2026年供水公司质量记录保存管理制度

2026年供水公司质量记录保存管理制度第一章总则第一条为规范公司质量记录保存管理工作，确保质量记录真实、完整、可追溯，为水质管控、供应商管理、事故调查、合规审核等工作提供有效依据，保障公司供水质量管控体系有效运行，结合公司供水生产、运维、检测等实际场景，依据《中华人民共和国档案法》《城镇供水条例》《生活饮用水卫生监督管理办法》等相关法律法规，制定本质量记录保存管理制度。第二条本制度适用于公司所有质量相关记录的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等全流程管理；外协单位提供的质量相关记录、第三方检测机构出具的检测记录，纳入本制度管控范围；临时产生的质量记录（如现场巡检手写记录）需按本制度要求完成规范化留存。第三条质量记录保存遵循四大核心原则：一是真实性原则，记录需如实反映质量管控实际情况，禁止伪造、篡改、删减记录内容；二是完整性原则，覆盖质量管控全环节的记录需全部留存，无遗漏、无缺失；三是可追溯原则，记录需标注产生时间、责任人、关联业务等信息，便于溯源核查；四是合规性原则，保存期限、保存方式符合法规及行业管理要求，不得违规销毁或超期留存。第四条各部门职责划分：档案管理部门为质量记录保存牵头部门，负责记录的归档、保管、查阅审批、销毁审核；水质检测部门负责水质检测类记录的收集、整理、移交；采购管理部门负责供应商质量类记录的收集、整理、移交；管网运维部门负责管网巡检、维修类质量记录的收集、整理、移交；安全管理部门负责监督记录保存流程的合规性，核查记录完整性。第二章记录范围与分类第五条记录范围界定：质量记录保存范围涵盖公司供水质量管控全环节，包括但不限于：水质检测类记录（采样记录、检测原始记录、检测报告、异常处置记录）；供应商质量类记录（约谈记录、整改验收记录、抽检记录、考核记录）；实验室管理类记录（设备校准记录、人员资质记录、资质维护记录）；管网运维类记录（巡检记录、维修记录、水质抽检记录）；质量事故类记录（事故报告、调查记录、整改记录）；其他与供水质量直接相关的管理记录。第六条记录分类标准：质量记录按载体形式分为纸质记录和电子记录，纸质记录包括手写表单、打印报告、签字文件等，电子记录包括电子文档、系统数据、扫描件、照片视频等；按保存周期分为短期保存记录、中期保存记录、长期保存记录，分类标准按国家档案管理及供水行业要求执行；按保密等级分为普通记录、内部保密记录，保密等级由记录产生部门初步判定，档案管理部门审核确认。第七条记录标识要求：所有质量记录需设置唯一标识，标注记录名称、产生日期、产生部门、责任人、关联业务编号等核心信息；纸质记录需在显著位置标注标识，电子记录需在文件名及文档内标注标识，确保记录可快速检索、精准定位。第三章保存标准与要求第八条保存期限要求：不同类型质量记录的保存期限严格按《档案法》及供水行业管理规范执行，水质检测核心记录、质量事故调查记录等需长期保存；供应商质量约谈记录、管网日常巡检记录等按中期保存要求执行；临时抽检手写记录等按短期保存要求执行；保存期限届满前，档案管理部门需评估记录留存价值，确无留存必要的按流程销毁，需延长保存的报管理层审批。第九条纸质记录保存要求：纸质记录需使用不易褪色的书写工具填写，字迹清晰、内容完整，无涂改、缺页、破损；归档前需按类别整理成册，加装封面、标注目录，使用防潮、防蛀、防火的档案柜存放；保存环境需控制温湿度，避免阳光直射、潮湿霉变，定期检查记录完好状态，发现破损及时修复。第十条电子记录保存要求：电子记录需存储至指定服务器或加密存储介质，设置访问权限，避免非授权人员修改、删除；重要电子记录需进行双备份，分别存储在不同物理位置，定期校验备份数据的完整性和可用性；电子记录格式需选用通用、易读取的格式，避免因软件版本更新导致记录无法打开；视频、照片类电子记录需同步留存原始文件及说明文档。第十一条特殊记录保存要求：涉及保密等级的质量记录，需单独存放、专人保管，查阅权限需严格审批；第三方出具的检测报告、认证证书等原件需单独归档，复印件需标注“与原件一致”并由经办人签字确认；跨部门协作产生的质量记录，由主责部门负责收集整理，确保记录完整移交档案管理部门。第四章保存流程管理第十二条记录收集整理：各部门指定专人负责本部门质量记录的日常收集，按周整理、按月核对，确保记录无遗漏；整理过程中需核查记录的完整性、标识的准确性，发现缺漏或错误及时补充、更正；整理完成后填写移交清单，按规定时限移交档案管理部门归档。第十三条记录归档管理：档案管理部门接收记录时，需核对移交清单与记录实物的一致性，核查记录保存标准是否符合要求，不符合的退回相关部门整改；验收合格的记录，按分类标准录入档案管理台账，标注归档时间、存放位置，完成归档手续；归档后需建立检索目录，便于快速查阅调取。第十四条记录查阅管理：内部人员因工作需要查阅质量记录的，需填写查阅申请，注明查阅事由、记录名称、查阅期限，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅；查阅纸质记录需在指定区域进行，不得带出档案室，不得涂改、损坏记录；查阅电子记录需在档案管理人员监督下操作，禁止复制、下载保密类记录；外部单位（如监管部门）查阅记录的，需提供有效证明文件，经公司管理层审批后，由专人陪同查阅。第十五条记录销毁管理：保存期限届满且无留存价值的质量记录，由档案管理部门提出销毁申请，列明销毁记录清单、销毁原因、保存期限等信息；销毁申请需经各相关部门审核、管理层审批；审批通过后，由档案管理部门联合安全管理部门实施销毁，纸质记录采用粉碎方式，电子记录采用不可逆删除方式，销毁过程需全程记录，参与人员签字确认，销毁记录留存备查。第五章监督检查与责任追究第十六条监督检查机制：档案管理部门每月开展质量记录保存日常检查，核查记录收集、归档的及时性和完整性；安全管理部门每季度开展专项检查，核查记录保存环境、查阅流程、销毁流程的合规性；每年开展一次全面盘点，核对档案台账与实物的一致性，形成检查报告上报管理层。第十七条考核管理要求：将质量记录保存合规率、归档及时率、记录完整率纳入各部门绩效考核，考核结果与部门绩效、个人薪酬挂钩；对记录保存规范、无缺失遗漏的部门及个人给予表彰奖励；对记录保存不力、出现缺漏或篡改的部门扣减对应绩效。第十八条责任追究条款：伪造、篡改、故意损毁质量记录的，给予相关责任人通报批评、扣减绩效，情节严重的调离岗位；未按规定期限移交、归档记录导致记录缺失的，追究部门负责人及经办人责任；违规查阅、复制、销毁质量记录的，按公司保密管理制度追责；因记录保存不当导致公司面临合规风险或经济损失的，严肃追究相关人员责任，涉嫌违法的移交相关部门处理。第七章附则第十九条本制度由公司档案管理部门解释，若国家档案