采购订单审核与执行记录模板

采购订单审核与执行记录模板适用场景说明操作流程详解第一步：采购需求提报与订单初拟责任主体：需求部门（如生产部、行政部等）关键动作：需求部门根据实际需求（如生产计划、办公需求等），填写采购订单基础信息，包括物料/服务名称、规格型号、数量、需用日期、预算金额、供应商初步选择建议等。需求部门负责人对需求的合理性（如数量匹配度、必要性）进行审核签字，确认无误后将订单提交至采购部。第二步：采购部初审（合规性与供应商审核）责任主体：采购部（初审人：*经理）关键动作：采购部接收订单后，重点审核以下内容：需求部门提交的物料/服务信息是否完整（如规格、型号、数量是否清晰）；供应商选择是否符合企业供应商管理规范（如是否为合格供应商、比价记录是否完整）；价格是否合理（参考历史采购价、市场行情或询价记录）。若初审通过，填写“初审意见”并签字；若需修改，注明修改要求并退回需求部门调整。第三步：财务复核（预算与付款条款审核）责任主体：财务部（复核人：*会计）关键动作：财务部接收采购部初审通过的订单，重点审核：订单总金额是否在预算范围内（核对预算编号及预算余额）；付款方式、付款节点是否符合企业财务制度（如是否预付款、到货付款等）；发票类型（如增值税专用发票/普通发票）与税务要求是否匹配。复核通过后，填写“复核意见”并签字；若预算不足或付款条款不合理，与采购部、需求部门沟通调整。第四步：管理层审批（分级授权审批）责任主体：管理层（审批人：*总经办/分管领导）关键动作：根据订单金额及重要性，按分级审批权限执行（如金额≤5万元由经理审批，5万-20万元由总经办审批，≥20万元由总经理审批）。管理层重点审核采购事项的战略匹配性、成本效益及合规性，审批通过后在订单上签字确认；若不予批准，注明原因并退回采购部。第五步：订单正式下达与供应商确认责任主体：采购部（执行人：*专员）关键动作：采购部汇总所有审核意见，形成最终采购订单，加盖采购专用章后通过书面或系统方式发送至供应商。与供应商确认订单细节（如交付时间、交付地点、质量标准），要求供应商在规定时限内签字回传，确认订单生效。第六步：订单执行跟踪与进度记录责任主体：采购部（跟踪人：专员）、需求部门（接收人：主管）关键动作：采购部定期跟踪供应商生产/备货进度，记录“预计交付日期”“实际生产状态”等信息，如遇延期（如供应商产能不足、物流问题等），及时协调并更新计划。物料/服务送达后，需求部门负责核对数量、规格、质量，填写“验收结果”（如“合格”“待退换”“不合格”），并在“验收日期”栏签字确认。第七步：执行完成与归档责任主体：采购部（归档人：专员）、财务部（付款人：出纳）关键动作：采购部收集验收单、供应商回传订单等完整资料，确认订单执行完成后，在“执行状态”栏标注“已完成”。财务部根据验收单及订单条款安排付款，付款完成后在“付款日期”栏记录，并将所有采购订单及关联资料整理归档，保存期限不少于3年。模板结构与填写说明模块字段名称填写要求示例订单基本信息采购订单号按企业编码规则填写（如PO+年份+流水号，如PO2024-001）PO2024-001订单日期填写订单正式下达日期（YYYY-MM-DD）2024-03-15需求部门填写提出采购需求的部门生产部供应商名称填写全称（与企业供应商库一致）科技有限公司物料/服务名称填写具体名称（如“A4打印纸”“设备安装服务”）A4打印纸规格型号填写详细规格（如“80g/m²，白色，500张/包”）80g/m²，白色，500张/包采购数量填写实际采购数量（单位：个/箱/套等）100单价（元）填写含税单价（保留两位小数）25.50总金额（元）数量×单价（大写+小写，如“贰仟伍佰伍拾元整：2550.00”）贰仟伍佰伍拾元整：2550.00预算编号填写对应的预算编码BG2024-03001审核流程记录初审人/日期/意见/结果采购部填写，意见需明确“通过/需修改”，签字并注明日期*经理，2024-03-16，通过复核人/日期/意见/结果财务部填写，意见需明确“预算充足/付款条款合规”等*会计，2024-03-17，复核通过审批人/日期/意见/结果管理层填写，根据权限签字，注明日期*总经办，2024-03-18，批准执行跟踪记录下单日期采购部向供应商下达订单的日期2024-03-18预计交付日期与供应商约定的最终交付日期2024-03-25实际交付日期供应商实际送达日期2024-03-24验收人/日期/结果需求部门填写，结果选“合格/待退换/不合格”，签字确认*主管，2024-03-26，合格执行状态标注“进行中/已完成/已取消”，完成后更新已完成备注信息异常情况说明如延期、退换货等，需记录原因、处理措施及责任人因物流延迟1天，已协调供应商加急其他备注其他需说明的事项（如特殊要求、附件名称等）附件：验收单（YG2024-003）关键注意事项提醒数据真实准确：所有字段填写需与实际采购信息一致，数量、金额、日期等关键数据不得虚构或涂改，保证可追溯性。审批流程合规：严格按照分级权限执行审批，不得越级审批或简化流程，审批意见需明确具体，避免模糊表述（如“同意”需注明“同意按此执行”）。异常及时反馈：执行过程中如出现延期、质量问题、预算超支等异常，需求部门与采购部需在24小时内反馈至管理层，并制