采购申请与审批标准化流程表-规范采购行为

采购申请与审批标准化流程表—规范采购行为一、适用范围与应用场景本流程表适用于各类企业（含制造、服务、贸易、工程等类型）的日常采购活动，涵盖物料采购、服务外包、固定资产采购、工程项目采购等场景。无论是常规的办公耗材、生产原材料，还是非经常性的设备采购、技术服务，均可通过标准化流程实现采购行为的规范管理。特别适用于需要多部门协同、分级审批的中大型企业，以及追求采购效率与风险控制的小微企业，旨在解决采购需求不明确、审批流程混乱、责任追溯困难等问题，保证采购活动“有据可依、有章可循”。二、标准化操作流程详解采购申请与审批流程分为需求发起→部门审核→采购初审→财务复核→管理层审批→任务执行→归档闭环七个核心步骤，各环节责任主体、操作内容及输出成果（一）需求提出与部门内部确认责任主体：需求部门申请人（如行政专员、生产主管、项目经理等）、需求部门负责人操作说明：需求发起：申请人根据部门工作需要（如生产缺料、办公设备老化、项目服务需求等），填写《采购申请表》（详见第三部分模板），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等关键信息，并附必要支撑材料（如技术参数、比价记录、项目立项批复等）。部门审核：需求部门负责人*对采购需求的必要性、合理性进行审核，重点确认“是否为必须采购”“数量/规格是否匹配实际需求”“预算是否在部门可控范围内”，审核通过后在《采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认；若审核不通过，需注明理由并退回申请人修改。输出成果：《采购申请表》（部门审核版）、支撑材料（如技术文档、比价单）。（二）采购部门受理与初审责任主体：采购专员、采购部负责人操作说明：材料接收：申请人将经部门负责人审核通过的《采购申请表》及支撑材料提交至采购部，采购专员*核对材料完整性（如是否填写关键信息、是否附必要附件），材料不齐的需1个工作日内退回补充。需求初审：采购专员重点审核“采购需求是否符合公司采购政策”“是否属于公司集采范围”“预估预算是否偏离市场均价”（可通过历史采购数据、第三方询价核实），对存在“超预算”“需求模糊”等问题的，需与需求部门沟通调整；对符合要求的，提交采购部负责人复核。任务分配：初审通过后，采购专员*根据采购类型（如常规物料、服务采购、工程招标）分配采购任务，明确采购方式（如询价比价、招标、单一来源采购）。输出成果：《采购申请表》（采购初审版）、采购任务分配记录。（三）财务部门预算与合规复核责任主体：财务专员、财务经理操作说明：预算核查：财务专员*通过财务系统核对采购申请的预算金额是否对应部门可用预算，重点检查“是否存在超预算”“预算科目是否正确”“是否有跨预算支出风险”。合规审核：财务经理*复核采购行为的合规性，包括“是否符合采购审批权限”“是否履行必要的前置程序（如大额采购需附董事会决议）”“是否涉及禁止采购的品类（如非必要奢侈品）”。反馈意见：审核通过后，在《采购申请表》“财务部门意见”栏签字；若预算不足或存在合规风险，需注明原因并反馈至采购部与需求部门协调处理（如调整采购量、申请追加预算）。输出成果：《采购申请表》（财务复核版）、预算核查记录。（四）管理层分级审批责任主体：分管副总、总经理/董事长操作说明：根据采购金额及重要性，实行分级审批：低值常规采购（如金额≤5000元，或办公耗材、零星维修等）：由分管副总*审批，重点确认“采购必要性及成本合理性”；重要采购（如5000元＜金额≤5万元，或生产关键物料、一般设备采购）：由分管副总审核后，提交总经理审批，重点确认“对公司运营/成本的影响”；重大采购（如金额＞5万元，或固定资产、战略物资、工程项目采购）：需经总经理审核、董事长最终审批，重点评估“投资回报率、供应商资质、风险控制措施”。审批人需在《采购申请表》“管理层审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“需补充材料”，不同意的需说明理由流程终止。输出成果：《采购申请表》（审批完成版）、审批记录台账。（五）采购任务执行与过程跟踪责任主体：采购专员、供应商管理专员操作说明：供应商选择：根据审批结果，采购专员*通过询价、招标或指定供应商方式确定合作方，要求供应商提供正式报价单、资质证明（营业执照、相关许可证等），并签订《采购合同》（明确价格、质量标准、交付时间、违约责任等）。