办公室日常行政管理手册

办公室日常行政管理手册为规范办公室日常行政管理工作，提升行政服务效能，保障办公秩序高效有序，特制定本手册。本手册适用于企业各部门行政事务管理，涵盖办公环境、文书档案、会议组织、后勤保障及制度建设等核心模块，为行政工作开展提供标准化指引。一、办公环境管理（一）空间规划与布局根据部门职能、人员规模及工作特性，合理规划办公区域，明确公共空间（会议室、茶水间等）与独立办公区的功能边界。新员工入职或部门调整时，需提前3个工作日提交空间调整申请，经行政部审核后统筹安排，兼顾协作效率与隐私需求。（二）设施设备维护个人设备：实行“谁使用、谁负责”制度，日常清洁与简单故障排查由使用者完成；复杂故障需填写《设备维修申请表》，经部门负责人签字后提交行政部，维修周期原则上不超过5个工作日。公共设施：行政部每月巡检1次（空调、照明、电梯等），发现问题立即报修并跟踪进度，确保设施完好率达98%以上。（三）办公卫生管理个人区域：每日下班前整理清洁，保持桌面整洁、文件归位；公共区域：实行轮值制度（轮值表每月更新公示），轮值人员需在17:30前完成地面清扫、垃圾清运及设施消毒；环境评比：行政部每季度组织“办公环境评比”，对达标部门通报表扬，不达标者限期整改。二、文书档案管理（一）公文处理流程收文管理：行政部1个工作日内完成登记、编号，通过OA或纸质签报流转至承办部门，承办部门5个工作日内反馈结果（紧急公文按批示时限办理）。发文管理：部门拟稿→负责人审核→分管领导审批（重要文件总经理签发）→行政部排版、编号→发布并留存电子档。督办管理：行政部每周汇总逾期公文，形成《公文督办周报》报分管领导，确保流转闭环。（二）档案归档规范分类要求：按“文书、合同、财务、人事、项目”划分，每类下设二级类目（如文书类含“规章制度、会议纪要”等）。归档时限：文件生效或项目结束后1个月内，由行政部与业务部门共同验收，纸质档案用专用盒装订，电子档命名格式为“年份-类别-二级类目-文件名称”。借阅管理：内部借阅需部门负责人审批，外部借阅需分管领导审批并签订《保密协议》，借阅期限不超过7个工作日。（三）保密管理要求涉密文件（含电子档）标注等级，存放于密码柜或加密服务器，接触人员签订《保密责任书》，离职时完成资料交接并签订《离职保密承诺书》。行政部每半年组织保密培训，每年开展保密检查，违规行为按《保密管理制度》处理。三、会议管理规范（一）会前筹备工作议题确定：发起人提前2个工作日梳理议题、明确结论及材料，提交行政部审核后纳入议程。通知发送：行政部会前1个工作日通过OA、邮件或短信通知，注明时间、地点、议题及材料要求，重要会议电话确认。会场准备：提前1小时完成布置（设备调试、材料摆放），茶水、纸笔按需准备。（二）会中组织实施主持人严格把控时间（每议题≤20分钟），引导高效发言；行政部专人记录决策事项、任务分工及节点，结束前确认记录准确性。遇突发情况（设备故障、人员冲突），主持人暂停会议，行政部协助快速解决。（三）会后跟进落实纪要撰写：行政部24小时内完成纪要初稿，经主持人审核后发送参会人员，明确责任人、时限及验收标准。任务督办：行政部每周跟踪进展，每月汇总《会议任务完成情况表》报分管领导，逾期任务预警。资料归档：会议资料（纪要、签到表、讨论材料）5个工作日内归档，电子档同步上传档案系统。四、后勤保障管理（一）物资管理流程采购申请：部门填写《物资采购申请表》（注明名称、规格、预算），经负责人审批后提交行政部，结合库存（每月盘点1次）审核需求。采购执行：行政部比价（≥3家供应商）确定合作方，签订合同（超[X]元法务审核），到货后联合使用部门验收，办理入库。领用管理：员工填写《物资领用表》（部门负责人签字）领取，行政部每月统计数据，优化采购计划。库存盘点：每月末行政部联合财务部盘点，形成《库存盘点表》，盘盈盘亏查明原因后调整账目。（二）车辆管理规范调度申请：员工因公用车提前1个工作日提交《用车申请》（紧急用车可电话申请后补手续），行政部统筹安排。保养管理：按行驶里程或时间（每5000公里或3个月）保养，填写《车辆保养申请表》审批后送修，费用附明细发票报销。安全管理：驾驶员遵守交规，出车前检查车况，收车后填写《行车日志》（记录里程、油耗、异常），行政部每季度培训、每年考核。（三）接待管理流程申请审批：业务部门提前2个工作日提交《接待申请表》（注明对象、行程、预算），经分管领导审批后交行政部统筹。接待执行：行政部负责酒店、车辆、餐饮对接（遵循公务标准），重要接待提前勘察场地、准备欢迎物料，全程跟进需求。费用报销：接待结束后3个工作日内，整理凭证填写《接待费用报销单》，经行政部、财务部审核后报分管领导审批。五、制度建设与执行（一）制度制定流程需求调研：行政部每半年收集部门痛点，结合行业规范与公司战略，形成《制度建设计划》报总经理审批。草案拟定：联合业务部门起草草案（含目的、流程、考核等），征求意见（≥5个工作日）后修改。审议发布：草案经总经理办公会审议通过后，以正式文件发布并公示，确保全员知晓。（二）监督考核机制行政部每月抽查制度执行情况，形成《行政检查报告》，违规行为按制度扣分，结果与部门绩效挂钩。每季度开展“制度执行满意度调查”，收集反馈优化制度。（三）优化迭代管理行政部每年组织制度评审，结合检查结果、员工反馈及公司需求，修订或废止制度，重新履行审议发布流程。结语办