食材采购管理规定

食材采购管理规定鉴于采购食材以保障生产经营活动的正常进行和食品安全，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本合同，以资共同遵守。第一条定义本合同所称“食材”是指为本公司生产经营所需采购的各类食品原料及辅料，包括但不限于新鲜蔬菜水果、肉禽蛋奶、水产品、粮油副食、调味品、干货、冷冻品等。第二条适用范围本合同适用于本公司所有部门或单位因生产经营需要而进行的食材采购活动。公司内部各相关部门，包括但不限于采购部、需求使用部门、仓储部、质量/食品安全部、财务部等，均须遵守本合同规定的采购管理流程和要求。第三条采购组织与职责（一）采购部负责制定采购计划，执行供应商选择、评估与管理，进行市场询价、比价或招标，下达采购订单，跟踪采购进度，并负责与供应商就合同事宜进行沟通协调。（二）需求使用部门根据实际经营需要提出食材需求计划，参与所需食材的质量验收，并向采购部提供准确的需求数据及质量反馈。（三）仓储部负责食材的到货接收、卸货、清点、数量核对、外观质量初步验收、办理入库手续、按照规定条件进行储存管理、执行先进先出原则、监控食材保质期，并配合完成验收工作。（四）质量/食品安全部负责制定或确认食材的质量标准，参与供应商的资质审核与评估，制定并监督执行索证索票制度，监督验收流程，负责食品安全相关记录的管理，并牵头处理食材质量安全事件及进行追溯工作。（五）财务部负责采购预算的审核，采购订单相关单据的审核，采购款项的支付审核与执行，以及采购费用的管理与核算。第四条采购流程与权限（一）需求申请与计划：需求使用部门应依据生产经营计划或实际需要，按照公司规定的格式和要求提交采购申请，明确所需食材的名称、规格、数量、期望到货时间等信息。采购部根据需求计划、库存情况及市场行情，制定采购计划，报相关领导审批后执行。（二）供应商选择与管理：1.供应商选择：公司原则上应选择符合国家法律法规要求、具备合法经营资质和良好信誉、能够稳定提供合格食材的供应商。供应商的选择方式包括但不限于公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购或基于长期合作关系的直接采购。采购部负责根据不同食材的特点和采购量，选择合适的采购方式。2.准入标准：潜在供应商必须具备有效的营业执照、食品经营许可证、生产许可证（如适用）等法定证件，具备与公司采购需求相适应的生产能力或供应能力，符合国家及行业关于食品安全的质量管理体系认证（如HACCP、ISO等）要求，并能提供必要的质量证明文件。对于特定食材（如肉类、水产等），还需提供相应的检验检疫证明。3.资质审核：采购部负责对潜在供应商提交的资质文件进行初步审核，必要时可要求供应商提供实地考察、产品样品送检等。质量/食品安全部参与对供应商的资质和体系进行评估。4.评估与认证：对通过初步审核的供应商，公司可进行实地考察、产品抽检、综合评估，符合条件的供应商方可被纳入合格供应商名录。合格供应商名录应定期（如每年）进行复审和更新。5.关系管理：采购部负责对合格供应商进行日常沟通、绩效评价，建立良好的合作关系，并根据供应商的履约情况和市场变化，适时调整合格供应商名录。（三）询价、比价与定价：采购部根据采购计划，通过不低于两种渠道进行询价或比价。比价应综合考虑食材质量、价格、供应商信誉、供货能力等因素。定价原则上应遵循市场公平竞争原则，具体价格须经内部审批流程。（四）采购订单：采购部根据审批通过的采购计划、供应商信息及比价结果，生成采购订单。采购订单应包含明确的食材名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量要求、验收标准、索证索票要求、付款条件、违约责任等条款。采购订单需经相关负责人审批后方可正式下达给供应商。（五）订单执行与跟进：采购部负责监控供应商按照采购订单约定的时间、数量、质量要求履约的情况，确保食材按时、按质、按量送达指定地点。第五条食材质量与验收（一）质量标准：公司针对各类食材制定了明确的质量标准，包括外观、规格、感官、生产日期、保质期、包装等要求，具体标准由质量/食品安全部制定或确认，并作为采购订单和验收的依据。（二）验收主体与地点：食材到货后，由仓储部牵头，根据食材种类可邀请需求使用部门、质量/食品安全部等相关人员共同参与验收。验收地点通常为公司指定仓库或收货区。（三）验收流程：1.核对信息：验收人员首先核对到货食材的品名、规格、数量是否与采购订单一致。2.