团队沟通与协作记录模板

一、适用情境在团队协作中，无论是项目启动、跨部门对接、问题复盘还是日常进度同步，都需要清晰记录沟通内容与行动项，保证信息传递准确、责任分工明确、执行过程可追溯。本模板适用于以下场景：项目启动会、周例会、专题讨论会等会议记录；跨部门协作中需求对接、方案确认的沟通留存；问题解决过程中的讨论过程与决议跟进；日常工作中的任务分配与进度同步。二、使用流程详解1.沟通前：明确目标与准备确定核心议题：明确本次沟通需解决的核心问题或达成的目标（如“确定Q3产品功能优先级”“协调设计资源支持市场活动”），避免讨论偏离主题。梳理背景信息：提前梳理相关背景资料（如项目文档、需求清单、previous记录等），保证参与人对基础信息一致。邀请相关人员：根据议题内容确定参与人员（含决策人、执行人、相关方），并提前告知沟通主题、时间及需准备的资料。2.沟通中：实时记录关键信息记录基本信息：准确填写沟通主题、时间、地点/形式（如“线上会议-腾讯会议”“线下会议室A”）、参与人员（姓名+部门/角色，如“三-产品经理”“四-开发工程师”）。梳理讨论过程：按议题顺序记录关键观点、争议点及共识，避免流水账，突出“谁提出什么观点”“存在哪些分歧”“最终达成什么共识”。明确待办事项：对需后续执行的任务，详细记录“具体事项”“负责人”“截止日期”“交付标准”（如“完成用户登录页UI设计：*五-设计组，2023-10-15前，输出高保真原型图”）。3.沟通后：整理与同步24小时内完成记录整理：根据沟通时的笔记，补充完整信息（如遗漏的讨论细节、待办事项的补充说明），保证内容准确、逻辑清晰。同步给所有参与方：将最终记录通过团队协作工具（如飞书、钉钉）或邮件发送给所有参与人员，确认无异议后归档（建议按“项目-日期”命名文件夹存储）。跟踪执行进度：定期（如每周例会）回顾记录中的待办事项，更新执行状态（“进行中”“已完成”“需协助”），保证决议落地。三、协作记录表编号沟通主题时间地点/形式参与人员（姓名+部门/角色）讨论核心内容决议/待办事项负责人截止日期备注（如需支持方、风险提示等）20231001Q3产品功能优先级评审会2023-10-0114:00-15:30线上会议-腾讯会议三-产品经理、四-开发工程师、五-设计组长、六-市场经理1.市场经理提出用户反馈“搜索功能优化”需求优先级最高；2.开发工程师评估“搜索优化”需2人周，当前资源紧张；3.讨论决定优先保障核心功能迭代。1.三整理用户需求数据，10月5日前输出详细需求文档；2.四评估当前开发资源，10月3日前提交资源分配方案。三、四2023-10-05市场部需同步用户具体使用场景数据20231002跨部门协作-市场活动设计支持2023-10-0210:00-11:00线下会议室B五-设计组长、七-市场策划专员1.市场策划10月20日需上线“双十一”活动主视觉；2.设计组长确认当前设计组人力可支持，需提供活动主题、主色调及元素要求。1.七于10月3日前提交活动设计需求清单（含主题、尺寸、参考案例）；2.五安排设计师*八对接，10月8日前输出初稿。七、五2023-10-03设计组需预留1天修改时间四、关键使用提示及时性与准确性：沟通后务必24小时内完成记录，避免信息遗漏或记忆偏差；记录时需客观陈述事实，减少主观评价（如用“开发工程师评估需2人周”而非“开发抱怨人手不够”）。责任到人：每个待办事项必须明确唯一负责人和截止日期，避免“多人负责等于无人负责”的情况；若需多部门协作，需标注主要协调人。信息完整：记录需包含“5W1H”（Who、What、When、Where、Why、How），保证后续执行者能快速理解背景和行动要求。保密与权限：涉及敏感信息（如未公开的项目计划、