09-JC103.3《居家养老服务信息采集和档案管理规范》（征求意见稿）

Q/LB.□XXXXX-XXXXMZ/TXXXXX—XXXX目次TOC\o"1-1"\h\t"标准文件_一级条标题,2,标准文件_附录一级条标题,2,"前言 II1范围 12规范性引用文件 13术语和定义 14总体要求 14.1信息采集 14.2档案管理 15信息内容 25.1老年人能力评估信息 25.2服务提供信息 25.3服务记录信息 26信息来源 27档案管理 27.1建档 27.2归档 37.3保管 37.4利用 37.5销毁 38安全管理 3附录A（资料性）居家养老服务记录表示例 5参考文献 7前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利，本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由中华人民共和国民政部提出。本文件由全国社会福利服务标准化技术委员会（SAC/TC315）归口。本文件起草单位：滁州学院、安徽省民政厅、滁州市民政局、合肥市瑶海区民政局、安徽省质量和标准化研究院、阜阳红叶林养老服务有限公司、国控创智健康科技产业（安徽）有限公司、上海恩谷信息科技有限公司、八宇健康科技集团有限公司、南京爱普雷德电子科技有限公司、安徽静安养亲里养老服务有限公司、安徽省社家老年服务中心、安徽永太养老服务有限公司、安徽国民养老产业发展有限公司、六安乐天养老服务有限公司。本文件主要起草人：略。居家养老服务信息采集和档案管理规范范围本文件规定了居家养老服务信息采集和档案管理的总体要求、信息内容、信息来源、档案管理、安全管理。本文件适用于居家养老服务组织服务信息采集和档案管理。规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T13档号编制规则DA/T31纸质档案数字化规范术语和定义下列术语和定义适用于本文件。

居家养老服务home-basedcareservicetotheelderly以家庭为核心、社区为依托、专业化服务为支撑，为居住在家的老年人提供生活照料、基础照护、健康管理、探访关爱、精神慰藉、委托代办、家庭生活环境适老化改造及其他个性化服务活动的统称。

