第五章 薪资管理系统

《会计电算化》

ACCOUNTINGCOMPUTERIZATION西安交通大学出版社2012.01第五章薪资管理系统第一节薪资管理系统概述第二节薪资管理系统基础设置第三节薪资管理系统日常业务处理第四节薪资管理系统期末业务处理

第一节薪资管理系统概述一、薪资管理系统的特征（一）业务处理政策性强（二）及时性、准确性要求高（三）处理业务重复性强，数据计算涉及各个部门（四）涉及面广第一节薪资管理系统概述二、薪资管理系统的数据流程会计部门数据输入或更新固定工资信息文件变动工资信息文件工资计算工资信息文件工资费用分配工资汇总工资费用分配文件工资转账工资汇总文件打印输出图

薪资管理系统数据流程第一节薪资管理系统概述三、薪资管理系统的功能结构薪资管理系统设置工资类别业务处理统计分析维护发放次数管理人员附加信息设置工资项目设置人员档案计件工资标准设置计件工资方案设置选项新建工资类别打开工资类别关闭工资类别删除工资类别计件工资统计工资变动工资分钱清单扣缴所得税银行代发工资分摊月末处理反结账账表凭证查询数据上报数据采集人员调动人员信息复制工资类别汇总数据接口管理导入卡号图

薪资管理系统的功能模块结构图第一节薪资管理系统概述四、薪资管理系统的操作流程（一）新用户的操作流程安装薪资管理系统。设置工资账套参数（选择多个工资类别）。设置所涉及的部门、所有工资项目、人员类别、银行名称和账号长度。建立第一个工资类别，选择所管理的部门。选入人员档案。设置计件工资标准和方案。选择第一个工资类别所涉及的工资项目并设置工资计算公式。第一节薪资管理系统概述录入工资数据建立第二个工资类别并选择所管理的部门选入人员档案或从第一个人员类别中复制人员档案。选择第二个工资类别所涉及的工资项目并设置工资计算公式。录入工资数据重复步骤9到12，直至完成所有工资类别的建立第一节薪资管理系统概述（二）老用户的操作流程如果已经使用了薪资管理系统，到了年末，应进行数据的结转，以便开始下一年度的工作。新的会计年度开始时，可在菜单“薪资管理”－“设置”中选择所需修改的内容，如人员附加信息、人员档案、工资项目、部门等，这些设置只有在新的会计年度第一个会计月里，在没有做过任何的操作时，并且删除掉所涉及的工资数据和人员档案后，才可以进行修改。第一节薪资管理系统概述五、薪资管理系统与其他子系统的关系薪资管理系统企业应用平台总账系统报表系统成本管理系统项目管理系统提供分析数据传递凭证凭证查询人工费用项目工资数据基础数据图

薪资管理系统与其他子系统的关系

第二节薪资管理系统基础设置一、系统建账（一）建立工资账套【例】为丰丰配件厂建立工资账套。根据丰丰配件厂情况，选择多工资类别核算方案；工资核算本位币为“人民币”；核算计件工资；自动代扣个人所得税；进行扣零设置，且扣零至元；人员编码同公共平台的人员编码保持一致。具体操作步骤如下：启用薪资管理系统后，单击“业务”页签－“人力资源”－“薪资管理”，弹出“建立工资套”对话框，如图所示。然后进行以下设置：第二节薪资管理系统基础设置1．参数设置（1）选择账套所需处理的工资类别个数：多个。（2）选择工资账套的核算币别“人民币”。（3）选择“是否核算计件工资”。（4）单击【下一步】按钮。图

建立工资套-参数设置第二节薪资管理系统基础设置2．扣税设置如图所示。选中“是否从工资中代扣个人所得税”复选框。用户选择“是否从工资中代扣个人所得税”后，系统自动在工资项目中生成工资项目“代扣税”，系统根据输入的税率自动计算个人所得税。设置完毕后，单击【下一步】按钮。图

建立工资套-扣税设置第二节薪资管理系统基础设置

3．扣零设置如图所示。扣零设置是在每次发放工资时，将零头扣下，等到积累成整时再补上。用户选择“扣零”后，系统自动在工资项目中生成工资项目“本月扣零”和“上月扣零”，用户不必在计算公式中设置有关扣零处理的计算公式，系统自动设置并计算所扣零头。需要注意的是“应发合计”中不包括“上月扣零”，“扣款合计”中不包括“本月扣零”。设置完毕后，单击【下一步】按钮。第二节薪资管理系统基础设置

4．人员编码如图所示。本系统的人员编码与公共平台的人员编码保持一致。点击【完成】按钮结束建账过程。图

建立工资套-人员编码第二节薪资管理系统基础设置（二）新建工资类别与账套选项修改工资账套建立完成后，还可以根据需要对其参数进行修改。对于多工资类别的账套，必须在建立工资类别后且打开工资类别的状态下，才能对参数进行修改。

