人力资源管理常用表单库员工入职离职全流程

人力资源管理常用表单库：员工入职离职全流程工具指南一、适用场景与核心价值在企业管理中，员工入职与离职是人力资源管理的核心环节，涉及流程规范、风险防控、信息留存等多维度要求。本表单库适用于各类企业（尤其是规模50人以上的中小型企业）的HR部门及用人部门，覆盖新员工从“offer发放”到“转正定岗”的全流程，以及员工从“离职申请”到“档案转出”的全环节。通过标准化表单，可实现：流程可视化：明确各环节责任主体与时间节点，避免推诿扯皮；风险可控化：关键信息（如合同条款、交接内容）书面化留存，降低劳动纠纷风险；效率提升化：减少重复沟通，实现入职/离职办理“一站式”完成。二、员工入职全流程操作指南（一）第一步：用人部门提出入职需求操作要点：当部门出现人员空缺或新增编制时，部门负责人需填写《人员增补申请表》，明确岗位名称、招聘人数、任职资格（学历、经验、技能）、到岗时间及薪酬预算（需符合公司薪酬体系）。HR部门收到申请后，3个工作日内审核需求合理性（如编制是否超标、薪酬是否合规），反馈审核意见；通过后，启动招聘流程。关键衔接：需求描述需具体，避免“招一名销售”等模糊表述，应明确“负责华东区域客户开发，3年以上快消品行业经验，目标年薪15-20万”。（二）第二步：候选人入职准备操作要点：HR向候选人发放《录用通知书》（需包含岗位、薪酬、报到时间、需携带材料清单），候选人确认接受后，HR同步准备劳动合同、员工手册等文件。候选人报到前，需准备以下材料（复印件需注明“与原件一致”并签字）：身份证复印件；学历/学位证书复印件（若为应届生，提供就业推荐表）；离职证明（原单位开具，避免存在劳动纠纷）；一寸免冠照片2张（底色按公司要求）；银行卡复印件（用于工资发放，需注明开户行）。风险提示：若候选人无法提供离职证明，需要求其出具《未存在劳动纠纷承诺书》，并做背景调查核实。（三）第三步：入职办理手续操作要点：信息登记：HR引导新员工填写《员工信息登记表》，包含基本信息（姓名、性别、出生日期、联系方式）、紧急联系人、教育背景、工作经历、家庭成员等（字段需完整，避免后续社保、公积金缴纳信息缺失）。合同签订：HR当面讲解劳动合同条款（尤其是试用期、岗位、薪酬、保密义务、解除条件等），双方签字盖章，合同一式两份，员工留存一份，HR归档一份。入职引导：办理工牌、门禁卡、企业邮箱等；介绍公司文化、组织架构、部门职能及岗位职责；培训考勤制度、报销流程、安全规范等基础制度。社保/公积金开户：HR在员工入职后30日内，向社保局、公积金管理中心办理参保手续，保证次月正常缴纳。时效要求：入职手续需在报到当日完成，避免“先入职后补材料”导致信息滞后。（四）第四步：试用期管理与转正操作要点：试用期考核：试用期结束前10个工作日，部门负责人需填写《试用期员工考核表》，从“工作业绩、工作态度、团队协作、能力匹配”四个维度进行评分（满分100分，≥80分为合格）。转正申请：考核合格者，员工填写《员工转正申请表》，部门负责人签署意见后提交HR；不合格者，HR需在试用期结束前3日发出《试用期解除劳动合同通知书》，说明解除原因（需符合《劳动合同法》第39条）。转正审批：HR审核转正材料，符合条件的，更新员工信息（如薪酬调整、岗位变动），并发放《转正通知书》；不符合条件的，与部门沟通是否延长试用期（延长不超过法定上限，或解除合同）。合规提醒：试用期工资不得低于转正工资的80%，且不得低于当地最低工资标准。三、员工离职全流程操作指南（一）第一步：离职申请与审批操作要点：员工提出离职：员工需提前30日（试用期提前3日）提交《员工离职申请表》，说明离职原因（如个人发展、家庭原因等，避免负面表述）、最后工作日。部门审批：部门负责人收到申请后，5个工作日内审批，重点关注工作交接安排；若挽留员工，需与HR沟通制定挽留方案（如调整岗位、薪酬）。HR审批：HR确认离职原因是否合规（如是否存在被迫离职情形），审批通过后，启动离职流程。特殊情况：若员工存在《劳动合同法》第38条情形（如未足额支付劳动报酬、未依法缴纳社保），可随时解除劳动合同，无需提前通知，并需提交《被迫解除劳动合同通知书》。