企业双控档案管理制度范本

企业双控档案管理制度范本一、总则为加强企业档案管理工作，实现档案管理的规范化管控与安全化管控（“双控”），保障档案真实、完整、可用，充分发挥档案在企业经营管理、合规风控、历史传承中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合企业实际，制定本制度。本制度适用于企业及所属各部门、分支机构的档案管理活动，涵盖文书、科技、会计、人事、业务等各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理。档案管理遵循“统一领导、分级管理、安全第一、便于利用”原则，通过“管理流程合规管控+实体与信息安全管控”的双控机制，确保档案管理工作规范、安全、高效。二、管理职责（一）档案管理部门（如综合管理部/档案管理中心）统筹企业档案管理工作，制定档案管理实施细则，监督各部门档案管理执行情况；组织档案业务培训，指导各部门开展档案工作；协调解决档案管理中的重大问题，定期向企业负责人汇报档案管理情况。（二）各部门职责各部门指定兼职档案管理员，负责本部门档案的日常收集、整理、预立卷及移交工作；配合档案管理部门开展档案检查、培训及专项工作；对本部门档案的真实性、完整性负责。（三）档案管理员职责档案管理员需熟悉档案管理规范，严格执行档案管理制度；做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作，确保档案整理质量；遵守档案保密规定，未经批准不得擅自提供、复制档案。（四）企业负责人职责审批档案管理制度及重大档案事项，保障档案管理所需的人员、场地、设备等资源投入；协调跨部门档案管理工作，对档案管理的合规性、安全性负领导责任。三、档案分类与归档范围（一）档案分类按载体类型分为纸质档案、电子档案、声像档案（照片、视频、音频等）；按内容属性分为文书档案（企业公文、会议记录、管理制度等）、科技档案（研发文档、工程图纸、设备说明书等）、会计档案（凭证、账簿、报表等）、人事档案（员工履历、劳动合同、考核记录等）、业务档案（项目资料、客户档案、合同协议等）。（二）归档范围1.文书档案：企业章程、股东会/董事会决议、年度工作计划/总结、对外发文、收文、重要会议记录、管理制度、荣誉证书等；2.科技档案：产品研发方案、技术图纸、工艺流程图、设备验收报告、技改项目资料等；3.会计档案：会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、纳税申报表等（按《会计档案管理办法》执行）；4.人事档案：员工入职登记表、学历/职称证书、劳动合同、绩效考核记录、离职资料等；5.业务档案：项目立项书、合同协议、客户信息、业务往来函件、营销方案等。（三）归档要求档案需真实反映企业经营管理活动，签字、盖章、日期等要素完整；电子档案与纸质档案内容一致，格式符合长期保存要求（如PDF、TIFF等）；声像档案需清晰可辨，标注拍摄/录制时间、地点、人物、事由等信息。四、档案的收集与整理（一）收集时限文书档案：办理完毕后1个月内移交档案管理部门；科技档案：项目完成后3个月内移交；会计档案：会计年度终了后，由财务部门保管1年，期满后移交；人事档案：员工入职、转正、调岗、离职等变动时及时更新，年度考核档案次年1季度内移交；业务档案：业务结束后1个月内移交。（二）收集要求各部门档案管理员定期收集本部门档案，检查文件完整性、准确性，补充缺失材料；电子档案需同步收集元数据（如创建人、修改时间、版本号等），并进行异地备份；声像档案需整理成组，附文字说明。（三）整理规则纸质档案：按“年度-类别-保管期限”分类，编制卷内目录，装订成册（或装入档案盒），标注档号、案卷题名、起止日期等；电子档案：按格式、内容分类，建立电子文件夹，命名规范（如“2023-文书档案-制度文件”），确保检索便捷；声像档案：按主题、时间分类，制作说明文档（含拍摄背景、人物身份等），与载体一并归档。五、档案的保管与保护（一）保管场所档案库房需满足“六防”（防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温）要求，配备温湿度记录仪、消防器材、监控设备；电子档案存储于专用服务器或可信云平台，设置物理隔离或防火墙；涉密档案单独存放，库房实行双人双锁管理。（二）保管期限按《企业档案保管期限表》执行，分为永久（如企业章程、战略规划）、30年（如年度财务报告、重要合同）、10年（如会计凭证、一般性文件）等，到期档案需重新鉴定。（三）安全管控实体安全：建立档案出入库登记制度，库房钥匙专人保管，定期检查档案完好情况，发现霉变、破损及时修复；信息安全：电子档案设置访问权限（如只读、修改、管理员），定期进行病毒查杀、漏洞扫描；涉密档案借阅需经企业分管领导审批，复制件标注“涉密”字样并登记；应急管理：制定档案应急预案，定期开展消防、防汛演练，电子档案每周备份，异地存储。六、档案的利用与借阅（一）利用方式内部利用：员工通过档案管理系统查询电子档案，纸质档案在档案阅览室查阅，需遵守阅览室管理制度；外部利用：外部单位需持介绍信，经企业分管领导审批后，在指定场所查阅非涉密档案，禁止复制、摘抄涉密内容。（二）借阅流程1.内部员工填写《档案借阅单》，经部门负责人审批；2.档案管理员核对身份，登记借阅信息（档案编号、借阅人、期限、用途等）；3.借阅期限一般不超过15天，延期需重新审批；4.归还时检查档案完整性，确认无误后销记。（三）利用要求查阅者不得涂改、抽取、损毁档案，如需复制档案，需经档案管理部门批准，复制件标注“复制件”字样，与原件核对一致后存档。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、法律部门人员组成，每5年对到期档案进行鉴定。（二）鉴定流程鉴定小组审核档案内容，结合企业经营需求、法律要求，确定是否继续保存或销毁；形成《档案鉴定报告》，经企业负责人审批后执行。（三）销毁要求销毁档案需编制《档案销毁清册》，列明档案编号、题名、期限、销毁原因等；销毁工作由两人以上监销，监销人现场核对档案，销毁后签字确认；电子档案销毁需彻底清除存储介质数据（如硬盘消磁、云存储注销），涉密档案按《保密法》规定处理。八、档案的信息化管理（一）系统建设建立企业档案管理信息系统，实现档案收集、整理、保管、利用的全流程电子化，具备全文检索、统计分析、权限管理、数据备份等功能。（二）电子档案管理电子档案需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》，确保可读性、安全性；定期迁移文件格式（如从DOC转换为PDF），防止技术迭代导致文件失效。（三）数据安全档案系统与企业内网物理隔离或逻辑隔离，设置防火墙、入侵检测系统；用户权限分级管理（如普通员工仅可查阅，管理员可修改）；每周备份数据，异地存储（如上传至企业云备份中心）。九、监督与考核（一）监督检查档案管理部门每季度检查各部门档案管理情况，重点检查档案收集完整性、整理规范性、保管安全性；每年开展一次全面审计，发现问题责令限期整改，逾期未改的通报批评。（二）考核机制将档案管理纳入部门绩效考核，对档案工作突出的部门和个人给予表彰（如评选“档案管理先进部门”“优秀档案管理员”）；对档案丢失、泄密、逾期未移交等违规行