【例】新建“在职人员”工资类别，包括所有部门，然后对工资账套的选项参数修改。操作步骤如下：

第二节薪资管理系统基础设置1．新建工资类别（1）单击“薪资管理”－“人员类别”－“新建工资类别”，打开“新建工资类别”对话框，如图所示。第二节薪资管理系统基础设置（2）单击【下一步】按钮，单击【选定全部部门】按钮，如图所示。（3）单击【完成】按钮，弹出“启用日期”对话框，单击【是】按钮。第二节薪资管理系统基础设置2．修改账套参数（1）单击“薪资管理”－“设置”－“选项”，弹出“选项”对话框，单击【编辑】按钮，可对系统允许修改的内容进行修改。如图所示。（2）修改完成后，单击【确定】按钮。第二节薪资管理系统基础设置二、基础设置建立工资账套以后，要对整个系统运行所需的一些基础信息进行设置，包括部门设置、人员类别设置、银行档案设置、人员附加信息设置、工资项目设置等。1．部门设置2．人员类别设置3．人员附加信息设置第二节薪资管理系统基础设置4．银行档案设置5．人员档案设置三、工资项目设置与公式定义（一）公资项目设置工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、长度、小数位数、增减项等。第二节薪资管理系统基础设置【例】丰丰配件厂各工资类别所使用的全部工资项目如右表所示。操作步骤：1．若是多工资类别，先确定工资类别为关闭状态。2．单击“设置”－“工资项目设置”，打开“工资项目设置”对话框，如下图所示。工资项目名称类型长度小数增减项基本工资数字82增项职务补贴数字82增项交通补贴数字82增项奖金数字82增项缺勤天数数字82其他缺勤扣款数字82减项住房公积金数字82减项养老保险数字82减项第二节薪资管理系统基础设置3．单击【增加】按钮。从“名称参照”下拉列表中选择系统提供的常用工资项目；如果“名称参照”下拉列表中不存在需要新增的工资项目名称，也可以直接输入。然后，设置工资项目的类型、长度、小数位数、增减项。如果增减项设为“增项”，则该工资项目自动成为应发合计的组成项目；如果设为“减项”，则该项目自动成为扣款合计的组成项目；如果设为“其他”，则该工资项目既不计入应发合计，也不计入扣款合计。4．重复第3步，并可单击【上移】、【下移】按钮调整工资项目的排列顺序。5．增加完所有的工资项目后，单击【确定】按钮保存设置，若放弃设置则单击【取消】按钮。6．单击【重命名】按钮，可修改工资项目名称。7．单击【删除】按钮，可删除工资项目。第二节薪资管理系统基础设置（二）公式定义【例】定义“缺勤扣款=基本工资/22*缺勤天数”操作步骤：1．在右图的工资项目设置界面，单击“公式设置”页签。在该界面，对系统固定的工资项目“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”三项，系统自动给出计算公式。用户可以增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。2．单击【增加】按钮，从工资项目下拉列表中选择“缺勤扣款”。3．单击公式定义区，出现编辑光标，选择工资项目“基本工资”；输入运算符或从界面上单击“/”按钮；输入“22”；输入或选择“*”；选择工资项目“缺勤天数”，如图所示。4．公式定义完成后，单击【公式确认】按钮，系统将对公式进行逻辑合法性检查，不符合逻辑的系统将给出错误提示。5．可通过单击【上移】按钮、【下移】按钮调整计算公式顺序。第二节薪资管理系统基础设置【例】设置职务补贴的计算公式。某配件厂规定企业管理人员的职务补贴是600元，其他各类人员的职务补贴是300元。采用iff函数，职务补贴=iff(人员类别=“企业管理人员”，600，300).操作步骤：1．接上例，单击【增加】按钮，从工资项目下拉列表中选择“职务补贴”。2．单击【函数公式向导输入】按钮，打开“函数向导-步骤之1”对话框，如图所示。第二节薪资管理系统基础设置3．在“函数名”列表中选择“iff”函数，单击【下一步】按钮，打开“函数向导-步骤之2”对话框，如图所示。4．单击“逻辑表达式”右侧的参照按钮，打开“参照”对话框。从下拉列表中选择“人员类别”，从人员类别列表中选择“企业管理人员”，单击【确认】按钮，返回图“函数向导-步骤2”界面。第二节薪资管理系统基础设置5．在“算术表达式1”文本框中输入“600”，在“算术表达式2”文本框中输入“300”，单击【完成】按钮，返回“公式设置”界面。6．公式定义完成后，单击【公式确认】按钮，系统将对公式进行逻辑合法性检查，不符合逻辑的系统将给出错误提示。

