企业采购标准化流程操作手册

企业日常采购标准化流程操作手册前言本手册旨在规范企业日常采购行为，明确各环节职责与操作要求，保证采购过程高效、合规、透明，有效控制采购成本，保障生产经营需求。手册适用于企业各部门日常办公物资、生产辅助材料、非核心服务类等常规采购场景，特殊采购（如大型设备、工程项目采购）可参照本流程并补充专项规定执行。一、适用范围与操作前提（一）适用范围本手册涵盖企业各部门因办公、生产、运营需要发生的采购活动，包括但不限于：办公用品（如纸张、文具、耗材等）；生产辅助材料（如零部件、包装物、劳保用品等）；非核心服务（如保洁、维修、咨询等，需符合服务采购管理规定）；其他单次采购金额在[企业规定限额，如5000元]以下且不涉及招投标的常规采购。（二）操作前提采购需求部门已明确物品/服务的名称、规格、数量、用途及预算；采购物品/服务符合企业生产经营需要，不违反国家法律法规及企业规章制度；需求部门负责人已对采购需求的必要性进行初步审核。二、标准化操作流程详解企业日常采购流程分为六个核心阶段：需求申请与审批、供应商选择与询价、采购订单下达、物资到货验收、付款申请与结算、资料归档。各阶段需严格按顺序执行，不得简化或逾越。（一）需求申请与审批阶段目标：保证采购需求真实、必要，且预算可控。步骤操作动作责任人输出物时限要求1.1提交申请需求人填写《日常采购申请单》，注明物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、到货时间及预算科目，附相关需求说明（如技术参数、服务要求等）。需求部门经办人*《日常采购申请单》（初稿）需求提出后1个工作日内1.2部门审核需求部门负责人审核申请的必要性、数量合理性及预算匹配度，签字确认。需求部门负责人*《日常采购申请单》（部门审核版）提交申请后1个工作日内1.3采购复核采购专员审核申请的规范性（如信息完整、规格明确）、预算是否在部门额度内，对超预算或特殊规格的采购，提请采购经理审批。采购专员、采购经理《日常采购申请单》（采购审核版）收到申请后1个工作日内1.4最终审批按采购金额分级审批：-金额[企业规定限额，如1000元]以下：采购专员审批；-金额[1000-5000元]：采购经理审批；-金额[5000元以上]：分管副总审批。审批人*《日常采购申请单》（审批完成版）审核通过后1个工作日内（二）供应商选择与询价阶段目标：通过合规方式选择优质供应商，保证价格合理。步骤操作动作责任人输出物时限要求2.1供应商初选采购专员根据采购需求，从《合格供应商名录》中筛选3家及以上供应商（名录内供应商不足3家时，需启动新供应商准入流程）。采购专员*《供应商初选名单》审批通过后1个工作日内2.2询价议价采购专员向初选供应商发出《询价单》（含需求明细、交付时间、质量要求等），要求其在[1-2个工作日]内提供书面报价。对比报价、质量及服务，初步议价并形成《询价比价记录表》。采购专员*《询价单》《询价比价记录表》收到供应商响应后2个工作日内2.3确定供应商采购经理审核《询价比价记录表》，选择性价比最优的供应商。若单一来源采购（如指定品牌、专利产品），需填写《单一来源采购审批表》，说明理由并按权限审批。采购专员、采购经理《供应商确认结果》审核通过后1个工作日内（三）采购订单下达阶段目标：明确双方权利义务，保证采购执行有据可依。步骤操作动作责任人输出物时限要求3.1拟订订单采购专员根据《供应商确认结果》及《日常采购申请单》，拟订《采购订单》，注明订单号、供应商信息、物品/服务明细、价格、交付时间、付款方式、质量标准、违约责任等条款。采购专员*《采购订单》（草案）供应商确定后1个工作日内3.2订单审核采购经理审核订单条款的合规性、价格与询价结果一致性、交付时间与需求匹配度，签字确认。采购经理*《采购订单》（审核版）拟订订单后1个工作日内3.3下达订单采购专员将审核通过的《采购订单》加盖采购专用章，通过书面、邮件或企业采购系统发送给供应商，并保留发送凭证（如签收回执、邮件发送记录）。采购专员*《采购订单》（正式版）、发送凭证审核通过后1个工作日内（四）物资到货验收阶段目标：保证采购物品/服务符合约定要求，数量准确、质量合格。步骤操作动作责任人输出物时限要求4.1到货通知供应商按《采购订单》约定时间交付物资，需求部门经办人提前1个工作日通知采购专员及仓库管理员准备验收。