企业文档存档及管理制度手册

企业文档存档及管理制度手册一、总则（一）制度目的为规范企业内部各类文档的收集、整理、保管、利用及销毁工作，保证文档的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范信息风险，依据国家相关法律法规及企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业各部门、各分支机构在经营管理活动中形成或接收的各类纸质文档、电子文档（含邮件、即时通讯记录、电子档案等）的管理，涵盖行政、人事、财务、业务、项目等各领域文档。（三）基本原则集中统一管理：文档存档工作由行政部（或指定档案管理部门）统筹，各部门配合执行，保证文档管理标准化、规范化。全程可控：文档从形成到归档、保管、利用、销毁的全流程需有明确记录，责任到人。安全保密：涉及企业商业秘密、敏感信息的文档需严格限定查阅权限，采取加密、备份等安全措施。高效便捷：优化存档流程，保证文档检索、利用便捷，支持业务决策与管理需求。二、文档分类与编号体系（一）文档分类标准根据文档性质、来源及用途，将企业文档分为以下大类（各部门可根据业务特点细化子类）：大类代码大类名称子类示例（可自定义）A行政管理类会议纪要、通知公告、制度文件、合同协议等B人力资源管理类招聘录用、劳动合同、员工档案、培训记录、考勤等C财务管理类会计凭证、账簿、报表、预算、税务资料、审计报告等D业务管理类客户资料、销售合同、市场调研报告、招投标文件等E项目管理类立项报告、项目计划、验收报告、项目总结等F技术研发类研发方案、技术图纸、专利文件、测试报告等G其他类外来文件、荣誉证书、资质证明等（二）文档编号规则文档采用“分类代码-年份-流水号”的编号方式，格式为：-YYYY-NNNN分类代码：对应上述大类代码（如A、B、C等）；年份：文档形成年份（如2024）；流水号：当年该类文档的顺序编号，从0001开始，每年重新编号。示例：2024年行政管理类第15份文档编号为“A-2024-0015”。（三）分类与编号操作要点新文档形成后，由经办人根据内容确定分类代码，填写《文档分类登记表》（见配套表格1）；行政部（档案管理员）每月对各部门提交的分类登记表进行核对，统一编制文档编号，并反馈至各部门；子类编号可在分类代码后增加字母或数字标识（如“A-行政-2024-001”），但需在企业内部明确后报行政部备案。三、文档归档管理（一）归档范围凡反映企业经营管理活动、具有查考利用价值的各种形式文档，均需纳入归档范围，包括但不限于：企业制定的各项制度、流程、标准；重要会议记录、纪要、决议；对外签订的合同、协议、意向书；员工入职、离职、异动、考核等人事资料；财务报表、审计报告、税务申报资料；项目立项、执行、验收各阶段文件；客户信息、销售数据、市场分析报告；技术研发过程中的图纸、专利文件、成果报告；部门、合作单位来文及回函。（二）归档责任部门文档类型归档责任部门协助部门行政管理类行政部各业务部门人力资源管理类人力资源部各部门财务管理类财务部各部门业务管理类销售部/市场部相关业务部门项目管理类项目部参与部门技术研发类技术部/研发中心相关项目组（三）归档时间要求年度归档：各部门需在次年1月31日前，完成上一年度所有应归档文档的整理、移交；即时归档：以下文档需在形成后5个工作日内完成归档：合同、协议类文件（签订后即时归档）；项目立项、验收文件（审批通过后即时归档）；涉及诉讼、审计的重要文件（形成后即时归档）。（四）分步骤归档操作说明第一步：文档收集经办人负责收集本部门形成的应归档文档，保证文件齐全（含原件、审批单、附件等），无缺页、损毁；电子文档需同时收集原始文件及格式转换后的通用版本（如PDF、Word等），重要电子文档需刻录光盘或存储至企业指定服务器。