工艺美术协会档案管理实施办法

工艺美术协会档案管理实施办法第一章总则第一条为规范工艺美术协会档案管理工作，保障档案完整、安全与有效利用，服务会员发展与行业建设，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本协会实际，制定本办法。第二条本办法适用于协会各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定及销毁等全流程管理。所称“档案”，指协会在日常运营、会员服务、行业活动、内部管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据及实物等不同形式的历史记录。第三条档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则。档案由协会办公室统筹管理，各部门配合归档，避免分散保存或流失；（二）分类科学原则。按档案性质、内容及载体差异，实施标准化分类与整理；（三）安全保密原则。采取必要措施保障档案实体与信息安全，严格保密审查；（四）有效利用原则。在确保安全的前提下，优化档案利用流程，服务协会决策、会员需求与行业研究。第四条本办法所称“责任部门”为协会办公室，负责档案管理的组织、协调与监督；各部门（含分支机构）为档案形成与归档责任主体，须指定专人配合完成档案收集与移交。第二章档案分类与归档范围第五条协会档案按内容与载体分为以下六类：（一）文书档案：协会制定的规章制度、会议记录（含理事会、常务理事会、会员代表大会等）、请示批复、通知公告、工作计划与总结、重要函件等；（二）业务档案：行业调研资料、展览展会（含策划方案、参展记录、现场照片/视频、总结报告）、职称评审（含申报材料、评审记录、结果公示）、会员服务（含入会申请、会费缴纳、表彰奖励）、赛事活动（含参赛作品信息、评委意见、获奖名单）等；（三）人事档案：协会专职/兼职工作人员的招聘材料、劳动合同、考核记录、培训证书；会员（含个人会员、单位会员）的基本信息、资格证明、服务记录等；（四）电子档案：以数字化形式存储的文件、邮件、数据库、音视频资料等，包括但不限于电子公文、活动直播录像、线上展览数据；（五）声像档案：照片（含活动现场、作品展示）、录音（含会议录音、专家访谈）、视频（含活动全程录像、工艺制作演示）等；（六）实物档案：协会获得的奖牌、证书、荣誉奖杯；会员捐赠的代表性工艺品；具有历史意义的活动纪念品（如开幕式请柬、嘉宾签名册）等。第六条归档范围包括：（一）反映协会职能活动、重要决策与发展历程的文件材料；（二）与会员权益、行业服务直接相关的证明性材料；（三）具有查考价值的往来函件、合同协议、财务凭证（非财务档案由财务部门单独管理，定期移交副本）；（四）其他需长期保存的重要记录。第三章档案收集与整理第七条档案收集实行“部门立卷、定期移交”制度。各部门须在文件材料形成或办理完毕后及时整理，于次年3月31日前向办公室移交上一年度档案；跨年度完成的工作（如展会筹备、赛事评审），应在项目结束后1个月内移交。第八条归档材料须符合以下要求：（一）真实、完整、清晰，签字、盖章等手续齐全；（二）纸质文件应使用耐久性强的书写材料（如中性笔、钢笔），禁止使用圆珠笔、铅笔；（三）电子文件须与纸质文件内容一致，存储格式符合国家标准（如PDF、JPEG、MP4），重要电子文件需同时移交元数据；（四）声像档案应标注时间、地点、事由、主要人物及拍摄者信息；（五）实物档案应附文字说明（含来源、背景、意义）。第九条档案整理应遵循“保持文件历史联系、便于保管利用”的原则，按以下标准操作：（一）文书档案：按“年度—机构（问题）—保管期限”分类，保管期限分为永久、30年、10年；（二）业务档案：按“项目—时间”分类，同一项目的文件材料集中整理，标注项目名称与编号；（三）人事档案：个人会员档案按“会员编号”排序，工作人员档案按“入职时间”排序；（四）电子档案：建立独立目录数据库，与纸质档案目录关联，标注存储路径与备份信息；（五）声像与实物档案：按“年度—类别”分类，实物档案需登记造册并拍照留存电子版本。