2026年供水公司员工档案数字化管理制度

2026年供水公司员工档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范本公司员工档案数字化管理工作，提升档案管理效率和使用便捷性，保障员工个人信息安全，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《劳动合同法》等相关法律法规，结合本供水公司人力资源管理实际，制定本制度。第二条本制度所称员工档案数字化，是指将纸质员工档案通过扫描、录入等方式转化为电子档案，建立统一的数字化档案管理体系，实现档案的电子化存储、查询、更新和归档；所称员工档案包括公司全体在岗、离职、退休员工的各类人事管理材料。本制度适用于公司所有员工档案的数字化采集、存储、使用、安全管控等全流程管理工作。第三条员工档案数字化管理遵循以下基本原则：一是合法合规原则，严格遵守个人信息保护相关规定，不得泄露、篡改、滥用员工个人信息；二是完整准确原则，确保数字化档案与纸质档案内容一致，信息录入无遗漏、无错误；三是安全保密原则，建立分级权限管控机制，防范档案信息泄露、丢失风险；四是便捷高效原则，数字化档案需满足人力资源日常管理、员工信息核查、合规审计等使用需求。第四条各主体职责分工：人力资源部为员工档案数字化管理的牵头部门，负责制定数字化工作计划、审核档案信息、统筹档案使用权限；信息技术部负责提供数字化技术支撑，搭建档案管理系统、保障系统安全运行、开展数据备份；档案管理岗专人负责纸质档案整理、数字化采集录入、档案日常维护；管理层负责审批数字化重大事项、监督档案安全管理工作，协调解决数字化过程中的技术和管理难题。第二章档案数字化范围与标准第五条数字化覆盖范围：一是员工基本信息类，包括身份证明、学历学位证明、入职登记表、员工履历等；二是劳动关系类，包括劳动合同、试用期考核表、岗位调整协议、离职证明等；三是履职管理类，包括绩效考评记录、培训考核材料、奖惩文件、专业资质证书等；四是其他类，包括社保公积金缴纳证明、健康体检报告、保密协议等与员工履职相关的各类材料。第六条数字化技术标准：纸质档案扫描分辨率不低于规定数值，确保扫描件文字清晰、图案完整，无模糊、变形、漏扫情况；扫描文件统一采用不可编辑的长期保存格式，单份材料独立命名，命名规则包含员工编号、材料类型、形成时间等核心信息；电子档案元数据需完整记录采集时间、操作人员、设备编号、核验结果等信息，确保数字化过程可追溯。第七条信息录入标准：数字化档案中的关键信息（如姓名、身份证号、入职时间、岗位名称等）需与纸质材料完全一致，不得随意修改；非关键信息存在笔误的，需标注更正说明并附纸质材料扫描件；录入完成后需对信息进行逐项核对，确保字段填写完整、格式统一，如日期统一为年-月-日格式，学历信息按国家统一标准填写。第三章数字化采集与录入第八条纸质档案预处理：档案管理岗在数字化前需对纸质档案进行整理，按材料类型分类排序，检查档案是否存在破损、缺页、字迹模糊等问题，破损档案先进行修复，缺页材料需向相关部门核实补全，字迹模糊的需标注说明并留存原件。第九条数字化采集要求：扫描采集需使用合规的专业扫描设备，逐份扫描纸质档案，避免多页合并扫描导致信息拆分困难；电子原件（如电子版学历证明、资质证书）直接导入档案系统，导入前需验证文件真实性，留存验证记录；采集过程中需做好登记，记录每份材料的采集状态、完成时间，确保无遗漏。第十条信息录入与复核：档案管理岗完成采集后，及时将关键信息录入档案管理系统字段库，录入工作需在材料采集完成后3个工作日内完成；录入结束后由人力资源部指定专人进行双人复核，复核比例不低于100%，复核发现错误的，立即退回修改，修改后再次复核，复核记录需留存归档。第十一条补录与更新机制：发现数字化档案缺失材料或信息不全的，档案管理岗需在2个工作日内通知相关部门或员工补全，补全材料后1个工作日内完成数字化补录；员工个人信息发生变更（如联系方式、学历、职称）的，需在信息变更确认后7个工作日内完成数字化档案更新，更新前后的信息需留存对比记录。第四章档案存储与安全管控第十二条存储方式管理：数字化档案采用本地专用服务器+合规云存储双模式存储，本地服务器部署在公司涉密机房，云存储选择具备信息安全资质的服务商；每日完成数字化的档案需在当日同步至双存储节点，确保数据不丢失；定期对存储设备进行维护，排查硬件故障，保障存储系统稳定运行。第十三条加密与权限管控：员工敏感信息（如身份证号、银行卡号、健康信息）需进行加密存储，仅授权人员可查看完整信息；档案管理系统设置分级权限，人力资源部负责人拥有全权限，部门管理员仅可查看本部门员工档案，普通查询人员仅可查看授权范围内的非敏感信息；操作人员账号需设置复杂密码，每90天强制更换一次，禁止共用账号。第十四条备份与恢复机制：建立定期备份制度，每日进行增量备份，每月进行全量备份，备份介质异地存放；备份数据需定期进行恢复测试，每季度测试一次，确保备份数据可正常恢复；备份记录需详细标注备份时间、备份介质、备份人员、测试结果等信息。第十五条安全防护措施：信息技术部定期对档案管理系统进行漏洞扫描和病毒查杀，每月不少于一次，及时修复安全漏洞；禁止在档案管理系统终端接入外接存储设备、访问非授权网络；离职人员的系统操作权限需在离职手续办理完成当日注销，避免信息泄露。第五章档案使用与管理第十六条使用权限申请：因工作需要查询数字化档案的，需填写《档案查询申请表》，注明查询事由、查询范围、使用期限，经部门负责人审核、人力资源部负责人审批后，由档案管理岗开通临时查询权限；超出权限范围的查询（如离职员工档案、敏感信息），需报管理层审批。第十七条使用规范要求：查询人员仅可在授权范围内使用档案信息，不得复制、传播、篡改档案内容，查询完成后需及时注销查询权限；因审计、合规检查等外部需求提供档案的，需核验外部单位的合规证明，经管理层审批后提供，提供过程需记录并留存接收凭证。第十八条档案销毁管理：离职员工数字化档案按国家规定的保存年限留存，到期需销毁的，由人力资源部提出销毁申请，列明销毁清单，经管理层审批后，由档案管理岗和信息技术部共同执行销毁操作，销毁过程全程记录，确保数据不可恢复；销毁后的纸质档案原件按档案管理规定处理，电子档案销毁记录永久留存。第六章监督与责任追究第十九条日常监督机制：信息技术部每月检查档案存储系统安全状态，核查备份记录和漏洞修复情况；人力资源部每季度核查数字化档案的完整性、准确性，抽查比例不低于30%；管理层每半年开展一次档案数字化管理专项检查，重点核查权限管控、信息安全等环节。第二十条责任追究情形：档案管理岗未按标准完成数字化采集、录入错误导致信息失实的，给予约谈警告，影响工作的扣减月度绩效；操作人员泄露员工档案信息、违规授予查询权限的，视情节轻重给予通报批评、调岗处理，情节严重的追究法律责任；信息技术部未按要求开展备份、维护，导致档案数据丢失的，追究部门负责人及经办人责任；外部人员违规获取档案信息的，公司保留追究其法律责任的权利。第二十一条申诉处理：员工对本人数字化档案信息有异议的，可向人力资源部提交书面申诉，附相关证明材料，人力资源部在5个工作日内核查并反馈处理结果；对核查结果仍有异议的，可向管理层申诉，管理层10个工作日内给出最终处