检查外观与质量：依据公司制定的质量标准，对食材的外观、色泽、新鲜度、完整性、包装状态等进行逐一检查。3.检查证明文件：验收人员必须核对供应商随货提供的质量证明文件，如产品合格证、检验检疫证明、生产日期、保质期标签等，并确保文件真实、有效、齐全。对于需要特定检测报告的食材，应检查报告是否符合要求。所有索证索票文件均需按规定进行登记和存档。4.检查包装与状态：检查外包装是否完好无损，有无泄漏、污染；冷链食材需使用测温设备检查运输过程中的温度记录及到货时的温度是否符合要求。（四）验收结果处理：1.合格：若验收合格，验收人员需在采购订单或验收单上签字确认，并办理入库手续，通知仓储部进行登记和储存。2.不合格：若验收发现食材质量不符合标准或文件不全，验收人员应立即停止卸货或接收，隔离存放不合格食材，并书面记录不合格情况、数量、时间等，通知采购部联系供应商处理。处理方式包括要求供应商当场更换、退货或采取其他补救措施。重大质量问题需及时报告质量/食品安全部处理。第六条仓储与库存管理（一）入库管理：食材验收合格后，仓储部需按规定进行详细的入库登记，确保入库信息准确无误，并与验收记录一致。（二）存储要求：不同种类的食材必须按照其特性要求，存放在相应的存储区域（如冷藏库、冷冻库、常温库、干货库），并严格控制各区域的温度、湿度等环境条件。冷链食材必须全程保持冷链，防止温度波动。（三）先进先出：仓储部必须严格执行“先进先出”原则，确保先入库的食材先出库使用，防止食材因储存过久而变质。（四）库存盘点：仓储部需定期对库存食材进行盘点，核对实物数量与账面数量是否相符，同时检查库存食材的质量状况和保质期，发现问题及时处理。（五）保质期监控：建立临期食材预警机制，对接近保质期的食材进行标识和优先使用安排，确保不使用过期食材。第七条付款管理（一）付款依据：供应商的收款必须依据有效的采购订单、经双方确认的验收单（或入库单）、符合公司要求的发票以及完整的索证索票证明文件。（二）付款流程：财务部根据采购部提交的、经审批的付款申请，审核相关单据的齐全性和合规性后，按照公司财务制度和授权规定执行付款。（三）发票管理：采购部或财务部负责对供应商提供的发票进行严格审核，确保发票内容与采购订单、验收单等信息一致，且符合税务规定。第八条食品安全与追溯（一）食品安全责任：公司各相关部门及员工均有维护食品安全的责任。采购部负责采购环节的食品安全控制，仓储部负责储存环节的管理，需求使用部门负责使用环节的把关，质量/食品安全部负责监督和提供支持。（二）索证索票制度：采购部在签订采购合同或下达采购订单时，必须明确要求供应商提供本合同第四条第（二）款规定的各类资质证明和产品合格证明文件。仓储部或质量/食品安全部负责对接收食材时随货提供的证明文件进行查验、登记和妥善保管。（三）记录保存：公司应妥善保存所有与食材采购管理相关的记录，包括采购计划、采购订单、验收记录、供应商资质证明、索证索票文件、库存记录、财务付款凭证等，保存期限至少符合公司档案管理规定及法律法规要求，以备查阅和食品安全追溯。（四）追溯体系：公司应建立或利用信息化系统，支持食品安全追溯体系的有效运行，确保在发生食品安全事故时，能够迅速、准确地追溯相关食材的供应商、批次、生产日期、流通环节等信息。第九条供应商管理与评估（一）绩效评估：质量/食品安全部或采购部负责牵头，定期（如每季度或每年）对合格供应商的履约情况进行综合评估，评估内容涵盖产品质量稳定性、交货准时率、价格变动情况、服务响应速度、食品安全表现、配合度等方面。（二）奖惩机制：根据供应商绩效评估结果，公司对表现优异的供应商可给予优先订单、价格优惠等奖励；对表现不佳或存在严重违约行为（特别是食品安全方面）的供应商，可进行警告、减少订单、暂停合作直至解除合作关系，并视情况要求赔偿损失。（三）持续改进：公司应要求供应商持续改进其产品质量、安全管理和服务水平，并定期（如每年）与其沟通评估结果，共同推动改进。第十条违规处理与责任追究（一）违规行为界定：任何部门或个人违反本合同及公司相关采购管理规定的行为，包括但不限于：采购不合格或来源不明食材、验收环节失职导致不合格食材入库、索证索票不全或虚假、储存管理不当导致食材变质、泄露采购信息或损害公司利益等。（二）处理措施：公司对违规行为的处理，将视情节严重程度和造成的后果，采取口头警告、书面警告、通报批评、经济处罚（如罚款）、降职、撤职等措施。对于因违反规定给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任；构成违法犯罪的，移交司法机关处理。（三）责任划分：各部门及员工应明确自