行政工作流程标准化手册

行政工作流程标准化手册一、前言为规范公司行政工作流程，提升行政事务处理效率与质量，确保各项工作合规、有序开展，特编制本《行政工作流程标准化手册》。本手册适用于公司各部门行政相关工作的开展，涵盖公文管理、会议组织、办公用品管理、档案管理、接待服务、固定资产管理、费用报销及印章管理等核心行政业务，旨在为行政人员提供清晰的操作指引，为部门间协作提供统一标准。二、公文管理流程（一）收文流程行政人员接收外部来文（含纸质、电子文件）时，需核对文件份数、文号、紧急程度、密级等信息，无误后在《收文登记表》中记录“来文单位、文号、标题、收文时间、份数、密级”等内容，电子文件需同步备份至指定文件夹。根据文件内容及涉及部门，提出拟办意见（如“请XX部门牵头，XX部门配合办理”），签写姓名及日期后，呈送分管领导批办。分管领导根据拟办意见，明确承办部门、办理要求及时限，签署批办意见后返回行政人员。承办部门接收文件后，指定专人负责办理，需在批办时限内完成工作并反馈结果；若需多部门协作，牵头部门需做好沟通协调。行政人员定期跟踪文件办理进度，对超期或推进困难的事项，及时提醒承办部门并向分管领导反馈。办理完毕的文件，由行政人员按档案管理要求整理，移交档案管理岗归档。（二）发文流程发文部门根据工作需求起草文件，需确保内容准确、格式规范（含文号、标题、主送/抄送单位、正文、附件、发文日期等要素），电子文档命名需体现“发文部门-主题-日期”。拟稿人提交部门负责人审核，审核内容包括“内容合规性、表述准确性、格式规范性”，审核通过后签署意见。若文件涉及多部门职责，需送相关部门会签，会签部门需在1个工作日内反馈意见（同意/修改建议），逾期未反馈视为无意见。会签通过后，文件呈送公司领导签发（根据文件重要性确定签发层级），签发人签署姓名、日期及意见。行政人员根据签发意见排版，纸质文件需使用公司统一模板（含红头、文号、版记），印制份数需与发文范围一致；电子文件需转换为PDF格式，确保不可编辑。行政人员按发文范围（主送、抄送单位）分发文件，纸质文件需登记签收，电子文件通过OA系统或指定邮箱发送，留存分发记录。发文后，行政人员将“发文稿纸、会签单、签发件、正式文件”整理成册，移交档案管理岗归档。三、会议管理流程（一）会前准备会议组织者提前2个工作日向参会部门/人员征集议题，要求议题“目标明确、解决方案初步可行”，汇总后报会议主持人审核。审核通过后，1个工作日内发布会议通知，明确“时间、地点、参会人员、议题、需携带材料”，重要会议需电话确认参会情况。议题提报部门需提前1个工作日提交会议材料（如报告、方案），行政人员整理后按参会人数印制，同步上传至会议系统（如有）。提前1小时布置会场，包括“桌椅摆放、设备调试（投影、音响、视频）、席卡制作、茶水准备”，确保环境整洁、设备正常运行。（二）会中服务行政人员在会场入口组织签到，记录参会人员到场情况，迟到/请假人员需备注原因。指定专人记录会议内容，包括“议题讨论过程、决策结果、任务分工、完成时限”，记录需客观准确，会后24小时内整理成电子版。若出现设备故障、人员冲突等突发情况，行政人员需立即协调解决（如更换备用设备、暂停讨论等），确保会议有序推进。（三）会后跟进会议记录人根据记录整理《会议纪要》，经会议主持人审核后，1个工作日内发布至参会人员，纪要需明确“决策事项、责任部门、完成时限”。行政人员跟踪任务执行情况，每周汇总进度并向会议主持人反馈，逾期未完成的需提醒责任部门说明原因。将“会议通知、签到表、会议材料、会议纪要”整理后，移交档案管理岗归档，电子资料同步备份。