需求部门经办人*、供应商到货通知记录交付前1个工作日4.2现场验收（1）数量验收：仓库管理员核对物资数量与订单是否一致，检查外包装是否完好；（2）质量验收：需求部门经办人联合仓库管理员按订单约定的质量标准（如规格型号、技术参数、服务效果）进行检验，必要时可邀请技术部门参与；（3）异常处理：若数量不符或质量不合格，需当场拍照取证，填写《物资验收异常报告》，及时通知采购专员与供应商沟通处理（如补货、退货、换货）。需求部门经办人、仓库管理员、技术部门*（如需）《物资验收单》《物资验收异常报告》（如有）物资送达后1个工作日内4.3验收确认验收合格后，需求部门经办人、仓库管理员在《物资验收单》上签字确认，明确验收结论。采购专员留存验收单，作为后续付款依据。需求部门经办人、仓库管理员《物资验收单》（签字版）验收完成后1个工作日内（五）付款申请与结算阶段目标：规范付款流程，保证资金支付合规、及时。步骤操作动作责任人输出物时限要求5.1整理凭证采购专员收集《采购订单》《物资验收单》《供应商开具的合规凭证》（如收据、结算单等），核对信息一致性（订单号、金额、供应商名称等）。采购专员*付款资料包（含订单、验收单、凭证等）验收合格后3个工作日内5.2提交付款申请采购专员填写《付款申请单》，注明付款金额、供应商信息、付款事由、对应订单号，附付款资料包，按审批流程提交财务部门*。采购专员*《付款申请单》及附件凭证整理完成后1个工作日内5.3财务审核与付款财务部门*审核付款资料的完整性、审批流程的合规性、金额的准确性，确认无误后按企业财务制度安排付款。财务部门*付款凭证（如银行回单）收到付款申请后2个工作日内（六）资料归档阶段目标：保证采购过程可追溯，符合档案管理要求。步骤操作动作责任人输出物归档时限6.1资料整理采购专员将采购全流程资料（含申请单、审批单、询价记录、订单、验收单、付款凭证等）按“单笔采购”整理成册，标注采购编号及日期。采购专员*采购档案（完整资料包）付款完成后5个工作日内6.2归档保管采购专员将整理好的档案提交至档案管理部门*，按《企业档案管理制度》分类、编号、存档，电子资料同步至企业档案管理系统。档案管理部门*档案存档记录资料提交后1个工作日内三、关键表单模板（一）日常采购申请单采购编号需求部门申请人*联系方式日期物品/服务名称规格型号单位需求数量预估单价用途说明（详细说明采购原因、使用场景等）预算科目（如“办公费”“原材料”等）到货时间要求年月日前需求部门负责人审核意见：签字：日期：采购审核意见：签字：日期：审批意见（按权限）：签字：日期：（二）询价比价记录表采购编号物品/服务名称规格型号需求数量询价日期供应商名称联系人*联系方式报价（单价/总价）交付周期质量承诺备注（供应商1）（供应商2）（供应商3）采购专员意见：采购经理意见：（三）物资验收单采购编号订单号供应商名称验收日期物品/服务名称规格型号单位应收数量实收数量验收结果□合格□不合格（请注明原因：）质量验收详情：（如规格、参数、服务效果等是否符合要求）需求部门验收意见：签字：日期：仓库验收意见：签字：日期：技术部门验收意见（如需）：签字：日期：（四）付款申请单采购编号供应商名称付款金额（大写）付款金额（小写）付款事由（如“项目办公物资采购款”）对应订单号付款资料清单：□《采购订单》□《物资验收单》□供应商凭证□其他（请注明）采购专员意见：签字：日期：财务审核意见：签字：日期：审批意见（按权限）：签字：日期：四、操作要点与风险提示（一）核心操作要点需求真实性：需求部门必须保证采购需求与实际工作需要匹配，严禁虚假采购、超量采购；审批合规性：严格按照权限分级审批，不得越权审批或简化审批流程；供应商管理：优先从《合格供应商名录》选择供应商，新供应商准入需经过资质审核、样品测试等环节；验收严格性：验收需多方参与，数量、质量需逐项核对，杜绝“不验收直接入库”或“事后补验收”；资料完整性：采购全流程资料需齐全、规范，保证每笔采购可追溯、可审计。（二）常见风险提示预算超支风险：采购前需确认预算额度，超预算采购必须提前申请追加预算，严禁无预算采购；供应商舞弊风险：询价过程需保留书面记录，避免与供应商私下约定价格，保证价格公允；物资质量风险：对关键物资或服务，需在合同中明确质量标准及违约责任，验收时严格把关；付款延迟风险：付款资料需提前整理，保证