工艺美术协会材料采购管理实施细则

工艺美术协会材料采购管理实施细则第一章总则第一条为规范工艺美术协会（以下简称“协会”）材料采购行为，提升资金使用效率，保障采购材料质量，维护协会及会员合法权益，结合《中华人民共和国政府采购法》《社会团体登记管理条例》等相关法律法规，以及工艺美术行业特点，制定本实施细则。第二条本细则适用于协会开展日常办公、会员服务、展览展示、技艺培训、非遗传承项目等工作中所需材料的采购活动，包括但不限于传统工艺原材料（如陶土、丝绸、木竹、矿物颜料等）、工具器材（如雕刻刀、画具、烧制设备配件等）、办公耗材（如纸张、文具、电子设备等）及其他专项活动所需材料。第三条材料采购遵循“按需采购、公平透明、质量优先、成本可控”原则，兼顾传统工艺材料特殊性与现代管理规范性，强化流程监管，确保采购活动合法、合规、高效。第二章管理机构与职责第四条协会设立材料采购管理领导小组（以下简称“领导小组”），由秘书长任组长，财务部、会员服务部、项目运营部负责人为成员，统筹采购政策制定、重大采购事项决策及争议处理。第五条采购执行部门为协会行政部，负责具体采购实施，职责包括：（一）收集、汇总各部门材料需求，编制采购计划；（二）组织市场调研，拟定供应商候选名单；（三）执行采购流程（含招标、谈判、合同签订等）；（四）协调材料验收、入库及问题反馈；（五）整理采购档案并归档。第六条财务部负责采购资金审核与监督，职责包括：（一）审核采购预算合理性，确保资金合规使用；（二）参与重大采购项目价格评估；（三）监督合同付款流程，核对发票与验收单一致性；（四）定期对采购资金使用情况进行审计。第七条监督委员会（由理事会选举产生）负责采购全程监督，职责包括：（一）抽查采购流程合规性；（二）受理供应商、会员及内部人员的投诉举报；（三）对违规采购行为提出整改建议并督促落实。第三章采购计划与需求管理第八条采购计划编制：（一）各部门应于每年12月15日前提交下一年度材料需求清单，注明材料名称、规格、用途、预估数量及预算金额（特殊材料需附技术参数或样品要求）；（二）行政部汇总需求后，结合库存情况（库存材料由仓库管理员每月25日提交《库存盘点表》）编制《年度材料采购计划》，经财务部审核、领导小组审批后执行；（三）因紧急任务或计划外项目需临时采购的，需求部门应填写《临时采购申请表》，注明原因、数量及预算，经部门负责人签字、分管副秘书长审批后，提交行政部纳入月度补充采购计划。第九条需求审核要求：（一）常规材料（如办公耗材、常用颜料）需核对库存，优先使用现有储备；（二）特殊材料（如稀有矿石、定制工具）需由项目负责人或技术专家出具必要性说明，经领导小组审议通过后方可采购；（三）单次采购预算超过2万元（含）的项目，需提交理事会备案。第四章采购方式与流程第十条采购方式根据预算金额及材料特性分为以下四类：（一）公开招标单次采购预算5万元（含）以上的通用材料或批量采购项目，应通过协会官网、行业平台发布招标公告，邀请3家（含）以上供应商参与投标，由领导小组组织评标，择优确定中标方。（二）竞争性谈判符合以下情形之一的，可采用竞争性谈判：1.技术复杂或性质特殊，无法确定详细规格的特殊材料（如传统矿物颜料定制研磨）；2.公开招标后无合格投标方，或因时间紧迫需快速采购的紧急项目；3.单次预算3万元（含）至5万元的采购项目。谈判小组由行政部、财务部及技术专家（2人）组成，与3家（含）以上供应商谈判，综合质量、价格、服务确定成交方。（三）询价采购单次预算1万元（含）至3万元的通用材料采购，行政部需向3家（含）以上供应商发出询价单，对比质量、价格、交货期后选择最优供应商。（四）直接采购符合以下情形之一的，可直接采购：1.仅有唯一供应商可提供的特殊材料（如非遗传承人独家制作的传统工具）；2.紧急情况下无法通过其他方式采购且单次预算1万元以下的零星材料；3.与长期合作供应商（年度评价为“优秀”）续签的小额采购（单次预算5000元以下）。第十一条采购流程规范：（一）供应商选择1.所有采购项目（除直接采购外）需从协会《合格供应商名录》中选取候选；2.新供应商需提交营业执照、资质证书、产品检测报告（传统材料需提供来源证明或非遗认证）、近三年业绩证明等材料，经行政部初审、监督委员会复核后，纳入《合格供应商名录》；3.优先选择具备非遗材料保护、绿色生产认证或支持本土手工艺发展的供应商。（二）合同签订1.单次采购预算5000元（含）以上的项目，需签订书面采购合同，明确材料规格、数量、价格、交货时间、质量标准、违约责任等条款；2.合同需经行政部审核、财务部核对预算、监督委员会备案后，由秘书长签字生效。（三）材料验收1.材料到货后，由行政部、需求部门及仓库管理员共同验收，核对数量、规格、外观及随货文件（如质检报告、合格证）；2.特殊材料需邀请技术专家参与验收（如矿物颜料需检测成分纯度，雕刻工具需测试使用性能）；3.验收合格后填写《材料验收单》，三方签字确认；不合格的当场拍照取证，24小时内通知供应商退换，逾期未处理的按合同约定追责。（四）付款与归档1.验收合格后，供应商凭发票、《材料验收单》《采购合同》向财务部申请付款；2.财务部核对无误后，按合同约定时间支付（原则上不超过验收后15个工作日）；3.行政部需将采购计划、供应商资料、合同、验收单、付款凭证等文件整理归档，保存期限不少于5年。第五章供应商管理与评价第十二条建立供应商动态管理机制，每年12月对合作供应商进行综合评价，评价指标包括：（一）质量指标（材料合格率、退换货率）；（二）服务指标（交货准时率、响应速度、售后支持）；（三）合规指标（合同履约率、廉洁合作情况）；（四）附加指标（对协会活动的支持、推动传统工艺发展的贡献）。第十三条评价结果分为“优秀”（90分以上）、“良好”（75-89分）、“合格”（60-74分）、“不合格”（60分以下）四档：（一）优秀供应商优先纳入年度框架协议，享受付款周期优惠；（二）良好供应商维持合作，需提交改进计划；（三）合格供应商限制合作额度，需经领导小组审批；（四）不合格供应商列入黑名单，3年内不得参与协会采购。第十四条供应商存在以下行为的，直接列入黑名单：（一）提供虚假资质或材料检测报告；（二）恶意串通抬高价格或围标；（三）因质量问题导致协会重大损失（5000元以上）；（四）向协会工作人员行贿或变相利益输送。第六章监督与责任追究第十五条监督委员会每季度对采购流程进行抽查，重点检查：（一）采购计划与实际执行的一致性；（二）供应商选择的合规性；（三）合同签订与资金支付的规范性；（四）材料验收与档案管理的完整性。第十六条协会工作人员在采购活动中不得有以下行为：（一）擅自变更采购方式或拆分项目规避监管；（二）泄露标底、谈判细节等商业秘密；（三）接受供应商宴请、礼品或其他利益；（四）无正当理由拖延验收或付款。第十七条对违规行为的处理：（一）工作人员违反第十六条规定的，视情节轻重给予警告、扣除绩效、调离岗位等处分；涉及违法的，移交司法机关；（二）因失职导致采购失误（如材料质量不