订单下达：签订合同后，采购专员*向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门、财务部，保证各方知晓采购进度。履约跟踪：供应商管理专员跟踪订单执行情况，包括生产/备货进度、物流运输状态，若遇延期（如不可抗力、供应商产能问题），需第一时间通知采购专员及需求部门，协商解决方案（如调整交付时间、更换供应商）。输出成果：《采购合同》《采购订单》、供应商资质文件、履约跟踪记录。（六）验收与入库/结算责任主体：需求部门验收人、采购专员、财务专员*操作说明：到货验收：物品/服务送达后，需求部门指定验收人（如仓管员、使用部门代表）根据采购合同及技术参数进行验收，重点检查“数量是否准确、质量是否达标、服务是否符合约定”，验收合格后在《验收单》签字确认；不合格的需及时反馈采购专员，启动退货/索赔流程。入库登记：对需入库的物料（如原材料、办公用品），仓管员*根据《验收单》办理入库手续，登记库存台账；对无需入库的服务（如咨询服务、维修服务），需由需求部门确认服务完成并签署《服务确认单》。财务结算：财务专员*收到《验收单》《入库单》《服务确认单》及合规发票后，核对合同条款与实际履约情况，安排付款（如转账、承兑汇票），并在财务系统中完成账务处理。输出成果：《验收单》《入库单》《服务确认单》、发票、付款凭证。（七）资料归档与流程闭环责任主体：采购专员、档案管理员操作说明：采购任务完成后，采购专员整理本次采购全过程资料（含《采购申请表》《采购合同》《采购订单》《验收单》《发票》等），按“采购申请编号”分类归档，档案管理员将电子资料录入公司档案管理系统，纸质资料存入指定档案柜，保存期限不少于5年（重大采购项目保存期限不少于10年）。归档完成后，采购专员*在采购台账中标记“流程已闭环”，便于后续追溯与统计分析。输出成果：采购档案（电子+纸质）、采购台账更新记录。三、配套模板工具（附采购申请表示例）表1：采购申请表（模板）申请编号采购类型□物料□服务□工程□其他申请日期年月日申请部门申请人联系方式预算金额采购用途（简述采购物品/服务的使用场景及目的）供应商推荐□无推荐□推荐供应商：________________（附资质证明）需求明细物品/服务名称规格型号单位部门审核负责人签字：__________日期：______采购部初审专员意见：__________负责人签字：__________日期：______财务复核专员意见：__________经理签字：__________日期：______管理层审批分管副总：__________总经理：__________董事长：__________（按权限填写）日期：______备注（如紧急采购、特殊说明等）附件清单（如技术参数、比价单、项目批复等）表2：采购审批进度跟踪表（模板）申请编号采购内容申请部门当前节点审批人预计完成时间实际完成时间备注四、关键执行要点与风险提示（一）预算控制与刚性约束严格执行“无预算不采购，超预算不审批”原则，确因特殊情况需追加预算的，需提前提交《预算调整申请表》，经财务部与管理层审批后方可启动采购流程，避免预算外支出导致成本失控。（二）审批时效与责任明确各审批环节需在2个工作日内完成（紧急采购可缩短至24小时，但需在备注中注明“紧急”并经分管副总*特批），逾期未审批的视为默认同意；审批人需对审批意见负责，严禁“随意审批”“越权审批”，若因审批失误导致公司损失，将追究相关责任。（三）材料完整性与信息真实申请人需保证《采购申请表》信息真实、准确，规格型号、技术参数等描述清晰，避免因“需求模糊”导致采购偏差；支撑材料（如报价单、资质文件）需真实有效，严禁提供虚假信息，一经发觉将按公司奖惩制度处理。（四）供应商管理与合规性优先选择公司《合格供应商名录》内的供应商，名录外的供应商需经过资质审核（如营业执照、生产许可证、质量体系认证等）及样品测试（如适用）；大额采购（＞10万元）需采用公开招标方式，保证采购过程公开、公平、公正，防范利益输送风险。（五）跨部门沟通与协同需求部门、采购部、财务部需建立定期沟通机制（如每周采购例会），同步采购需求、审批进度及履约问题，避免因信息不对称导致流程延误；对跨部门争议（如需求变更、验收分歧），需由分管副总*牵头协调解决，保证采购活动高效推进。（六）特殊情况处理紧急采购：因生产、突发事件等需紧急采购的，