第二步：文档整理对收集的文档进行排序、编页（纸质文档）、装订（左侧装订，不超过20mm）；检查文档内容完整性，缺失部分需及时补充；填写《文档归档登记表》（见配套表格2），注明文档名称、编号、形成日期、页数、经办人等信息。第三步：文档审核部门负责人对本部门整理后的文档进行审核，保证内容真实、分类准确、手续齐全；审核通过后，在《文档归档登记表》上签字确认，并加盖部门公章（纸质文档）。第四步：移交归档部门指定专人（或档案管理员）携带《文档归档登记表》及整理好的文档，向行政部（档案管理员）办理移交；行政部核对文档数量、质量及登记信息，确认无误后双方在《文档归档登记表》上签字，各执一份留存；电子文档需通过企业内部系统（如OA系统）至档案管理模块，同步更新电子台账。第五步：入库上架纸质文档由行政部统一编码后，放入档案盒，标注“分类代码-年份-流水号”及盒内文档清单；按分类代码、年份、流水号顺序排列于档案柜，张贴标签便于检索；电子文档由行政部定期备份（本地+云端），并定期检查存储状态，防止数据丢失。四、文档保管与维护（一）保管场所与设施纸质文档：存放于专用档案室，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等措施；档案室配备温湿度计（温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%），定期记录；电子文档：存储于企业专用服务器或加密云盘，设置访问权限（分级管理），定期进行数据备份（每日增量备份+每周全量备份），备份介质需单独存放。（二）保管期限根据文档价值及法规要求，明保证管期限，分为：永久：企业章程、重要合同、审计报告、历史沿革资料等；长期（10-30年）：财务报表、项目文件、人事档案、制度文件等；短期（10年以下）：日常通知、会议纪要、临时性业务资料等。具体保管期限参照《企业档案保管期限表》（见配套表格3）执行。（三）定期检查与清点行政部每半年组织一次档案清点，核对纸质文档与电子台账的一致性，发觉问题及时处理；对到期档案，由行政部会同相关部门鉴定，确认无继续保存价值后，按规定程序销毁；损坏或字迹模糊的文档，需及时修复或复印，复印件归档并注明“与原件一致”。五、文档借阅与复制（一）借阅权限文档类型可借阅人员审批人普通文档（非涉密）企业员工部门负责人涉密文档部门负责人及以上/经授权人员分管副总/总经理超期借阅需重新提交申请行政部负责人（二）分步骤借阅操作说明第一步：提交申请借阅人填写《文档借阅申请表》（见配套表格4），注明文档名称、编号、借阅用途、借阅期限、归还日期等信息；涉密文档需额外说明借阅理由及保密措施。第二步：审批普通文档：经部门负责人审批后，提交至行政部；涉密文档：经部门负责人审核后，报分管副总或总经理审批。第三步：登记与领取审批通过后，借阅人持《文档借阅申请表》至行政部办理借阅登记；纸质文档需当面清点，签字确认；电子文档需通过系统申请，由档案管理员授权访问权限。第四步：使用与归还借阅人应在借阅期限内使用文档，不得涂改、勾画、抽取、撤换、损坏；涉密文档严禁带离办公区域，不得复制、拍照（经批准除外）；归还时，行政部核对文档完整性，确认无误后在《文档借阅申请表》上签字，更新借阅记录。第五步：续借与延期需续借的文档，需在借阅期满前3个工作日提交续借申请，经审批后延长借阅期限（最长不超过原期限的一半）；逾期未还且未申请续借的，暂停该员工借阅权限1个月。（三）复制管理复制文档需填写《文档复制申请表》（见配套表格5），经审批后由行政部负责复制；复制的文档需注明“复制件”及复制日期，与原件具有同等效力；涉密文档复制需严格控制数量，复制件需按涉密文档管理。六、文档销毁管理（一）销毁范围已到保管期限且无继续保存价值的文档；复份文档（仅保留一份原件）；失去查考价值、重复或无保存意义的电子文档。（二）销毁审批行政部编制《文档销毁清册》（见配套表格6），注明文档名称、编号、保管期限、数量、销毁原因等信息；由行政部负责人、法务部（或指定部门）、分管副总联合审核，总经理批准；涉密文档销毁需报总经理审批，并由两人以上监销。