地铁建设项目文件管理办法

地铁建设项目文件管理办法地铁建设项目具有周期长、参建单位多、技术复杂等特点，项目文件作为工程建设全过程的真实记录，是项目运维、改造、审计及责任追溯的核心依据。为规范地铁建设项目文件的形成、积累、整理与归档工作，保障文件的完整性、准确性和系统性，结合行业规范与项目管理实际，制定本办法。一、管理职责（一）建设单位职责建设单位作为项目文件管理的责任主体，需统筹协调各参建单位的文件管理工作：1.制定项目文件管理实施细则，明确各阶段文件管理要求及责任分工；2.组织开展文件管理培训，指导参建单位规范文件形成与整理；3.牵头组织竣工文件的验收工作，确保归档文件符合要求；4.建立项目档案管理体系，配置必要的人员、场地及设备，保障档案的安全保管与有效利用。（二）参建单位职责1.勘察、设计单位：负责形成勘察报告、设计图纸、设计变更、技术交底等文件，确保文件与工程实际一致，签字盖章手续完备后移交建设单位；2.施工单位：按工程进度同步形成施工方案、隐蔽工程验收记录、材料检验报告、施工日志等文件，实行“谁施工、谁负责”的文件管理原则，竣工前完成文件的整理与自检；3.监理单位：负责监理规划、旁站记录、质量评估报告、监理通知单等文件的编制与整理，对施工文件的真实性、合规性进行审核，签署监理意见；4.其他参建单位（如监测、检测单位）：按合同要求提交专项报告、检测数据等文件，确保文件完整、准确。（三）档案管理部门职责项目档案管理部门（可依托建设单位或委托专业机构）负责：1.对项目文件管理工作进行全程指导，定期检查文件形成质量；2.接收、整理归档文件，建立档案检索体系；3.负责档案的保管、修复及数字化转换，保障档案长期可用；4.按规定提供档案利用服务，严格执行保密与借阅制度。二、文件分类与归档范围地铁建设项目文件按工程阶段分为前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、运营准备文件六大类，具体归档范围如下：（一）前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复、用地预审、规划许可、环境影响评价、社会稳定风险评估等文件，反映项目决策与审批全过程。（二）勘察设计文件1.工程勘察文件：岩土工程勘察报告、水文地质勘察报告、勘察成果审查意见等；2.工程设计文件：初步设计（含概算）、施工图设计（含图纸、计算书）、设计优化文件、BIM模型文件（如有）；3.设计变更文件：重大设计变更审批文件、一般变更通知单及附图。（三）施工文件1.施工管理文件：施工组织设计、专项施工方案、开工/复工报告、停工报告等；2.施工技术文件：技术交底记录、测量放线记录、试验检测报告（材料、构配件、实体检测）；3.施工记录文件：隐蔽工程验收记录、检验批验收记录、分项/分部工程验收记录、施工日志；4.质量安全文件：质量事故处理报告、安全事故应急预案及处置记录、安全验收文件。（四）监理文件1.监理管理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、会议纪要；2.监理工作文件：旁站记录、平行检验记录、监理通知单及回复、质量/安全问题整改报告；3.验收文件：分部分项工程监理验收意见、单位工程质量评估报告。（五）竣工验收文件1.验收管理文件：竣工验收方案、验收组名单、验收会议纪要；2.竣工图：按专业编制的竣工图纸（含变更标注）、竣工图编制说明；3.工程决算文件：竣工决算报告、审计报告、工程款支付凭证；4.专项验收文件：消防、人防、环保、档案等专项验收报告及批复。（六）运营准备文件包括运营组织方案、人员培训记录、设备调试报告、应急预案等，为项目移交运营提供依据。三、文件形成与质量要求（一）文件真实性与完整性所有文件需真实反映工程实际情况，不得编造、篡改。文件形成应与工程进度同步，确保各阶段文件无遗漏（如隐蔽工程验收记录需在隐蔽前完成签字确认）。（二）文件格式与载体要求1.纸质文件：采用A4幅面（图纸可按实际尺寸折叠），使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，字迹清晰、耐久；签字盖章手续完备，不得使用复印件（特殊情况需注明原因并加盖公章）。2.电子文件：采用PDF、DOC（X）、CAD（DWG/DXF）等通用格式，命名规范（含工程部位、时间、内容）；重要电子文件需形成纸质备份，确保载体兼容、可读。3.图纸文件：施工图设计深度满足施工要求，竣工图需如实反映工程最终状态，变更部分采用杠改、圈改标注，注明变更依据（如变更通知单编号）。（三）文件签署与审核文件签署应使用全名，不得代签；监理文件需由总监理工程师或授权人员签署，施工文件需经项目经理、技术负责人审核。设计变更文件需经原设计单位确认，重大变更需报建设单位及主管部门审批。四、文件整理与归档流程（一）阶段整理要求1.前期阶段：建设单位在项目立项后，按类别整理前期文件，建立台账；2.施工阶段：施工、监理单位按月或分部分项工程整理文件，实行“一事一档”或“一工序一档”，及时移交建设单位备案；3.竣工阶段：施工单位在竣工验收前3个月完成竣工文件整理，监理单位同步完成审核，建设单位组织预验收。（二）归档时间与手续1.施工文件随工程进度分阶段归档，竣工文件在竣工验收合格后3个月内完成移交；2.归档时需填写《文件移交清单》，注明文件数量、载体类型、密级等，移交双方签字确认；3.电子文件需同时移交光盘或通过专用系统上传，确保与纸质文件内容一致。（三）竣工图编制要求竣工图由施工单位负责编制，设计单位协助。编制原则：施工图无变更的，直接在施工图上加盖“竣工图”章；局部变更的，在原图纸上修改并标注变更依据；重大变更或图纸修改超过30%的，重新绘制竣工图，注明“竣工图”字样及编制日期。五、档案利用与保管（一）保管条件档案库房需满足防潮、防火、防虫、防盗要求，温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%；配置专用档案柜、消防设施及温湿度监测设备。（二）利用制度1.内部借阅：填写《档案借阅单》，经部门负责人批准，限在档案室内查阅；如需复制，需注明用途并备案；2.外部借阅：需建设单位出具介绍信，经档案管理部门审批，涉密档案严格执行保密规定；3.数字化利用：建立电子档案检索系统，提供在线查阅服务（涉密档案除外），定期备份电子档案。（三）档案维护定期对档案进行检查、清点，发现破损、褪色及时修复；电子档案每2年进行一次载体有效性检测，确保数据可读。六、监督与考核（一）监督检查建设单位定期对参建单位的文件管理工作进行检查，重点核查文件的完整性、准确性及归档进度；档案管理部门对竣工文件进行专项验收，不符合要求的责令限期整改。（二）考核与奖惩将文件管理工作纳入参建单位考核体系，对表现优秀的单位给予表彰或在