工程项目采购流程标准操作规范

工程项目采购流程标准操作规范一、总则为规范工程项目采购行为，确保采购过程合法合规、高效有序，保障工程质量与项目进度，结合行业规范及企业实际管理需求，制定本操作规范。本规范适用于公司范围内所有新建、改建、扩建类工程项目的物资采购（如建材、设备）、服务采购（如勘察、监理）及工程分包采购（如专项施工）活动。采购工作应遵循以下原则：合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业规范及企业内部管理制度，确保采购流程合法透明。经济性原则：在满足质量、技术要求的前提下，通过合理竞争降低采购成本，提高资金使用效率。权责清晰原则：明确各部门、各岗位在采购流程中的职责权限，避免推诿扯皮，确保责任可追溯。质量优先原则：采购物资、服务或工程成果需满足项目技术标准与质量要求，从源头保障工程整体质量。二、采购流程全周期管理（一）需求识别与规划项目实施团队应结合工程设计方案、施工进度计划，梳理需采购的物资、服务或工程分包需求。技术部门需同步提供详细技术参数、质量标准及验收要求，形成《采购需求清单》。清单需明确名称、规格、数量、交付时间、技术要求等核心要素，经项目负责人初审后，提交至采购管理部门。（二）采购计划编制采购管理部门根据《采购需求清单》及项目预算、进度安排，编制《采购计划》。计划需明确以下内容：1.采购方式选择：预算金额较大、技术复杂的核心物资/工程，优先采用公开招标；供应商数量有限或项目具有特殊性的，可采用邀请招标（需提前报备邀请理由）；紧急需求或单一来源供应商（如专利技术、独家授权）的，经审批后可采用单一来源采购，但需附详细说明材料。2.时间节点安排：结合工程进度倒排采购周期，明确需求确认、招标（谈判）、合同签订、交付验收的关键时间节点。《采购计划》需经项目管理部门、财务部门会签，报分管领导审批后执行。（三）供应商管理与选择1.供应商库建设与维护采购管理部门应建立动态更新的供应商库，分类收录物资供应商、服务提供商、工程分包商。入库供应商需通过资格预审，提交营业执照、资质证书、业绩证明、信用报告等材料，经法务、技术部门联合审核后纳入库中。每年度对供应商进行绩效评估（从质量、交货期、服务、价格等维度），淘汰不合格供应商。2.供应商选择流程资格预审：根据采购需求，从供应商库中筛选符合基本资质的候选对象，或对外发布招标公告（公开招标时），要求潜在供应商提交资格预审文件。评标与谈判：组建由技术、采购、财务、法务人员组成的评标小组（重大项目可邀请外部专家），依据“技术方案+商务报价+企业实力”三维度评审标准（如技术得分占40%、报价占30%、业绩信誉占30%）进行评分。对得分前3名的供应商，组织商务谈判，明确合同细节（如付款方式、售后服务、违约条款）。确定供应商：评标小组出具评审报告，推荐中标候选人，经采购管理部门负责人复核、分管领导审批后，确定最终供应商。（四）采购实施与合同管理1.合同签订采购管理部门应联合法务部门，根据谈判结果起草采购合同。合同需明确以下核心条款：标的（物资/服务/工程内容）、数量、质量标准、技术参数；交付时间、地点及验收方式；付款方式（预付款比例、进度款节点、质保金比例）；违约责任（逾期交付、质量缺陷、违约赔偿等）；争议解决方式（优先协商，协商不成可仲裁或诉讼）。合同经双方签字盖章后，分发至项目团队、财务部门、采购管理部门留存。2.订单执行与跟踪采购管理部门应建立订单跟踪机制，通过邮件、系统或现场沟通，定期向供应商了解生产/服务进度，协调解决交付过程中的问题（如物流延误、技术变更）。若因项目需求变更需调整采购内容，需由项目团队出具《变更申请》，经审批后通知供应商，同步修订合同条款。（五）验收与结算管理1.验收组织与流程项目团队联合技术、质检部门组建验收小组，依据合同约定、技术标准及《采购需求清单》开展验收：资料审核：检查供应商提交的质量证明文件、检测报告、安装调试手册等是否齐全合规；现场检验：对物资外观、规格、性能进行抽检（抽样比例不低于10%，关键设备全检），对服务/工程成果进行现场验证；试运行验证：对设备、系统类采购，需进行不少于72小时的试运行，确认性能稳定后出具《验收报告》。若验收不合格，验收小组应出具《整改通知书》，要求供应商限期整改，整改后重新验收；若多次整改仍不达标，按合同约定追究违约责任（如扣除质保金、要求赔偿损失）。2.结算与付款验收合格后，供应商提交发票、《验收报告》、送货单等结算资料，经采购管理部门、财务部门审核无误后，按合同约定的付款节点执行付款。质保金需在质保期满且无质量问题后，经项目团队确认方可支付。（六）档案管理采购全流程产生的文件（需求清单、采购计划、招标文件、供应商资料、合同、验收报告、结算凭证等）需由采购管理部门专人归档，建立电子与纸质双份档案。档案保存期限不少于工程质保期+2年，涉及商业秘密的文件需加密存储，仅限授权人员查阅。三、附则1.本规范由公司采购管理部门负责解释，各项目团队可结合实际情况制定实施细则，但不得与本规范冲突。2.本规范自发布之日起生效，原相关采购规定同时废止。3