（二）第二步：工作交接与确认操作要点：制定交接清单：部门负责人与员工共同梳理《工作交接清单》，内容包括：经手工作（未完成项目、日常事务）；资产物品（电脑、手机、钥匙、文件等）；数据权限（系统账号、密码，需书面记录并交接给接收人）；对外对接方（客户、供应商联系方式，需标注对接要点）。交接执行：员工按清单逐项交接，接收人签字确认；部门负责人监督交接过程，保证无遗漏。交接确认：交接完成后，双方及部门负责人在《工作交接清单》上签字，HR留存归档。关键点：涉及核心数据或商业秘密的，需签署《保密承诺书》，明确离职后保密义务。（三）第三步：薪资结算与社保公积金处理操作要点：薪资核算：HR根据考勤记录（未休年假、加班费）、报销情况、绩效结果等，计算员工最后一个月工资，填写《薪资结算确认单》，经员工签字确认后，在离职当日结清（不得拖欠）。社保/公积金停缴：HR在员工离职当月办理停缴手续，保证次月不再扣除费用；若员工需转移社保，需提供《参保缴费凭证》及《基本养老保险参保缴费凭证》。其他费用结算：如员工有借款、赔偿款（如损坏公司财物），需在《薪资结算确认单》中注明，扣除后发放剩余工资。合规要求：工资需以货币形式按月支付，不得克扣；经济补偿金（如协商解除、裁员）按《劳动合同法》第47条规定计算（N或N+1，N为工作年限）。（四）第四步：离职证明与档案转递操作要点：开具离职证明：HR在办结离职手续后15日内，向员工开具《离职证明》（注明姓名、身份证号、入职日期、离职日期、岗位、劳动合同期限，不得包含负面评价），加盖公司公章。档案转递：员工档案（含劳动合同、离职证明、考核记录等）由HR部门密封，加盖骑缝章，根据员工要求转递至新单位或户籍地人才市场；若员工未提出转递要求，公司需妥善保管，保存期限不少于2年。后续跟进：HR在离职后1个月内进行电话回访（可选），知晓员工离职后动态，优化管理流程。四、核心表单模板模板1：新员工入职申请表基本信息填写内容姓名*性别男/女出生年月年月身份证号*学历本科所学专业人力资源管理联系电话138应聘岗位招聘专员部门人力资源部入职日期年月日紧急联系人（父亲）紧急联系电话139工作经历（近3年）2021.07-2023.09公司招聘助理备注无模板2：员工离职申请表基本信息填写内容姓名*工号HR001部门人力资源部岗位招聘专员入职日期2023.10.01最后工作日年月日离职原因个人职业发展规划工作交接情况已完成招聘项目交接，资产已归还员工签字___________部门负责人意见同意离职，交接完毕HR部门意见同意办理离职手续日期年月日模板3：工作交接清单交接类别交接内容数量/描述接收人签字交接日期文件资料2023年Q4招聘计划表1份–电子数据招聘系统账号密码用户名：，密码：–资产物品公司笔记本电脑（联想ThinkPad）1台（序列号：*）–对外对接大学校园招聘负责人联系方式张教授（138）–未完成工作2024年春季校园招聘方案初稿已完成，需修改–模板4：薪资结算确认单项目金额（元）说明最后一个月基本工资80002024年1月1日-2024年1月31日加班费500元旦假期加班3小时未休年假补偿20002023年年假未休5天（400元/天）应发合计10500个人社保1200公司代扣部分个人公积金800公司代扣部分个人所得税300按累计预扣法计算实发金额8200应发合计-代扣款项员工签字___________HR签字___________日期年月日五、操作关键注意事项（一）资料真实性核查入职时需核对身份证、学历证原件，避免“假简历”“假学历”；若发觉造假，可依据《劳动合同法》第26条（以欺诈手段订立劳动合同无效）解除合同且不支付经济补偿。（二）交接完整性确认工作交接清单需逐项核对，尤其是核心数据、客户资源、资产物品，避免离职后出现“工作断层”或资产流失；交接人、接收人、部门负责人三方签字确认，保证责任明确。（三）合规性要求入职30日内必须缴纳社保/公积金，否则面临行政处罚；离职证明需规范开具，不得包含“不胜任工作”“违纪”等负面表述，避免劳动纠纷。（四）信息保密管理员工离职后，需及时停用其系统账号、门禁权限，防止数据泄露；涉及商业秘密的员工