劳动合同续签工作流程与通知模板

劳动合同续签工作流程与通知模板劳动合同续签是企业人力资源管理的重要环节，既关系到员工权益的保障，也影响企业用工的稳定性。规范的续签流程与清晰的通知模板，能有效降低法律风险、提升管理效率。以下从工作流程和通知模板两方面展开说明。一、劳动合同续签工作流程（一）提前评估与规划劳动合同到期前30日（或按企业制度提前更久），人力资源部门需启动续签评估工作：1.员工层面：结合员工近一个周期的绩效表现、岗位胜任力、职业发展诉求等，评估其是否符合续签条件（如无重大违纪、胜任岗位要求等）。2.企业层面：分析岗位的必要性、编制规划、薪酬调整空间（若需调整合同条款，需提前研判合法性，如工资不得低于当地最低工资标准、工时制度符合法规等）。3.风险预判：识别潜在争议点（如员工对续签条件的异议、岗位调整的合法性等），提前准备应对方案（如咨询法务或劳动仲裁机构意见）。（二）沟通确认续签意向1.初步沟通：HR以面谈、邮件或书面通知等形式，向员工说明合同即将到期的事实，询问续签意向。沟通时需记录员工反馈（可通过《续签意向确认表》留存书面记录）。2.分歧处理：若员工对续签条件（如薪资、岗位、合同期限）有异议，需组织协商：企业可调整的条件（如合理调薪、岗位微调），需以书面形式明确变更内容，确保双方达成一致；若协商无法达成一致，需提前规划“不续签”的后续流程（如经济补偿、工作交接等）。（三）材料准备与审批1.续签协议拟定：根据协商结果，拟定《劳动合同续签协议书》（或新劳动合同），内容需包含：原合同基本信息（合同期限、岗位、薪资等）；续签后的合同期限、岗位、薪资、福利等核心条款（若条款无变化，可简化表述为“延续原合同条款”）；双方签字盖章栏及日期。2.内部审批：续签协议需经用人部门、法务（或合规岗）、人力资源部审批，确保条款合法合规、符合企业制度。（四）签订与备案1.合同签订：HR向员工送达续签协议，双方签字盖章（需注意：续签合同的生效日期应衔接原合同终止日期，避免“空窗期”）。2.存档与备案：企业留存：将原合同、续签协议、意向确认表等材料归档，保存至少2年（或按当地劳动部门要求）；员工留存：向员工提供续签合同的副本，确保其知晓合同内容。二、劳动合同续签相关通知模板（一）劳动合同续签意向确认通知致[员工姓名]：您与本公司签订的劳动合同（合同编号：[XXX]）将于[原合同到期日]到期。现就劳动合同续签事宜向您确认意向：1.企业意向：公司拟与您续签劳动合同，续签后合同期限为[X年/X个月]，岗位为[岗位名称]，薪资待遇[具体说明/延续原标准]，其他条款按原合同执行（或说明调整内容：[如“薪资调整为[XXX]元/月”]）。2.您的意向：请于[反馈截止日]前，通过以下方式反馈：同意续签：签署《续签意向确认表》（附件）并交至人力资源部；不同意续签：书面说明原因并交至人力资源部，公司将依法办理终止手续。联系人：[HR姓名]联系电话：[座机号]联系地址：[公司地址][公司名称（盖章）][通知日期]（二）劳动合同正式续签通知致[员工姓名]：您已确认同意续签劳动合同，现就续签事宜通知如下：1.续签信息：原合同期限：[起始日]-[到期日]续签后合同期限：[起始日（原合同到期次日）]-[到期日]岗位：[岗位名称]薪资：[具体金额/结构]其他条款：[如“延续原合同约定的工作时间、福利、劳动保护等条款”]2.签订要求：请您于[签订截止日]前，携带以下材料至[地点]签订《劳动合同续签协议书》：原劳动合同原件；身份证复印件（如有变更需更新）；其他需补充的材料（如岗位调整证明、薪资确认单等）。3.注意事项：若逾期未签订，视为您放弃续签，公司将依法终止劳动关系。联系人：[HR姓名]联系电话：[座机号][公司名称（盖章）][通知日期]（三）劳动合同不续签通知致[员工姓名]：您与本公司签订的劳动合同（合同编号：[XXX]）将于[原合同到期日]到期。经公司综合评估，决定不再续签劳动合同，相关事宜通知如下：1.终止原因：[简要说明，如“劳动合同期满，公司业务调整需优化岗位配置”“您的岗位胜任力未达续签要求”等，需符合法律规定，避免歧视性表述]。2.经济补偿：根据《劳动合同法》第四十六条，公司将向您支付经济补偿，金额为[X个月工资，计算方式：[月平均工资]×[工作年限]]，将于[支付日期]通过[支付方式]发放。3.工作交接与离职手续：请于[离职截止日]前完成工作交接，交接清单需经双方签字确认；离职当日，至人力资源部办理离职证明、社保公积金停缴等手续。提示：您可于[日期]前至人力资源部咨询相关权益（如失业保险申领、竞业限制条款等）。联系人：[HR姓名]联系电话：[座机号][公司名称（盖章）][通知日期]三、注意事项1.法律合规性：续签流程需严格遵循《劳动合同法》《工资支付条例》等法规，如续签合同期限、经济补偿标准等需符合法律要求。2.证据留存：所有沟通、文件签署需留存书面记录（如邮件、签收单、确认表等），避免口头约定引发纠纷。3.员工体验：