会议策划及执行工作指导书模板

会议策划及执行工作指导书模板一、适用范围与使用对象本指导书适用于各类企业、组织内部及外部会议的策划与执行全流程管理，包括但不限于战略研讨会、项目启动会、客户交流会、年度总结会、培训会等。会议策划者（如行政专员、项目助理、活动策划人员）、执行负责人及相关协作部门人员均可参考使用，保证会议筹备、执行及收尾工作标准化、规范化。二、会议策划全流程操作指引（一）会议筹备阶段核心目标：明确会议需求，制定详细方案，完成资源协调，保证会议基础条件具备。1.会议需求分析与目标确认操作内容：与发起人（如部门负责人、客户对接人*）沟通，明确会议主题（如“2024年Q3产品战略研讨”）、核心目标（如“明确Q3产品迭代方向，达成团队共识”）、预期成果（如输出《Q3产品战略规划草案》）。确认会议类型（决策型/研讨型/通知型）、规模（预计参会人数）、时长（建议单次会议不超过4小时，超长会议需设置中场休息）。责任人：会议策划专员*时间节点：会议发起后1个工作日内完成需求调研与目标确认输出物：《会议需求确认表》（含主题、目标、类型、规模、时长等要素）2.参会人员与议程规划操作内容：确定参会人员：根据会议目标列出核心参会人（决策层、项目负责人）、列席人员（记录人、技术支持）、特邀嘉宾（外部专家、客户代表），明确主持人（建议由中高层管理人员或经验丰富者*担任）。拟定会议议程：按“开场-议题研讨-决策-总结”逻辑设计，明确各环节主题、时长、负责人、输出物（如“14:00-14:30产品现状汇报（汇报人：*），输出《Q2产品数据总结》”）。责任人：会议策划专员、主持人时间节点：需求确认后2个工作日内完成人员与议程规划输出物：《参会人员名单》《会议议程表》3.场地、物料与技术支持准备操作内容：场地选择：根据会议规模选择会议室（小型会议≤20人用中型会议室，20-50人用大型会议室，50人以上需考虑多功能厅/外部场地），确认场地设备（投影仪、音响、麦克风、白板、WiFi）、桌型（圆桌型/课桌型/剧院型）、茶歇区设置。物料准备：制定《会议物料清单》，包括会议资料（议程表、背景资料、签到表）、宣传物料（易拉宝、横幅、桌牌）、办公用品（笔、笔记本、便签纸）、茶歇（饮品、小食，需提前确认dietary需求）。技术支持：确认会议所需技术设备（视频会议系统、同声传译设备、直播设备），提前1天调试设备，准备备用设备（如备用投影仪、麦克风电池）。责任人：行政支持专员、IT支持专员时间节点：议程确认后3个工作日内完成场地预订与物料准备输出物：《会议场地需求表》《会议物料清单》《技术调试确认单》4.预算制定与审批操作内容：根据场地费、物料费、餐饮费、交通费（如外部嘉宾接送费）、其他费用（如礼品、临时采购）编制《会议预算明细表》，注明单价、数量、小计、总价。按公司流程提交预算审批（如部门负责人审批→财务部审核→总经理审批），保留审批记录。责任人：会议策划专员、财务专员时间节点：场地与物料确认后2个工作日内完成预算编制与审批输出物：《会议预算明细表》（含审批流程记录）5.会议通知发布与会前确认操作内容：发布通知：至少提前5个工作日发送会议通知（邮件/企业/纸质通知），内容包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、需提前准备的资料（如“请参会人员提前阅读《Q2产品数据总结》”）、联系人及联系方式（会议策划专员*：138）。会前确认：提前3天再次确认参会人员（发送“参会提醒”，确认是否出席）、场地设备（与场地管理员确认设备状态）、物料（与供应商确认物料送达时间），对无法参会的人员及时调整议程或安排替代人员。责任人：会议策划专员*时间节点：预算审批后1个工作日内发布通知，会前3天完成最终确认输出物：《会议通知》（含参会回执）、《会前确认记录表》（二）会议执行阶段核心目标：保证会议按计划有序进行，保障各环节衔接顺畅，达成会议目标。1.现场布置与设备检查操作内容：会议前1小时完成场地布置：摆放桌椅（按议程桌型）、设置物料签到处（放置签到表、会议资料、桌牌）、调试设备（投影仪、音响、麦克风测试网络连接）、检查茶歇区（饮品、小食补充到位）。