四、办公用品管理流程（一）需求申报各部门每月末提交《办公用品需求表》，注明“物品名称、规格、数量、用途”，部门负责人审核后提交行政部，新增特殊物品需附采购说明（如品牌、技术参数）。（二）采购管理行政部根据需求表，通过“线上平台、供应商报价、市场调研”等方式比价，选择3家以上符合要求的供应商，形成《比价单》。《比价单》经行政部负责人审核后，呈送分管领导审批（单笔金额超预算需报总经理审批）。审批通过后，与选定供应商签订采购合同，明确“交货时间、质量标准、验收方式、付款方式”。（三）入库管理供应商交货时，行政人员核对“数量、规格、质量”，与采购合同及需求表比对，无误后在《入库单》签字确认；若存在问题，立即联系供应商退换货。验收合格后，行政人员在《办公用品台账》中记录“入库时间、物品名称、规格、数量、供应商、单价、总价”，电子台账同步更新。（四）发放管理各部门指定专人凭《办公用品需求表》领用，行政人员按“以旧换新（针对耐用品）、按需发放（针对耗材）”原则发放，发放后在台账中登记“领用部门、领用人、数量、日期”。临时需求需填写《临时领用单》，经部门负责人审批后领取，行政部每月汇总临时领用情况。（五）库存管理行政人员每月末对办公用品进行盘点，核对“台账数量、实际库存”，形成《盘点表》，差异部分需查明原因并整改。对库存低于“安全库存量”的物品，行政部及时启动采购流程，确保供应连续；滞销物品需分析原因，调整采购计划。五、档案管理流程（一）档案收集各部门按《档案分类目录》整理需归档的文件（含纸质、电子），填写《档案移交清单》，经部门负责人审核后移交档案管理岗，移交时需检查“文件完整性、编号规范性”。档案管理岗每月末向各部门收集“月度报告、会议纪要、合同协议”等常规文件，每年末收集“年度总结、审计报告”等年度文件。（二）档案整理档案管理岗按“年度-部门-类别”对档案分类，编制唯一档案编号（如“2024-行政部-合同-001”），纸质档案需加装封面、封底并装订。对档案内容进行著录（含“标题、文号、日期、责任人、关键词”），电子档案需添加元数据，便于检索。（三）档案保管纸质档案存放于专用档案柜，按编号顺序排列，档案柜需防潮、防火、防虫；电子档案存储于加密服务器，定期备份（至少每月1次）。内部人员借阅档案需填写《档案借阅单》，经部门负责人审批后借阅，借阅期限不超过5个工作日；密级档案需总经理审批，且仅限在档案室内查阅。（四）档案利用档案管理岗根据借阅单提供档案，查阅时需全程陪同（密级档案），确保档案不被涂改、损坏。需复制档案的，需在借阅单注明，经审批后由档案管理岗复制，复制件需加盖“档案复制章”。（五）档案销毁每年末，档案管理岗会同相关部门对到期档案进行鉴定，填写《档案销毁鉴定表》，提出“销毁/续存”意见，经总经理审批后执行。销毁档案时，需指定2名监销人（含档案管理岗、行政部负责人），销毁后在《档案销毁鉴定表》签字确认，电子档案同步删除。六、接待管理流程（一）接待申请业务部门因工作需要接待外部人员时，需提前1个工作日提交《接待申请表》，注明“接待事由、人数、级别、预计费用、行程安排”，部门负责人审核后报行政部。（二）方案制定行政部根据申请内容制定接待方案，包括“接送安排（车辆、人员）、食宿安排（酒店、餐饮标准）、陪同人员（职务匹配）、参观/会议安排”，方案经分管领导审批后执行。（三）接待实施行政部提前确认接送时间、地点，安排专人专车（或协调外部车辆），确保准时接送，接待人员需提前10分钟到达指定地点。陪同人员需熟悉接待流程及公司情况，全程做好讲解、沟通工作，餐饮安排需符合公司接待标准（如人均消费、酒水规格），避免铺张浪费。