2025年epc合同档案管理规范

2025年epc合同档案管理规范本合同由以下双方于____年____月____日签订：甲方（业主/建设单位）：________________________法定代表人/授权代表：________________________注册地址：____________________________________联系地址：____________________________________联系电话：____________________________________乙方（EPC承包商）：________________________法定代表人/授权代表：________________________注册地址：____________________________________联系地址：____________________________________联系电话：____________________________________鉴于甲方拟实施________________________项目（以下简称“本项目”），需要乙方按照本合同约定的条件及要求，对该项目进行工程总承包（EPC），并就项目合同档案的管理，双方达成如下协议，以资共同遵守：第一条档案管理范围本合同项下的合同档案管理范围包括但不限于以下文件和资料：1.中标通知书；2.本合同协议书、附件及补充协议；3.甲方提供的项目需求文件、技术规范、基础资料等；4.乙方提交的投标文件（包括但不限于商务标、技术标、方案设计、报价清单等）、澄清文件、偏差说明等；5.乙方编制的总体设计文件、详细设计文件、施工图设计文件、设计计算书、设计说明等；6.乙方编制的总体进度计划、分阶段进度计划、关键节点计划及调整说明等；7.乙方采购的设备、材料、构配件的招标文件、投标文件、采购合同、技术规格书、检验报告、合格证、到货清单、运输单据等；8.乙方编制的施工组织设计、专项施工方案、施工计划、开竣工报告、进度报告、质量检查记录、隐蔽工程验收记录、检验批验收记录、分部分项工程验收记录、竣工验收报告等；9.合同履行过程中发生的变更洽商记录、变更指令、变更估价文件、变更确认单、现场签证单等；10.索赔意向书、索赔报告、索赔证据材料、甲方对索赔的批复文件等；11.中期支付申请及批复文件、最终支付申请及批复文件、支付证书、发票等款项支付相关文件；12.分包合同的合同文件及履约档案；13.竣工图、竣工报告、工程移交清单、质量保修书、保修期届满证明等；14.项目试运行相关记录、报告及文件；15.运行维护手册、操作规程（如合同约定由乙方提供）；16.双方就本项目进行的往来函件、会议纪要、电子邮件、即时通讯记录等沟通证明文件；17.其他根据合同约定或实际情况应归档的文件资料。第二条档案管理责任1.乙方负责本合同项下全部合同档案的收集、整理、分类、编目、保管、利用和移交等工作，并确保档案管理的系统化、规范化、安全化和合规性。乙方应设立专门机构或指定专人负责合同档案管理工作，并配备必要的设施设备。2.甲方负责提供乙方履行合同所需的项目基础资料，并对其资料的真实性、准确性、完整性负责。甲方有权对乙方合同档案的管理工作进行监督、检查和指导，并要求乙方及时提供所需档案资料。3.双方均应指定联系人，负责合同档案的日常沟通和协调工作。双方联系人信息如有变更，应及时通知对方。第三条档案管理要求1.完整性：档案应完整反映项目合同的订立、履行、变更、终止等全过程，以及项目实施过程中的各项重要活动和管理事项。2.准确性：档案内容应真实、准确、清晰，与实际发生的业务活动相符。3.系统性：档案应按照统一的分类方案进行分类，并建立科学的档案目录体系，便于检索和利用。4.安全性：档案应妥善保管，采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防电磁干扰等安全措施，确保档案的物理安全和信息安全。涉密档案应按照国家保密规定进行管理。5.可追溯性：档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节均应建立登记制度，并做好记录，确保档案管理过程的可追溯性。6.标准化：档案的整理、装订、编号、归档等应符合国家及行业的相关标准和规范。第四条档案的形成与收集1.乙方应在项目实施过程中，按照合同约定和档案管理要求，及时、系统地收集各类文件资料，并按照约定的格式和内容进行记录。2.乙方应将收集到的文件资料进行初步整理，并按照分类方案进行分类，为后续的编目工作做好准备。3.对于甲方提供的资料，甲方应在提供前对资料的完整性和准确性进行审核，并在提供后向乙方说明资料的内容和用途。第五条档案的整理与编目1.乙方应定期对收集到的文件资料进行整理，按照档案管理要求和分类方案进行分类、排序、编号。2.乙方应编制详细的档案目录，包括档号、题名、责任者、日期、密级、保管期限、数量、附件等信息。档案目录应一式两份，一份由乙方保管，一份提交甲方备案。3.档案编号应具有唯一性、系统性和稳定性，并能够反映档案的内容、形成时间、保管期限等信息。第六条档案的保管1.乙方应将整理好的档案按照档案管理要求进行保管，选择合适的保管场所和设施设备，并采取必要的安全措施。2.乙方应建立档案保管制度，明确档案的存放位置、保管责任人、查阅程序、保密要求等。3.乙方应定期对档案保管情况进行检查，发现档案损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取补救措施，并向甲方报告。4.涉密档案的保管应严格按照国家保密规定执行，实行双人双锁管理，并设置警示标志。