确认各区域负责人：签到区（行政支持专员）、技术支持区（IT支持专员）、茶歇区（后勤专员），明确应急联系人（会议策划专员）。责任人：行政支持专员、IT支持专员时间节点：会议开始前1小时完成输出物：《现场布置检查清单》（含设备、物料、区域划分确认项）2.签到引导与开场准备操作内容：参会人员入场时，引导至签到处签到（纸质签到/电子签到），发放会议资料（议程表、笔记本、笔），指引座位（桌牌标识），提醒将手机调至静音。会议开始前10分钟，主持人到场，确认参会人员到会情况（如未到人员及时联系），与主讲人最后确认设备、PPT播放顺序。责任人：行政支持专员、主持人时间节点：会议开始前30分钟引导签到，开始前10分钟完成开场准备输出物：《会议签到表》（含到会/请假记录）3.会议进程控制与记录操作内容：主持人控场：严格按照议程推进，控制各环节时长（如“14:00-14:30产品现状汇报”，超时1分钟提醒），引导讨论聚焦主题，避免跑题，及时处理突发情况（如人员争执时引导理性发言）。记录人工作：详细记录会议内容，包括关键发言（如“提出：需增加用户调研环节”）、决议事项（如“决议：Q3产品迭代优先开发A功能”）、待办事项（如“待办：市场部于3月15日前完成竞品分析报告”），使用《会议记录模板》保证要素完整。责任人：主持人、记录人时间节点：会议全程输出物：《会议记录》（含决议、待办，需会后24小时内整理完成）4.应急事件处理操作内容：设备故障：立即启用备用设备（如投影仪故障切换备用笔记本），IT支持专员5分钟内解决，主持人可临时调整议程（如先进行讨论环节）。人员缺席：关键主讲人缺席时，提前安排替代人员；普通参会人缺席，由记录人*同步其未参与讨论的要点。时间冲突：若议程需压缩，优先保留核心议题（如决策环节），可缩短讨论时间或合并次要议题。责任人：主持人、IT支持专员、会议策划专员*时间节点：突发情况发生时立即处理输出物：《应急事件处理记录》（含事件、处理措施、结果）（三）会议收尾阶段核心目标：固化会议成果，完成资料归档，跟进待办事项，评估会议效果。1.会议总结与资料分发操作内容：会议结束前，主持人*总结核心成果（如“本次会议达成3项决议，明确5项待办”），确认后续工作安排（如“会议纪要将于明日12点前发送至各位”）。会后24小时内，由记录人整理《会议纪要》（含会议基本信息、议程、决议、待办事项、附件），经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关方，并抄送发起人*。责任人：记录人、主持人时间节点：会后24小时内完成纪要整理与分发输出物：《会议纪要》（含审核记录）2.待办事项跟进操作内容：从《会议纪要》中提取待办事项，整理成《待办清单》，明确任务内容、负责人、截止时间、优先级（高/中/低）。建立待办跟进机制：截止日前3天提醒负责人（如企业消息），截止后1天跟踪完成情况，未完成的需说明原因并调整时间，直至任务关闭。责任人：会议策划专员*（跟进人）、各待办负责人时间节点：待办事项全生命周期输出物：《待办清单》《待办跟进记录》3.物料清点与场地复原操作内容：会议结束后，清点剩余物料（如未发放的资料、未使用的办公用品），能复用的归库保存，需报废的按流程处理。与场地管理员确认场地复原（桌椅复位、设备关闭、垃圾清理），归还租赁设备（如外部场地麦克风），保证无遗留物品。责任人：行政支持专员、后勤专员时间节点：会议结束后2小时内完成输出物：《物料清点表》《场地复原确认单》4.会议效果评估与总结操作内容：发放《会议效果评估表》（电子/纸质），向参会人员收集反馈，内容包括：会议目标达成度（1-5分）、议程合理性（1-5分）、组织效率（1-5分）、建议与改进点（如“建议增加互动环节”）。汇总分析反馈结果，结合会议目标完成情况、待办推进效率，编写《会议总结报告》，反思不足（如“预算超支10%，主要因临时增加茶歇项目”），提出改进措施（如“下次提前3天确认茶歇需求”）。