居家养老服务档案recordofhome-basedcareservicetotheelderly在居家养老服务过程中形成、具有保存价值的各种载体和形式（含文字、图像、表格、声音、视频等）的历史信息记录。总体要求信息采集应以合规手段获取居家养老服务相关信息，保障老年人合法权益。采集信息时，应对信息的准确性、完整性等进行确认，并定期复核与更新服务信息，保障信息质量。应加强老年人个人信息保护，未经老年人或其委托代理人同意，不应收集、公开、利用、处理其隐私信息。居家养老服务人员、业务人员应负责收集和整理居家养老服务信息相关资料，按时向档案管理人员移交。档案管理居家养老服务组织应建立居家养老服务档案管理制度，明确档案管理责任主体及权限，规范档案建立、归档、保管、利用、销毁、安全管理等工作，确保居家养老服务档案在传递及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。居家养老服务组织应设置用于档案保管的场所，场所应具备避光、防火、防盗、防虫、防潮、防高温等条件。居家养老服务组织宜构建居家养老服务档案管理信息系统，对居家养老服务档案实行电子化管理。纸质档案的数字化转换应按DA/T31中有关档案扫描的要求操作。电子档案的归档和管理应符合GB/T18894的规定。信息内容老年人能力评估信息老年人能力评估信息应包括以下内容：评估信息：评估机构、评估人员、评估地点、评估日期、评估原因等；评估对象基本信息：老年人基本信息（含姓名、性别、身份证号、民族、联系方式等）、居住情况、婚姻状况、医疗保险类型、经济来源、近30天内照护风险事件等；联系人信息：联系人姓名、与老年人的关系、联系方式等；疾病用药与健康状况信息：疾病诊断、健康相关问题（含压力性损伤、关节活动度、特殊护理情况等）、用药情况等；老年人能力评估记录：自理能力、基础运动能力、精神状态、感知觉与社会参与等；老年人能力评估结果：一级指标分级、老年人能力初步等级、能力等级变更依据、老年人能力最终等级等。服务提供信息服务提供信息应包括以下内容：服务内容：提供的服务类别、具体服务项目等；服务质量：提供服务达到的要求和质量；服务时间：提供服务的起始日期和结束日期、服务频次等；照护计划：照护目标、照护内容、照护措施等；服务费用及支付方式：服务费用的金额、支付方式及时间等；重大事项处理：服务提供期间老年人发生的紧急事件和重大事项的处理措施、责任分担、费用支付等；服务争议：服务争议事项、解决措施等；服务变更：变更内容、变更时间及变更原因等。服务记录信息服务记录信息应包括以下内容：服务基础信息：服务工单编号、老年人姓名、服务日期、服务地点等；服务人员信息：服务人员姓名、工号或证件号、所属组织名称、联系方式等；服务过程信息：服务内容、服务程序、服务时长、异常情况及其处理措施等；服务确认信息：老年人或其委托代理人对每次服务记录确认签字；服务评价信息：服务满意度、存在问题及改进建议等。信息来源老年人能力评估信息来源于居家养老服务组织或第三方评估机构。服务提供信息来源于居家养老服务协议、服务变更表单等文件材料。服务记录信息来源于居家养老服务过程记录。档案管理建档居家养老服务组织应按照“一人一档”的原则，建立包含以下资料的居家养老服务档案：老年人能力评估相关资料：老年人能力评估基本信息表、老年人能力评估表、基础运动能力评估表、精神状态评估表、感知觉与社会参与评估表、老年人能力总得分、老年人能力评估报告等；服务协议资料：服务协议、服务承诺书、风险告知表单、老年人身份证明等；服务记录相关资料：服务记录表（见附录A）、服务变更记录表单，以及服务过程中产生的照片、录音、视频和相关文件等；管理资料：管理制度、培训资料、服务复核表、档案交接表等。对居家养老服务档案采用统一规则编制档号，档号编制规则参见DA/T13。应在档案盒封面显著位置标注老年人姓名、身份证号、档号、建档日期等关键信息。归档老年人能力评估相关资料和服务协议资料应在服务协议签订后3天内归档，服务记录相关资料应在每次服务活动结束后48小时内归档，其他档案应按月整理归档。材料归档时，交接双方应办理归档手续，记录档案载体、档案材料类别、归档时间、档号等信息。纸质文件的归档材料应为原件，其中证件、照片、录像等需要复印件归档的应由归档人员签字确认。材料归档时，档案管理人员应对信息的准确度、清晰度、完整性等进行检查，对于不符合要求的，应要求材料提交人员整改后再行归档。电子文件的归档应符合GB/T18894—2016中第8章的要求。保管档案管理人员应定期对纸质档案资料进行检查和整理，确保档案的清晰、齐全、整洁和有序。档案管理人员应定期检查电子档案的可读性，更新存储介质和格式。档案管理人员应及时处理发现的问题。档案管理人员岗位变动时应撰写档案移交说明，明确移交档案的数量、编号范围、存储位置等，交接双方共同核对档案完整性后书面签字确认。居家养老服务档案保存期限应不少于服务协议期满后5年。利用居家养老服务组织宜利用居家养老服务档案开展服务需求分析、服务质量提升、服务质量追溯、服务纠纷处理等。老年人及其委托代理人，可通过身份证明材料借阅老年人本人服务档案。行业主管部门可凭借单位证明材料等借阅服务档案。其他需要使用居家养老服务档案的人员和机构应按照居家养老服务档案管理制度规定进行借阅，档案借出时档案管理人员应对老年人隐私信息采取遮挡、脱敏等保护措施。借阅档案资料时，应按照档案管理权限办理借阅手续，记录借阅时间、借阅人员等，并在规定时间内归还。借阅者应保持档案的完好无损，不应修改、转借、拆分、损毁、复印借阅的档案，如确需复印应履行审批手续且在复印件上加盖服务机构印章。销毁档案保存期满后方可销毁。居家养老服务组织负责档案的销毁，销毁前应由居家养老服务组织负责人和档案管理人员对档案进行鉴定并签字。对于失去价值的档案资料，应按照规定的程序进行销毁处理，记录销毁时间、数量、主要材料目录、编号等，并永久保存销毁记录；对于仍具有价值的档案资料，继续保存。档案销毁时，应遵循保密原则指派专人负责监督销毁，参加档案销毁的所有人员均应在销毁记录表中签字。安全管理应制定信息安全保密和档案安全管理专项制度，明确责任主体、管理权限、保密范围、操作规范等。应采用分级保护、技术防护、物理防护等安全防护措施，保障居家养老服务信息与档案安全。应与档案管理人员、服务人员、业务人员签订书面保密协议，并定期开展保密培训。应定期评估档案安全风险，并制定档案损毁与信息泄露应急预案，存在档案损毁、信息泄露等情形或隐患的，应及时采取改进措施。

（资料性）

居家养老服务记录表示例居家养老服务记录表示例见表A.1。表A.1居家养老服务记录表基础信息服务工单编号老年人姓名联系电话服务日期服务地点服务人员信息姓名工号证件类型证件号所属服务组织组织名称：联系电话：服务过程信息服务内容□生活照料□助餐□助浴□助洁□助行□助医□助急□基础照护□生活照护□排泄护理□护理协助□用药照护□康复护理□健康管理□信息采集□健康监测□健康咨询□健康干预□探访关爱□上门探访□应急处置□精神慰藉□陪伴支持□情绪疏导□心理慰藉□委托代办□代购□代办□代缴□适老化改造□环境评估□基础改造□专项改造□其他具体服务项目服务时长开始时间：年月日时分结束时间：年月日时分表A.1居家养老服务记录表（续）服务过程（文字描述服务过程记录，并后附视频、音频、照片等文件）异常情况□无□有（请说明：）服务评价信息服务满意度□满意□不满意存在问题及改进建议其他服务需求□无□有（请说明：）签字确认服务人员签字签字：