企业采购管理流程及供应商评价表

企业采购管理流程及供应商评价工具指南一、适用范围与核心目标本工具适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型）的日常采购活动管理，涵盖从需求提报到供应商全生命周期评价的关键环节。通过标准化流程与量化评价体系，旨在实现采购活动的规范化、透明化，提升采购效率与质量，降低运营风险，同时建立稳定、优质的供应商资源池，支持企业战略目标的达成。二、采购管理全流程操作步骤采购管理流程需遵循“需求导向、合规高效、阳光透明”原则，分为以下7个核心步骤，各环节明确责任主体与输出成果，保证流程闭环管理。步骤1：需求提出与确认操作内容：各业务部门（如生产部、行政部、项目部）根据实际需求（如生产原料、办公用品、技术服务等），填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息。采购部门对接需求部门，对需求的合理性、必要性进行审核（如：是否为重复采购、是否存在替代方案、预算是否符合公司规定），必要时组织技术、财务等部门联合评审，避免过度采购或需求模糊。责任主体：需求部门发起→采购部门审核→技术/财务部门（必要时）评审输出成果：《采购需求申请表》（评审通过版）步骤2：采购计划制定与审批操作内容：采购部门根据确认的《采购需求申请表》，结合库存情况、市场供需、供应商周期等，制定《采购计划》，明确采购方式（公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等）、采购时间节点、资金安排等。按公司权限流程提交审批：常规采购由采购部门负责人→财务总监→总经理审批；重大采购（如金额超万元或战略物资）需提交董事会或决策委员会审批。责任主体：采购部门制定→相关层级审批输出成果：《采购计划审批表》步骤3：供应商选择与洽谈操作内容：供应商寻源：通过公开招标、行业推荐、自主询价等方式收集供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、产品样本、报价单等资料。资格预审：采购部门联合技术、质量部门对供应商资质、生产能力、质量体系、供货历史、商业信誉等进行初步筛选，形成《合格供应商名录》。商务洽谈：对通过预审的供应商，进行价格、交期、付款方式、售后服务等条款谈判，必要时组织现场考察（如生产型企业需考察生产线、质控流程）。确定供应商：根据谈判结果及综合评估（性价比、交期保障等），选择最优供应商，签订《采购合同》前需完成法务部门合同条款审核。责任主体：采购部门主导→技术/质量/法务部门协同输出成果：《供应商资格预审表》《采购合同》步骤4：订单下达与执行跟踪操作内容：采购部门根据《采购合同》《采购订单》，明确订单编号、物料信息、数量、单价、交付时间、交付地点、验收标准等，经双方签字盖章后生效。建立订单执行台账，定期跟踪供应商生产/备货进度，对可能延迟的风险（如原材料短缺、产能不足）及时预警，协调供应商调整交付计划，保证满足企业需求。责任主体：采购订单专员→采购部门负责人输出成果：《采购订单》《订单执行跟踪表》步骤5：物料/服务验收与入库操作内容：到货验收：供应商交付物料/服务后，由需求部门、采购部门、质检部门（或指定验收人）共同到场验收：核对物料名称、规格、数量是否与订单一致；检查外包装是否完好；按合同约定标准进行质量检验（如抽样检测、功能测试），并填写《验收报告》。异常处理：验收不合格时，及时通知供应商，根据合同约定办理退货、换货或索赔手续，同步更新供应商评价记录。入库管理：验收合格后，办理入库手续，仓库管理员更新库存台账，财务部门根据《验收报告》《入库单》及发票安排付款。责任主体：需求部门、采购部门、质检部门（或验收小组）输出成果：《验收报告》《入库单》步骤6：付款结算与财务对账操作内容：供应商根据合同约定开具合规发票（需与公司名称、税号等信息一致），采购部门核对发票信息与订单、验收单、入库单是否一致（“四单匹配”），提交财务部门审核。财务部门审核无误后，按公司付款流程（如月度集中付款、账期付款）安排付款，并同步更新供应商付款记录。责任主体：采购部门→财务部门输出成果：《付款申请单》《供应商付款台账》步骤7：供应商评价与档案管理操作内容：定期评价：每季度/半年/年度（根据供应商类别及合作频率确定），由采购部门牵头，组织需求、技术、质量等部门，依据《供应商评价表》对供应商进行量化评分，评价结果分为优秀、合格、待改进、不合格四个等级。结果应用：评价优秀的供应商可优先分配订单、延长合作期限；评价不合格或待改进的供应商，要求提交整改报告，连续两次不合格的则从《合格供应商名录》中清退。档案归档：将供应商资质文件、合作合同、验收记录、评价报告等资料整理归档，建立“一供应商一档案”，动态更新供应商信息（如资质到期提醒、变更记录等）。责任主体：采购部门主导→需求/技术/质量部门参与输出成果：《供应商评价报告》《供应商档案》三、配套工具模板模板1：采购需求申请表申请部门申请日期申请编号需求描述（需注明物料/服务名称、规格型号、数量、用途、紧急程度等）期望交付时间年月日预算金额需求部门负责人*申请人采购部门审核意见（审核需求合理性、预算符合性，如“同意”“需补充技术参数”等）审核人：*技术部门评审意见（如涉及技术参数，需确认可行性）评审人：*赵六模板2：供应商评价表（季度/年度）供应商名称供应商代码评价周期年第季度/年度评价维度评价指标权重（%）评分（1-10分）产品质量合格率309功能稳定性108交付能力准时交付率2010紧急需求响应107价格水平价格合理性108成本优化能力56服务响应售后服务及时性59沟通配合度58合规性合同履约率510资质有效性510综合得分——100——评价等级□优秀（≥9分）□合格（7-8.9分）□待改进（6-6.9分）□不合格（<6分）评价结论与建议（如“建议优先合作”“要求3个月内提交质量整改报告”“列入清退名单”等）参与评价部门采购部门：、需求部门：、技术部门：赵六、质量部门：刘七日期年月日四、关键控制点与风险提示需求审核环节：避免“为采购而采购”，需保证需求与业务目标匹配，防止超预算或重复采购；技术参数需明确，避免模糊描述导致后期验收争议。供应商选择环节：严禁“暗箱操作”，优先选择通过公开招标或询比价确定的合格供应商；对单一来源采购（如专利产品），需提供充分依据并经高层审批。合同管理环节：合同条款需严谨，明确质量标准、交付时间、违约责任、知识产权归属等，避免口头约定；重大合同需经法务部门审核，规避法律风险。验收环节：必须执行“三方验收”（需求、采购、质检），验收标准需与合同一致，留存书面记录，不