多部门沟通协作会议记录模板

多部门沟通协作会议记录模板一、适用场景与会议类型项目启动会：明确项目目标、跨部门职责分工及时间节点；问题协调会：针对跨部门流程卡点、资源冲突或协作障碍进行集中讨论；季度/月度工作推进会：同步各部门阶段性成果，协调下一阶段资源与任务；专项任务研讨会：如新政策落地、流程优化、重大活动筹备等需多部门联合推进的事项。二、会议记录全流程操作指引（一）会前准备：保证会议高效聚焦明确会议目标与核心议题会议发起部门需提前梳理需协作解决的问题（如“客户投诉响应流程优化”“Q3产品上线跨部门资源协调”等），明确每个议题的预期成果（如“明确责任部门”“确定时间节点”）。避免议题过多，单次会议核心议题建议不超过5个，复杂议题可拆分至多次会议。确定参会方与关键人员根据议题涉及范围，邀请相关部门负责人及具体执行人员（如涉及技术部门需包含开发、测试接口人，涉及市场部门需包含策划、执行接口人）。提前确认参会人员availability，避免关键决策人缺席；如需外部协作方（如供应商、客户代表），提前沟通参会需求。提前发送会议通知通知至少提前2个工作日发出，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、核心议题、会前需准备的资料（如“市场部需提供Q2用户调研数据”“技术部需准备系统对接方案初稿”）。示例通知【跨部门会议通知】关于XX项目需求评审及资源协调的会议准备会议记录工具与模板提前打印或电子化本模板，指定记录人（建议由与议题无直接利益关系的部门人员担任，如行政部、项目管理办公室）；准备录音设备（需提前告知参会人员）或协作文档工具（如飞书文档、腾讯文档）实时记录。（二）会中记录：精准捕捉关键信息开场与背景说明（5-10分钟）主持人开场：明确会议目标、预计时长、议程顺序及发言规则（如“每个议题讨论时间控制在20分钟内，发言需简明扼要”）。背景补充：由议题发起部门简要说明问题背景（如“近期客户反馈投诉处理时长超3天，涉及客服、技术、产品三部门流程衔接问题”）。议题讨论与记录（核心环节）逐项讨论：按议题顺序，由相关部门先陈述当前进展、存在问题及需求（如“客服部：投诉工单转技术部后平均48小时无反馈”；“技术部：因需求描述不清晰导致重复沟通”）。记录要点：分歧点：记录各部门意见差异（如“市场部建议优先推广A功能，产品部认为B功能更符合用户需求”）；共识点：记录达成一致的意见（如“同意优先上线B功能，市场部需同步调整推广计划”）；待确认事项：记录需会后进一步核实的信息（如“法务部需确认合同条款是否支持新方案”）。避免记录：与议题无关的讨论细节、个人情绪化表述，聚焦“谁、做什么、何时完成”。决议与行动项确认（10-15分钟）每个议题讨论结束后，主持人总结决议内容，明确“责任部门/人”“具体任务”“完成时限”。示例：“决议：由技术部负责优化投诉工单自动分派系统，客服部配合提供工单分类标准，完成时限：7月15日前；责任人：技术部工，客服部主管。”现场与参会人员确认行动项准确性，避免“责任模糊”“时限不明”。会议总结与后续安排（5分钟）主持人重申会议核心决议、关键行动项及下次会议时间（如“下次会议定于7月20日，同步系统优化进展”）；记录人明确记录整理与分发时限（如“今日下班前完成记录初稿，明日12点前发送各参会人确认”）。（三）会后整理：保证信息落地可追溯记录整理与审核会议结束后2个工作日内，记录人根据会议录音/笔记整理记录，重点核对：会议基本信息（时间、地点、参会人员）是否完整；各议题讨论要点、决议、行动项是否准确（特别是责任人与时限）；语言简洁，避免口语化表述（如将“这个事得尽快弄”改为“需在7月10日前完成方案初稿”）。发送初稿给各参会部门负责人审核，确认无误后定稿（若有修改，需注明修改原因）。分发与归档定稿后24小时内，通过邮件或协作工具发送给所有参会人员、抄送部门负责人及存档部门（如行政部、项目管理办公室）；邮件【会议记录】XX会议决议及行动项（2023年7月5日）；电子版记录按“年份-月份-会议主题”分类归档，保存期限不少于1年（重要项目可长期保存）。跟进与反馈记录人或项目组每周更新行动项进展，在下次会议前同步“已完成/进行中/延期”状态；对逾期未完成的任务，及时提醒责任人并协调资源，必要时启动跨部门督办流程。三、会议记录标准模板（一）会议基本信息项目内容会议名称例：XX项目跨部门需求评审与资源协调会日期2023年XX月XX日时间14:00-16:00地点公司3楼第一会议室（或线上会议：腾讯会议XXXXXXXX）主持人例：项目管理办公室*主管记录人例：行政部*助理参会部门及人员产品部（经理、专员）、技术部（主管、工）、市场部（主管、专员）、客服部（*主管）缺席人员及原因例：技术部*工（外出培训，已提前提交书面意见）（二）议题详情与决议议题编号议题名称讨论内容摘要决议内容责任部门/人完成时限当前状态001客户投诉响应流程优化客服部：投诉工单转技术部后平均48小时无反馈，用户满意度下降15%；技术部：因工单分类不清晰导致重复沟通；产品部：需明确需求优先级标准。1.技术部7月10日前完成工单自动分派系统优化，支持按“紧急/普通”自动分类；2.客服部7月8日前提供历史工单分类标准及紧急判定规则；3.产品部7月12日前发布“投诉处理SOP”，明确各部门响应时限。技术部工客服部主管产品部*经理7月12日进行中002Q3产品推广资源协调市场部：预算20万，需技术部支持3个活动页开发；技术部：当前人力仅能支持2个，需优先保障核心功能迭代。1.市场、技术、产品部7月9日前联合评估活动页优先级，保留用户量最大的2个；2.剩余1个活动页延后至8月开发，由市场部调整推广节奏。市场/技术/产品部负责人7月9日已完成（三）其他事项遗留问题：法务部需确认新用户协议条款是否支持“投诉处理时效承诺”，预计7月14日前反馈；下次会议安排：2023年7月20日14:00，同步系统优化进展及资源调整方案，地点：线上会议。四、高效会议记录关键要点准确性优先：决议内容、责任人、时限需经参会人员现场确认，避免“模糊表述”（如“尽快”“尽快完成”需明确具体日期）。责任到人：每个行动项必须明确唯一责任部门/人，避免“多头负责”导致执行推诿；及时跟进：会议记录分