第十条办公室接收档案时须进行验收，对不符合要求的材料退回原部门补正；验收合格后，编制《档案移交清册》，由移交人、接收人双方签字确认。第四章档案保管与保护第十一条协会设立专用档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防磁等设施，确保温湿度符合档案保管标准（温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%）。第十二条档案库房实行专人管理，非管理人员未经批准不得进入；钥匙由档案管理员专人保管，禁止外借或复制。第十三条电子档案实行“双备份”制度：一份存储于协会内部服务器，另一份异地存储于安全云平台；重要电子档案每2年进行一次可读性检测，发现问题及时修复或迁移。第十四条定期开展档案检查（每季度至少1次），重点核查档案数量、完整性及保管环境，填写《档案保管检查记录表》；发现破损、霉变等问题，应立即采取修复措施并上报分管领导。第十五条涉及国家秘密、会员隐私或行业敏感信息的档案，须标注“秘密”“机密”等密级，严格限制知悉范围；密级档案的保管、利用按国家保密规定执行。第五章档案利用与查阅第十六条档案利用坚持“按需服务、严格审批”原则，优先满足协会内部工作、会员权益保障及行业研究需求。第十七条协会工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到办公室办理登记手续；查阅密级档案，须经分管领导批准。第十八条会员查阅本人相关档案（如入会材料、获奖记录），需持有效身份证件及会员证，填写《会员档案查阅申请表》，经会员服务部审核后，由办公室提供查阅；查阅非本人档案，需提交书面说明并经协会秘书长批准。第十九条外部单位或个人（如研究机构、媒体）查阅档案，需出具单位介绍信或个人身份证明，说明查阅目的，经协会秘书长审批同意后，在档案管理员陪同下查阅；涉及行业敏感信息的，须经会长办公会审议。第二十条档案原则上不外借；确需借出的，须填写《档案借阅申请表》，明确借阅期限（一般不超过15个工作日），经分管领导批准；借出期间须妥善保管，禁止折叠、涂改、复制或转借，归还时由办公室验收。第二十一条复制档案（含纸质、电子、声像）须经档案管理员确认，复制件须标注“复制件，与原件核对无误”及复制时间；密级档案禁止复制，特殊情况需经会长批准。第二十二条档案利用过程中须遵守保密规定，禁止泄露档案内容；造成档案损毁或信息泄露的，依法追究责任。第六章档案鉴定与销毁第二十三条成立档案鉴定工作小组，由办公室、业务部门、法务部门代表组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。第二十四条鉴定工作每5年开展一次，重点核查档案的现实利用价值与历史保存价值；对确无保存价值的档案，提出销毁意见。第二十五条销毁档案须履行以下程序：（一）办公室编制《档案销毁清册》，列明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等；（二）鉴定小组审核《档案销毁清册》，签署“同意销毁”意见；（三）经分管领导审批后，报会长办公会备案；（四）选择安全场所销毁（纸质档案可采取焚烧或碎纸机处理，电子档案需彻底格式化并覆盖存储介质），由2名以上工作人员监销并签字确认；（五）销毁完成后，在档案目录中标注“已销毁”，《档案销毁清册》永久保存。第二十六条对仍有保存价值但已到保管期限的档案，延长其保管期限并重新标注；对涉及重大历史事件、行业关键数据的档案，永久保存。第七章责任与监督第二十七条各部门负责人为档案管理第一责任人，须督促本部门及时、完整归档；档案管理员负责档案日常管理，确保规范操作。第二十八条有下列行为之一的，视情节轻重给予批评教育、通报批评或纪律处分；造成档案损毁、丢失或信息泄露的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，移送司法机关处理：（一）拒绝归档或拖延移交档案；（二）擅自涂改、伪造、损毁档案；（三）违规查阅、复制、传播档案信息；（四）因管理失职导致档案安全事故