会议记录及决议执行模板

通用会议记录及决议执行模板一、适用范围与典型场景二、全流程操作指南（一）会前筹备：明确目标，夯实基础确定会议核心目的明确本次会议需解决的核心问题（如项目进度同步、资源协调、方案决策等），避免议题发散。示例：“本次会议旨在明确Q3产品迭代优先级，协调研发与市场资源，确定关键节点责任人。”梳理会议议题与议程根据会议目的，列出3-5个核心议题，按优先级排序，并预估每个议题的讨论时长。提前1-2天将议程及背景材料（如项目文档、数据报表）分发给参会人员，保证大家提前准备。确认参会人员与分工明确主持人（负责控场、引导讨论）、记录人（负责记录要点、决议事项）、参会人员（根据议题关联性邀请）。如有外部嘉宾或跨部门人员，提前沟通参会方式（线上/线下）及所需准备事项。准备会议物资与环境线下会议：提前预订会议室，调试投影仪、麦克风、白板等设备，准备签到表、会议纪要模板。线上会议：测试视频会议软件稳定性，提前发送会议及参会指南。（二）会议进行：聚焦讨论，形成共识开场与签到（5分钟内）主持人准时开场，重申会议目的、议程及时长要求，组织参会人员签到（线上会议可通过签到工具完成）。记录人核对参会人员名单，标注缺席人员及原因（如“市场部*经理因客户拜访请假”）。逐项讨论议题，控制讨论节奏按议程顺序逐项讨论，主持人引导参会人员围绕议题发言，避免偏离主题或长时间争论。关键讨论点需记录具体观点（如“研发部*工建议优先开发A功能，因用户调研需求占比达40%”），而非简单记录“同意/反对”。聚焦决议事项，明确“5W1H”对需解决的问题或决策事项，当场讨论并形成明确决议，保证符合“5W1H”原则：What（做什么）：决议的具体内容（如“同意优先开发A功能”）；Why（为什么）：决议的依据（如“满足核心用户需求，提升产品竞争力”）；Who（谁负责）：责任部门/人（如“研发部工牵头，市场部经理配合用户调研”）；When（何时完成）：明确时间节点（如“9月30日前完成V1.0版本开发”）；Where（涉及范围）：决议适用的项目/部门（如“仅限Q3产品迭代项目”）；How（如何执行）：简要执行方法（如“采用敏捷开发模式，每周五同步进度”）。确认决议与待办事项会议结束前，主持人带领参会人员快速回顾所有决议事项及待办任务，保证无遗漏、无歧义。记录人现场核对决议信息，重点确认责任人与时间节点的准确性。（三）会后执行：跟踪进度，闭环管理整理会议纪要（24小时内完成）记录人根据会议记录，整理正式会议纪要，内容包括：会议基本信息、议程、讨论要点、决议事项、待办任务（含责任人、时间节点）、附件清单等。纪要需语言简洁、条理清晰，避免口语化表述，重点突出“做什么、谁负责、何时完成”。分发与确认纪要（2小时内完成）将纪要通过邮件或协作工具（如企业钉钉）分发给所有参会人员及相关方，并要求责任人确认待办任务（如“请各责任人于今日18:前确认任务是否可按时完成”）。跟踪执行进度，定期反馈责任人需按时间节点推进任务，每周/每两周通过进度表或简报向主持人及记录人反馈执行情况（如“研发部*工：A功能开发已完成80%，预计9月28日提前完成”）。记录人在协作工具中建立“决议执行跟踪表”，实时更新任务状态（如“进行中/已完成/延期”），并标注延期原因及调整计划。复盘与闭环（任务完成后）对于重要决议，任务完成后需组织简短复盘会，总结执行过程中的经验与问题（如“本次开发提前2天完成，因需求评审阶段明确了技术方案，减少了返工”）。记录人将复盘结果补充至原纪要，形成“决议执行闭环”，并将最终成果归档（如文档、数据报告等）。三、会议记录与执行跟踪表（一）会议基本信息表项目内容会议名称Q3产品迭代优先级评审会会议时间2023年8月15日14:00-16:00会议地点公司3楼会议室A/线上会议会议类型项目决策会主持人产品部*经理记录人运营部*助理应到人数8人实到人数7人（市场部*经理请假）缺席人员及原因市场部*经理：客户拜访，已提前提交意见（二）会议议程与讨论记录表序号议题讨论要点关键结论/决议1Q3产品迭代需求优先级排序研发部工展示用户需求数据：A功能需求占比40%，B功能25%；市场部工补充竞品分析情况同意优先开发A功能，B功能延后至Q4；需在9月20日前完成A功能详细需求文档2跨部门资源协调研发部提出需增加2名开发人员；市场部提出需提前介入用户调研人力资源部经理负责协调1名开发人员（8月20日前到位）；市场部工于8月18日启动用户调研3项目时间节点确认研发部评估A功能开发需45天；测试部提出需预留10天测试时间确定9月30日前完成V1.0版本开发，10月1日-10月10日测试，10月15日正式上线（三）决议事项与执行跟踪表决议编号决议内容责任部门/人计划完成时间当前状态执行情况说明/延期原因20230815-01完成A功能详细需求文档产品部*经理2023-08-20进行中已完成80%，预计8月19日提交评审20230815-02协调1名开发人员加入项目组人力资源部*经理2023-08-20已完成已安排开发部*工，8月20日正式到岗20230815-03启动A功能用户调研，输出调研报告市场部*工2023-08-18已完成调研样本量500份，报告已提交产品部20230815-04完成A功能V1.0版本开发研发部*工2023-09-30进行中开发进度70%，无延期风险（四）附件清单序号附件名称份数/形式领取人1Q3用户需求数据分析报告电子版研发部*工2竞品功能对比表电子版市场部*工3A功能初步需求文档（V1.0）纸质版3份产品部*经理（五）签字确认角色姓名签字日期主持人*经理2023-08-15记录人*助理2023-08-15参会人员1*工2023-08-15参会人员2*经理2023-08-15四、使用要点与注意事项会前准备充分，避免“临时议题”议题需提前与相关方确认，避免会议中临时新增无准备的议题，导致讨论低效或无法形成决议。记录客观准确，突出“决议”与“行动”会议记录需以事实为依据，避免记录个人观点或情绪化表述；重点区分“讨论内容”与“决议事项”，保证后者可执行、可跟踪。责任到人，时间节点明确每项决议必须明确唯一责任部门/人，避免“多人负责等于无人负责”；时间节点需具体到“日”，避免“尽快”“月底”等模糊表述。及时跟踪，建立“闭环”机制执行跟踪需常态化，责任人主动反馈进度，记录人定期更新状态；对于延期任务，需第一时间分析原因并提出调整方案，保证目标不变。保密与归档，保证