（二）第二步：部门负责人审核提交审批：申请人填写完申请单并附件后，提交至部门负责人（*经理）处进行审核。审核要点：费用是否与部门工作计划相关，是否符合业务必要性；费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、业务接待人均标准）；附件材料是否齐全、签字是否规范（如验收单需有部门指定人员签字）。审核结果：部门负责人需在1个工作日内完成审核，通过则流转至财务部门；不通过则注明退回原因（如“附件缺失，需补充验收单”），退回申请人修改。（三）第三步：财务部门复核接收申请：财务部门（*会计）收到报销申请后，对材料进行全面复核。复核内容：报销单填写是否规范（如金额大小写是否一致、费用分类是否准确、申请人签字是否完整）；附件是否合规（如凭证是否为原始单据、是否有重复报销、交通凭证是否与出差审批单路线一致）；金额计算是否正确（如补贴天数是否符合出差时长、住宿费是否超标准）。处理结果：复核通过则流转至分管领导审批；复核不通过则注明问题（如“交通费金额与票据不符，需核对”），退回申请人补充修改。（四）第四步：分管领导审批审批权限：根据费用金额划分审批权限：5000元（含）以下：由部门负责人审批即可（已完成部门审核环节）；5000-20000元（含）：需分管业务领导（*总）审批；20000元以上：需总经理审批。审批重点：重点关注费用合理性、是否在预算范围内、是否符合公司战略目标（如市场推广费是否符合季度推广计划）。时限要求：分管领导需在2个工作日内完成审批，超时未审批视为默认通过。（五）第五步：出纳付款确认审批完成：财务出纳（*出纳）收到审批通过的报销单后，核对审批流程是否完整（部门审核→财务复核→分管领导审批）。安排付款：确认无误后，通过银行转账方式将款项支付至申请人工资卡（需核对银行卡号），或以现金形式发放（仅限500元以下小额费用）。反馈结果：付款完成后，在OA系统中更新报销状态为“已支付”，并通过系统消息通知申请人。（六）第六步：资料归档整理资料：每月末，财务部门将当月已报销的申请单及附件按部门分类整理，粘贴在报销凭证册上。归档保存：凭证册需标注“年月报销凭证”，由财务部门负责人签字确认后，存入财务档案室，保存期限不少于5年。三、报销申请表单模板报销申请单申请信息内容申请单号（系统自动）申请人*小张所属部门市场部申请日期2023年10月15日关联项目编号（如无则填“无”）费用明细序号费用发生时间费用事项费用类别金额（元）备注（如供应商、地点）12023-10-10北京-高铁票差旅费-交通费350.00G123次，二等座22023-10-10北京酒店住宿差旅费-住宿费800.00入住2晚，标间32023-10-11客户午餐业务接待费600.003人，人均200元标准费用合计1750.00附件清单名称数量是否齐全出差审批单1份是高铁票1张是住宿费凭证1张是客户名单1份是审批意见部门负责人财务复核分管领导签字*经理*会计*总日期2023-10-16日2023-10-17日2023-10-18日申请人确认本人已确认以上信息真实有效，如有虚报，愿承担相应责任。签字*小张日期2023-10-15日四、执行要点与常见问题（一）核心执行要点及时性原则：费用发生后需在7个工作日内提交报销申请，逾期未提交需向部门负责人说明原因，最长不超过30天。完整性原则：附件材料需与报销事项一一对应，如采购办公用品需附采购清单和验收单，缺一不可。合规性原则：所有费用需符合公司《费用管理制度》，严禁虚报、冒领费用，超标准部分需由申请人自行承担。准确性原则：报销金额需与附件凭证一致，大小写需规范，填写错误需作废后重新填写（不得涂改）。（二）常见问题处理附件缺失怎么办？如缺少非核心附件（如小额费用收据），需由部门负责人出具情况说明并签字确认后，可先行报销，后续补充提交；如缺少核心附件（如差旅审批单、住宿凭证），需补充完整后方可重新提交报销。审批超时如何处理？部门负责人或分管领导因公出差等原因无法审批的，需提前在OA系统中委托代理人审批，或通过邮件告知财务部门延期原因，最长延期不超过3个工作日。报销金额有误怎么办？财务复核发觉金额错误，需由申请人修改后重新提交；已审批完成但付款前发觉错误，由财务部门退回申请人修改；已完成付款发觉错误，需在3个工作日内向财务部门提交《冲红申请》，冲销原报销单并重新提