（三）分步骤销毁操作说明第一步：清点与登记对拟销毁文档进行再次清点，保证与《文档销毁清册》一致；销毁前，由经办人、监销人在清册上签字确认。第二步：销毁执行纸质文档：采用碎纸机粉碎或焚烧（需符合环保要求），禁止随意丢弃；电子文档：使用专业数据销毁软件彻底删除，或对存储介质进行物理破坏（如消磁、粉碎）；销毁过程需全程记录，包括时间、地点、方式、参与人员等。第三步：记录与备案销毁完成后，监销人填写《文档销毁记录表》（见配套表格7），详细记录销毁情况；《文档销毁清册》《文档销毁记录表》由行政部永久保存，以备查考。七、责任分工与监督（一）部门职责行政部：负责统筹文档存档管理工作，制定分类标准、编号规则，组织档案培训，监督各部门执行，维护档案室及电子档案系统；各业务部门：负责本部门文档的收集、整理、审核、归档，保证文档真实、完整，配合档案检查与借阅；法务部：负责审核涉密文档、销毁文档的合规性，防范法律风险；财务部：负责提供文档管理所需经费（如档案柜、碎纸机、备份设备等），监督财务类文档归档。（二）人员职责档案管理员：由行政部指定专人担任，负责文档接收、分类、编号、保管、借阅登记、系统维护等工作；部门经办人：负责本部门文档的日常收集与初步整理，保证及时归档；部门负责人：负责审核本部门文档内容，监督归档流程，审批借阅/复制/销毁申请。（三）监督与奖惩行政部每年度组织一次文档管理检查，对各部门归档及时性、完整性、规范性进行评估，结果纳入部门绩效考核；对严格执行制度、表现突出的部门或个人，给予通报表扬或适当奖励；对未按规定归档、借阅超期、损毁文档或泄露涉密信息的，视情节轻重给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；造成企业损失的，追究法律责任。八、配套表格模板表格1：文档分类登记表部门：_______日期：_______年_______月_______日序号——12…表格2：文档归档登记表部门：_______日期：_______年_______月_______日序号——12…表格3：企业档案保管期限表（部分示例）分类代码文档名称保管期限A企业章程永久A年度工作总结长期（30年）A通知、通报（非重要）短期（5年）B员工花名册长期（30年）B考勤记录短期（3年）C年度财务报表长期（30年）C会计凭证短期（10年）D销售合同（重要客户）长期（20年）D客户资料（普通）短期（5年）表格4：文档借阅申请表申请人：_______部门：_______日期：_______年_______月_______日文档名称借阅用途归还日期部门负责人审批意见：行政部审批意见：备注：表格5：文档复制申请表申请人：_______部门：_______日期：_______年_______月_______日文档名称复制用途是否涉密部门负责人审批意见：行政部审批意见：备注：表格6：文档销毁清册部门：_______日期：_______年_______月_______日序号——12…表格7：文档销毁记录表监销部门：_______日期：_______年_______月_______日销毁地点参与人员销毁文档清单（序号、文档编号、文档名称、数量）监销人签字：_________经办人签字：_________备注：九、风险提示与常见问题（一）操作风险提示归档不及时：可能导致文档丢失或损坏，影响业务追溯，需严格执行年度归档与即时归档时间要求；分类不准确：影响文档检索效率，各部门应熟悉分类标准，档案管理员需定期核对；借阅超期：导致文档资源被占用，需加强借阅期限管理，对超期行为及时提醒与处理；电子文档备份缺失：可能造成数据永久丢失，需严格执行“本地+云端”双备份机制，定期验证备份数据完整性。（二）常见问题处理问题：文档归档后发觉内容遗漏或错误。处理：由原经办人补充完善，经部门负责人审核后，提交行