若接待行程变更（如航班延误、人员临时增减），行政部需立即调整方案，通知相关人员并做好解释工作。（四）费用结算接待结束后，行政人员整理“餐饮发票、酒店发票、交通票据”，确保票据真实、合规（需附消费明细）。填写《费用报销单》，附接待方案、票据，经部门负责人、行政部负责人、财务审核后，按公司报销流程审批付款。七、固定资产管理流程（一）申购管理部门因工作需要申购固定资产时，填写《固定资产申购表》，注明“名称、规格、数量、预算、使用需求”，部门负责人审核后提交行政部。行政部会同财务部审核申购需求（含“必要性、预算合理性”），如需招标采购，需启动招标流程；小额采购可直接比价。（二）采购管理行政部发布招标公告，邀请3家以上供应商参与投标，组建评标小组（含行政、财务、使用部门人员），根据“价格、质量、服务”等因素确定中标供应商，签订采购合同。行政部通过“线上平台、供应商报价”比价，选择2家以上供应商，形成《比价单》，经分管领导审批后采购。（三）验收管理固定资产到货后，行政部组织“使用部门、财务部、供应商”共同验收，核对“规格、数量、质量”，与合同及申购表比对，无误后在《验收单》签字确认；存在问题的，要求供应商限期整改。验收合格后，财务部根据《验收单》入账，行政部在《固定资产台账》中记录“资产名称、规格、编号、使用部门、责任人、购置时间、价值”，并粘贴资产标签。（四）使用维护使用部门指定专人负责固定资产的日常使用与维护，定期清洁、检查设备运行情况，发现故障及时报修。维修需填写《固定资产维修单》，经部门负责人审批后，联系供应商或第三方维修机构，维修后需在台账中记录“维修时间、内容、费用”。（五）处置管理固定资产达到使用年限或无法修复时，使用部门填写《固定资产报废申请表》，附“报废原因、资产现状说明”，部门负责人审核后提交行政部。行政部会同财务部、技术部门对报废资产进行鉴定，确认是否符合报废条件，鉴定通过后报总经理审批。审批通过后，行政部按“拍卖、变卖、报废处理”等方式处置资产，处置收入上缴财务部，台账中核销该资产。八、费用报销流程（一）报销申请报销人填写《费用报销单》，注明“报销事项、金额、日期、附件张数”，并附合规票据（发票需注明公司抬头、税号，票据需粘贴整齐）。根据报销类型附相关材料（如差旅费需附“出差申请单、行程单”，招待费需附“接待申请表、消费明细”）。（二）部门审核报销人提交部门负责人审核，审核内容包括“事项真实性、票据合规性、金额准确性”，审核通过后签署意见。（三）财务审核财务部审核“票据真伪、报销标准合规性（如差旅费是否超标准）、附件完整性”，审核通过后签署意见；存在问题的，退回报销人补充完善。（四）审批流程根据报销金额，按公司审批权限（如单笔≤XX元由部门负责人审批，XX-XX元由分管领导审批，＞XX元由总经理审批）提交相应领导审批。（五）付款管理财务部根据审批通过的报销单，在3个工作日内完成付款（银行转账或现金支付），并在《报销台账》中记录“报销人、金额、日期、支付方式”。九、印章管理流程（一）印章刻制因工作需要刻制新印章时，申请部门填写《印章刻制申请表》，注明“印章名称、用途、样式”，经部门负责人、行政部负责人审核后，报总经理审批，审批通过后由行政部指定机构刻制（需备案）。（二）印章保管印章由行政部指定专人保管（如公章由行政部经理保管，财务章由财务部经理保管），存放于带密码锁的保险柜，钥匙与密码分开保管。保管人离职或岗位调整时，需办理印章交接，填写《印章交接清单》，由监交人（行政部负责人）监督，交接后更新保管人信息。（三）印章使用用印人填写《印章使用申请表》，注明“用印事由、文件名称、份数”，附需用印的文件，经部门负责人审批（密级文件需