第三节薪资管理系统日常业务处理一、工资变动管理（一）直接录入法（二）替换法【例】采用替换法给本企业所有经营人员的奖金增加200元。第三节薪资管理系统日常业务处理操作步骤：在“工资变动”界面，单击【替换】按钮，设置相关参数，设置好后，单击【确定】按钮，如图所示。第三节薪资管理系统日常业务处理（三）筛选和定位法（四）页编辑在工资变动界面提供了【编辑】按钮，可以对选定的个人进行快速录入。单击【上一人】按钮、【下一人】按钮可变更人员，录入或修改其他人员的工资数据。第三节薪资管理系统日常业务处理三、个人所得税设置操作步骤：1．单击“业务处理”－“扣缴所得税”，打开“栏目选择”对话框，如图所示。2．用户可在“可选栏目”中选择新栏目；设置“所得项目”、“对应工资项目”等参数。第三节薪资管理系统日常业务处理3．设置完成后，单击【确认】按钮，打开“扣缴所得税”窗口，如图所示。第三节薪资管理系统日常业务处理4．单击【税率】按钮，打开“个人所得税申报表”对话框，如图所示。5．设置纳税基数，单击【确定】按钮，返回“扣缴所得税”窗口。系统将根据用户的设置自动计算并生成新的个人所得税申报表。第三节薪资管理系统日常业务处理四、银行代发设置（一）银行文件格式设置1．单击“薪资管理”－“业务处理”－“银行代发”，第一次进入“银行代发”功能时，系统自动显示“银行文件格式设置”对话框，如图所示，可以立即进行设置。以后再进入该功能时，可在“银行代发”窗口中单击【格式】按钮，或单击右键，从快捷菜单下选择“格式”，即可进入“银行文件格式设置”功能，设置银行文件格式。第三节薪资管理系统日常业务处理2．首先选择代发工资的银行模板，系统提供银行模板文件格式，若不能满足要求，可进行修改。每次修改都必须对栏目名称、数据类型、总长度、小数位数及数据来源进行设置。3．单击【插入行】按钮、【删除行】按钮，可以增加或删除代发项目。4．选择银行代发数据标志行所在位置。若选择有标志行在首行或末行输出则需要设置输出内容，可利用【插入列】按钮、【删除列】按钮增加或删除输出内容。5．确认后，系统将设置进行保存，并生成银行代发一览表。第三节薪资管理系统日常业务处理（二）银行代发输出格式设置操作步骤：1．在“银行代发一览表”界面，单击【方式】按钮，或右击选择“方式”设置，打开“文件方式设置”对话框，如图所示。第三节薪资管理系统日常业务处理2．在“常规”页签中选择文件类型，在“高级”页签中对磁盘文件的格式进行进一步设置。3．设置完毕，单击【确定】按钮，返回“银行代发”界面。五、工资数据输出按用户已设置好的格式和设定的文件名，将数据输出到指定的磁盘。操作步骤：在“银行代发”界面，单击【传输】按钮，或右击选择快捷菜单中的“传输”，选择存储路径、输入文件名称，然后单击【保存】按钮。

第四节薪资管理系统期末业务处理一、工资费用分摊工资分摊是指对当月发生的工资费用进行工资总额的计算、分配及各种经费的计提，并制作自动转账凭证，传递到总账系统供登账使用。操作步骤：1．单击“薪资管理”－“业务处理”－“工资分摊”，打开“工资分摊”对话框，如图所示。第四节薪资管理系统期末业务处理2．单击【工资分摊设置】按钮，打开“分摊类型设置”对话框，如图所示。3．单击【增加】按钮，打开“分摊计提比例设置”对话框，输入新的工资分配计提类型名称和计提分摊比例，如图所示。第四节薪资管理系统期末业务处理4．单击【下一步】按钮，打开“分摊构成设置”对话框，输入分摊构成设置，所有构成项目均可参照输入，如图所示。5．单击【完成】按钮，返回“分摊类型设置”对话框，可继续增加其他分摊类型，也可对已有的分摊类型进行修改或删除。第四节薪资管理系统期末业务处理二、生成转账凭证工资分配及费用分摊的结果最后应通过转账凭证的形式传递到总账，避免二次录入。操作步骤：1．单击“薪资管理”－“业务处理”－“工资分摊”，打开“工资分摊”对话框，如图所示。第四节薪资管理系统期末业务处理2．选择参与本次计提费用的类型、参与核算的部门、计提的会计月份、计提分配方式，选择费用分摊是否明细到工资项目。设置完成后，单击【确定】按钮，打开“应付工资一览表”窗口，如图所示。第四节薪资管理系统期末业务处理3．根据需要选择是否按“合并科目相同、辅助项相同的分录”显示一览表。4．从“类型”下拉列表框中选择不同的分摊类型，系统按选择的分摊类型显示相应的一览表。5．单击【制单】按钮，将生成当前所选择的一种“分摊类型”所对应的一张凭证。6．选择“凭证字”；确认“凭证日期”；单击【保存】按钮，凭证左上角显示红色“已生成”字样，如图所示，表明该凭证已传递到总