责任人：会议策划专员、发起人时间节点：会议结束后5个工作日内完成评估与总结输出物：《会议效果评估表》《会议总结报告》三、配套工具表格模板（一）会议需求确认表序号项目内容说明填写人填写日期1会议主题如“2024年Q3产品战略研讨”*2024-03-012会议目标明确Q3产品迭代方向，达成共识*2024-03-013会议类型研讨型*2024-03-014预计参会人数25人（决策层5人、项目组15人、外部专家5人）*2024-03-015预计时长3小时（14:00-17:00）*2024-03-016发起人产品部总监**2024-03-01（二）会议议程表时间环节主题内容说明负责人输出物14:00-14:10开场主持人*介绍会议目标、议程主持人*-14:10-14:30产品现状汇报产品经理*汇报Q2产品数据、用户反馈产品经理*《Q2产品数据总结》14:30-15:30研讨：Q3产品迭代方向分组讨论（3组，每组8-9人），每组汇报全体参会《Q3迭代方向建议草案》15:30-16:00决策：优先级排序投票确定Q3功能开发优先级决策层*《Q3功能优先级清单》16:00-16:30总结与待办分配主持人*总结决议，分配待办任务主持人*《待办清单》（三）会议预算明细表序号费用项目单位数量单价（元）小计（元）备注1场地费场120002000公司中型会议室租赁2会议资料印刷费份3010300含议程表、背景资料3茶歇费人25401000饮品、小食各2种4备用设备租赁费台1500500备用投影仪5其他（桌牌）个255125亚克力桌牌合计---3925-（四）会议签到表序号姓名部门/单位职位联系方式签到时间备注（请假/迟到）1*产品部总监139567813:55-2*市场部经理137901214:02迟到2分钟3*外部咨询公司专家136345613:50-（五）待办清单序号待办内容负责人截止时间优先级状态（待处理/进行中/已完成）完成情况说明1完成《Q3产品战略规划草案》产品经理*2024-03-20高进行中已完成框架搭建2整理竞品分析报告市场专员*2024-03-18中待处理待收集竞品数据3安排Q3产品用户调研用户运营*2024-03-25高待处理制定调研问卷中（六）会议效果评估表评估维度评分（1-5分，5分为最高）具体建议/意见会议目标达成度4基本达成共识，建议增加用户案例分享议程合理性3研讨环节时间偏短，可延长至1小时组织效率5签到流畅，设备无故障参与度4外部专家发言较少，可提前沟通发言四、关键注意事项与风险规避（一）目标设定与需求沟通避免目标模糊：会议目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），如避免“讨论产品方向”，改为“明确Q3产品3个核心迭代功能”。需求沟通充分：与发起人确认需求时，需同步知晓参会人员背景（如外部专家不知晓公司内部术语，需提前提供背景资料），避免信息差导致讨论低效。（二）人员协调与议程控制关键人员提前确认：决策层、主讲人、外部嘉宾需提前3天再次确认出席，避免临时缺席影响会议进程；如无法出席，需提前安排替代人员并调整议程。议程预留弹性时间：每个环节预留5-10分钟缓冲时间，避免超时影响后续环节（如研讨环节可设置“每小组发言不超过8分钟”）。（三）物料与场地准备物料清单提前核对：会议前1天与供应商确认物料送达时间（如印刷品需提前1天到货），避免遗漏；重要物料（如合同、样品）需准备备份。场地提前踩点：外部场地需提前1天踩点，确认设备、交通、停车情况（如“距离地铁站步行10分钟，停车位20个”），避免参会人员迟到。（四）应急处理与风险预判制定应急方案：针对常见风险（设备故障、人员缺席、时间冲突）制定应对措施，明确责任人（如“设备故障由IT支持专员*负责处理，5分钟内启用备用设备”）。信息同步及时：突发情况发生时，需第一时间通知参会人员（如“投影仪故障，10分钟后恢复，期间可先讨论议题2”），避免信息不透明导致混乱。（五）会后跟进与资料归档待办事项闭环管理：跟进人需持续跟踪待办完成情况，避免“会议开了、待办忘了”；对未完成的待办，需记录原因并调整计划，保证最终落地。资