第七条档案的利用1.双方因工作需要，可按照本合同约定和档案管理要求，查阅、复制、摘录合同档案。2.查阅档案应办理登记手续，并经档案保管责任人同意。查阅涉密档案应遵守国家保密规定，并经甲方批准。3.复制档案应经档案保管责任人同意，并办理登记手续。复制的档案应与原件一致，并标明“复制件”字样。4.乙方应建立档案利用登记制度，记录档案的查阅、复制、摘录等情况，确保档案利用的可追溯性。5.未经甲方同意，乙方不得将合同档案提供给第三方查阅、复制或摘录。未经乙方同意，甲方不得将乙方编制的档案提供给第三方使用。第八条档案的移交1.本项目竣工验收合格后，乙方应按照本合同约定和档案管理要求，将全部合同档案整理齐全，编制移交清册，并提交甲方。2.移交清册应详细列明档案的档号、题名、数量、保管期限等信息，并加盖乙方公章和档案保管责任人签字。3.甲方应在收到乙方移交的合同档案后，进行清点和验收，并签署验收意见。验收合格的，双方应在移交清册上签字确认。4.甲方验收合格的合同档案，由甲方负责保管。乙方应在收到甲方签字确认的移交清册后，将合同档案原件移交甲方。5.双方应在项目竣工验收合格后____日内，完成合同档案的移交手续。第九条电子档案管理1.乙方应建立电子档案管理系统，对电子档案进行统一管理，并确保电子档案的真实性、完整性、安全性和可利用性。2.电子档案的收集、整理、分类、编目、保管、利用、销毁等环节，应参照纸质档案的管理要求执行。3.电子档案的存储介质应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储系统中。4.电子档案的访问权限应严格控制，并记录所有访问和操作日志。5.电子档案与纸质档案具有同等法律效力。第十条档案的保存期限本合同项下的合同档案，其保存期限不低于以下最低要求：1.中标通知书、投标文件、中标供应商公示文件：永久；2.本合同协议书、附件及补充协议：永久；3.项目需求文件、技术规范、基础资料等：项目竣工验收合格后____年；4.总体设计文件、详细设计文件、施工图设计文件、设计计算书、设计说明等：项目竣工验收合格后____年；5.总体进度计划、分阶段进度计划、关键节点计划及调整说明等：项目竣工验收合格后____年；6.设备、材料、构配件的采购合同、技术规格书、检验报告、合格证、到货清单、运输单据等：项目竣工验收合格后____年；7.施工组织设计、专项施工方案、施工计划、开竣工报告、进度报告、质量检查记录、隐蔽工程验收记录、检验批验收记录、分部分项工程验收记录、竣工验收报告等：项目竣工验收合格后____年；8.变更洽商记录、变更指令、变更估价文件、变更确认单、现场签证单等：项目竣工验收合格后____年；9.索赔意向书、索赔报告、索赔证据材料、甲方对索赔的批复文件等：项目竣工验收合格后____年；10.中期支付申请及批复文件、最终支付申请及批复文件、支付证书、发票等款项支付相关文件：项目竣工验收合格后____年；11.分包合同的合同文件及履约档案：项目竣工验收合格后____年；12.竣工图、竣工报告、工程移交清单、质量保修书、保修期届满证明等：永久；13.项目试运行相关记录、报告及文件：项目竣工验收合格后____年；14.运行维护手册、操作规程（如合同约定由乙方提供）：永久；15.双方就本项目进行的往来函件、会议纪要、电子邮件、即时通讯记录等沟通证明文件：项目竣工验收合格后____年；16.其他根据合同约定或实际情况应归档的文件资料：项目竣工验收合格后____年。具体的保存期限由双方协商确定，并在本合同中明确约定。第十一条档案的鉴定与销毁1.对于保管期满的合同档案，由乙方负责进行鉴定，并提出销毁意见。2.甲方应在收到乙方提出的销毁意见后，组织相关人员进行鉴定，并签署鉴定意见。3.经鉴定可以销毁的档案，由双方共同办理销毁手续。销毁时，应指定专人监督，确保档案被彻底销毁，防止信息泄露。4.销毁档案应做好记录，并归档保存。5.对于保管期满但需要继续保存的档案，乙方应按照甲方的要求进行整理和保管。第十二条违约责任1.乙方未按照本合同约定履行合同档案管理义务，造成档案丢失、损毁、泄密或无法利用的，应承担相应的违约责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。2.甲方未按照本合同约定履行合同档案管理义务，或未按时接收、验收合同档案的，应承担相应的违约责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。3.双方任何一方违反本合同关于保密约定的，应承担相应的违约责任，并赔偿对方因此遭受的损失。第十三条不可抗力1.因不可抗力导致本合同无法履行或部分无法履行的，双方应根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，但法律另有规定的除外。2.不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如地震、洪水、战争、政府行为等。3.发生不可抗力的一方，应在不可抗力发生后及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应在不可抗力消除后，协商继续履行合同或解除合同。第十四条争议解决因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均可向____人民法院提起诉讼。第十五条合同的生效与变更1.本合同自双方签字盖章之日起生效。2.本合同的任何变更，均须经双方协商一致，并签署书面协议。书面协议与本合同具有同等法律效力。第十六条