会议记录模板及行动项跟进表

适用场景与价值体现无论是部门例会、项目启动会、跨部门协调会，还是客户需求沟通会、月度总结会，规范的会议记录与行动项跟进都是保证会议成果落地的关键。本模板通过结构化记录会议核心信息、明确行动项责任与进度，帮助团队减少信息遗漏、提升协作效率，同时为后续工作复盘和追溯提供清晰依据，尤其适用于需要多人协作、多任务推进的团队场景。从会前到会后的全流程操作指南一、会前：奠定高效记录基础明确会议核心目标提前与会议组织者确认会议主题（如“Q3产品迭代方案评审”）、需达成的目标（如“确定迭代功能优先级及责任人”）及预期成果，避免记录偏离方向。梳理会议议程与参会人员获取会议议程，按议程顺序准备记录框架（如“议题1：需求评审→议题2：资源协调→议题3：时间节点确认”）；同步统计参会人（主会人、核心决策人、执行人）、缺席人及原因，保证记录覆盖关键角色。准备记录工具与模板打印或电子化打开本模板，提前标注需填写的核心字段（如会议基本信息、议题编号、行动项状态等）；若涉及复杂讨论，可准备录音设备（需提前告知参会者），辅助后续整理。二、会中：聚焦核心信息记录精准记录会议基本信息会议主题、时间（精确到分钟，如“2023年10月26日14:00-16:30”）、地点（会议室/线上会议）；参会人（主会人：经理，参会人：主管、专员，缺席人：主管（因出差），记录人：*助理）；会议核心目标（如“明确Q3产品迭代功能优先级及落地责任人”）。按议程结构化记录讨论内容每个议题单独记录，包含“议题名称-讨论要点-分歧点-最终决议”：示例：议题1：用户登录功能优化讨论要点：主管提出需增加短信验证码登录，专员反馈短信接口开发周期需3天；分歧点：是否优先于“第三方登录”功能开发；最终决议：先完成第三方登录（周期2天），同步启动短信接口开发，下周一前完成方案细化。突出行动项关键要素对会议中明确的任务，实时标注“行动项”，包含：任务描述（需具体可执行，如“完成短信登录接口方案文档”）、负责人（避免“相关负责人”等模糊表述，明确为*专员）、截止日期（精确到日，如“2023年11月3日前”）、交付成果（如“方案文档+排期表”）。三、会后：24小时内完成整理与分发完善会议记录内容会后根据会议笔记和录音（若有），补充遗漏信息，保证决议和行动项准确无误；语言需简洁客观，避免主观评价（如用“经理提出”代替“经理错误地认为”）。分发会议记录并确认将整理好的记录通过团队协作工具（如企业钉钉）或邮件分发至所有参会人，附上“请于2个工作日内确认信息是否有误”的提示；收到反馈后及时修订，最终版标注“已确认”并归档。同步更新行动项跟进表将会议中确认的行动项录入“行动项跟进表”，明确初始状态（“未开始”）、优先级（高/中/低），并同步给负责人，告知后续跟进机制。四、行动项持续跟进：保证闭环管理定期同步进度责任人需按截止日期推进任务，每周在团队例会或协作工具中更新进度（如“短信接口开发：80%，预计11月2日完成测试”）；跟进人（如会议记录人）每周汇总行动项状态，对逾期任务提前3天提醒。闭环处理与复盘行动项完成后，负责人需在跟进表中更新状态为“已完成”，并附上交付成果（如文档、测试报告）；对未按期完成的任务，需在下次会议中说明原因及调整计划，保证“事事有跟进，件件有闭环”。实用模板参考表1：会议记录模板会议基本信息会议主题Q3产品迭代方案评审会会议时间2023年10月26日14:00-16:30会议地点公司3楼会议室A/线上会议主会人*经理参会人主管、专员、*测试工程师缺席人*主管（出差）记录人*助理会议核心目标确定Q3产品迭代功能优先级及落地责任人会议议程与讨论内容议题编号议题名称1用户登录功能优化2开发资源协调待办事项（行动项）行动项描述负责人完成第三方登录功能开发*工程师提交短信登录接口方案文档*专员输出项目新排期表*经理表2：行动项跟进表行动项编号行动项描述负责人截止日期优先级状态（未开始/进行中/已完成/延期）进度更新（%）备注ACT-20231026-01完成第三方登录功能开发*工程师2023-11-10高进行中60已完成前端开发，后端接口联调中ACT-20231026-02提交短信登录接口方案文档*专员2023-11-03中未开始0等待短信供应商确认接口文档ACT-20231026-03输出项目新排期表*经理2023-11-01高已完成100已同步至团队共享文件夹ACT-20231026-04旧版账号体系兼容性验证*测试工程师2023-11-05中进行中40发觉2处兼容问题，已反馈开发提升使用效果的关键提示记录及时性与准确性会议记录需在会后24小时内完成，避免信息遗忘；涉及数据、决议等关键信息时，可会后与主会人二次确认，保证无误。行动项“SMART”原则行动项描述需符合“具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound）”原则，避免“优化用户体验”“跟进进度”等模糊表述。跟进频率与责任到人根据任务优先级设定跟进频率：高优先级任务每日同步进度，中优先级每周同步，低优先级每两周同步；每个行动项必须有唯一负责人，避免多人负责导致推诿。保密与格式统一会议记录涉及敏感信息（如未公开策略、客户隐私）时，需标注“内部保密”，仅限参会人及相关人员查阅；团队内统