人力资源管理信息系统（HRIS）模板

人力资源管理信息系统（HRIS）通用工具模板指南一、HRIS系统核心功能与定位人力资源管理信息系统（HRIS）是企业实现人力资源数字化管理的核心工具，通过整合员工信息、考勤、薪酬、绩效、培训等模块，提升管理效率与数据准确性。本模板适用于企业HR部门、业务部门及员工，覆盖员工全生命周期管理场景，助力规范流程、优化决策。二、员工信息管理模块（一）典型应用场景新员工入职：记录员工基础信息、合同细节、岗位配置等，员工档案。员工信息变更：如职位调整、联系方式更新、学历提升等，保证档案动态准确。离职办理：记录离职原因、离职日期，完成工作交接与档案归档。（二）详细操作流程指南1.新员工信息录入步骤1：以HR管理员身份登录HRIS系统，进入“员工管理-档案录入”模块。步骤2：“新增员工”，按界面提示填写必填项：基础信息：员工编号（自动）、姓名（某某）、性别、出生日期、证件号码号（虚拟：110）、入职日期、部门、职位、职级、劳动合同类型（固定期限/无固定期限）、合同起止日期。联系信息：现住址、紧急联系人（*某某）、紧急联系人电话（虚拟：5678）。附件：证件号码扫描件、学历证书、体检报告（支持PDF/JPG格式，单个文件不超过5MB）。步骤3：填写完毕后，“提交审核”，系统自动推送至部门负责人确认岗位信息，再流转至HR总监审批合同条款。步骤4：审核通过后，系统自动员工电子档案，同步分配企业邮箱（*某某company）及系统登录初始密码（员工首次登录需修改密码）。2.员工信息变更步骤1：由员工本人或部门发起变更申请（如职位调整：部门A调至部门B，晋升为主管）。步骤2：登录系统“员工管理-信息变更”模块，选择变更类型（职位/联系方式/合同等），填写变更前后内容及生效日期。步骤3：变更证明材料（如职位调整通知函、劳动合同补充协议），提交审批。步骤4：HR部门核对变更材料与实际业务一致性，审批通过后系统自动更新员工档案，同步同步至考勤、薪酬等关联模块。3.离职员工处理步骤1：部门发起离职流程，填写离职原因（个人原因/合同到期/公司调动等）、离职日期、工作交接人。步骤2：HR管理员在系统中标记“离职”状态，冻结员工系统账号权限，记录离职证明编号（虚拟：LZ202405001）。步骤3：同步更新考勤模块（停发离职当月考勤薪酬）、薪酬模块（核算离职补偿金、未发工资），归档员工档案至“离职人员库”。（三）核心数据表格模板表1：员工基本信息表（示例）员工编号姓名性别入职日期部门职位职级劳动合同类型合同到期日紧急联系人紧急联系人电话HR2024001*某某女2024-01-15人力资源专员P3固定期限2027-01-14*某某5678IT2024002*某某男2024-03-20技术研发工程师P4无固定期限-*某某1399012表2：员工信息变更申请表（示例）申请编号姓名变更类型变更前内容变更后内容生效日期申请人审批状态BG20240501*某某职位调整技术部-工程师技术部-高级工程师2024-06-01部门经理已审批（四）使用规范与风险提示信息准确性：证件号码号、合同日期等关键信息需与纸质材料一致，避免因数据错误导致社保/公积金缴纳异常。权限控制：员工仅可查看/编辑本人信息，HR管理员负责全局信息维护，防止越权操作。及时更新：员工信息变更需在3个工作日内完成系统更新，保证考勤、薪酬等模块数据同步。三、考勤与休假管理模块（一）典型应用场景日常考勤：员工打卡记录迟到、早退、缺勤，月度考勤报表。假期申请：员工在线提交事假、年假、病假申请，流程化审批。加班管理：记录加班时长，核算调休或加班费。（二）详细操作流程指南1.考勤打卡与异常处理步骤1：员工通过企业/APP端登录HRIS，“考勤打卡”，选择“上班打卡”“下班打卡”（支持GPS定位/Wi-Fi验证）。步骤2：系统自动记录打卡时间，若迟到（早于9:00）、早退（晚于18:00）或未打卡，标记为异常状态。步骤3：员工发起“考勤异常补卡申请”，填写异常原因（如交通拥堵、系统故障），证明材料（如截图、邮件），提交部门审批。步骤4：HR管理员每月5日前汇总上月考勤数据，《月度考勤汇总表》，同步至薪酬模块核算工资。2.假期申请与审批步骤1：员工登录“休假管理”模块，选择假期类型（年假/事假/病假），填写请假起止日期、时长、事由。步骤2：系统自动校验假期余额（如年假按司龄自动计算），提交审批（事假需部门经理+HR总监审批，年假仅部门经理审批）。步骤3：审批通过后，系统更新员工假期余额，发送通知至员工及部门；若驳回，需注明原因，员工可修改后重新提交。3.加班记录与核算步骤1：员工加班后，在“加班管理”模块填写加班日期、时长、加班类型（平日/周末/法定假日），加班审批单（需部门经理签字）。步骤2：HR管理员核对加班记录与考勤打卡数据，审批通过后计入员工加班时长。步骤3：员工可选择调休（需在3个月内使用）或申请加班费，系统自动《加班统计表》，作为薪酬核算依据。（三）核心数据表格模板表3：月度考勤汇总表（示例）员工编号姓名部门应出勤天数实际出勤天数迟到次数早退次数事假天数年假天数加班时长HR2024001*某某人力资源222110100IT2024002*某某技术研发222200028表4：请假申请单（示例）申请编号姓名请假类型请假起止日期请假天数请假事由审批人审批状态QJ20240501*某某年假2024-06-10至06-123处理个人事务部门经理已审批（四）使用规范与风险提示打卡真实性：禁止代打卡，一经发觉按公司制度处理；考异常需在3个工作日内补申请，逾期不予受理。假期余额管理：HR管理员每季度核对员工假期余额，避免超支；年假当年未休完自动清零，提前1个月提醒员工安排。加班审批时效：加班申请需在加班后2个工作日内提交，逾期视为无效，不计入加班时长。四、薪酬与绩效管理模块（一）典型应用场景月度薪酬核算：根据考勤、绩效、社保等数据，计算员工应发工资、代扣代缴项。绩效评估：季度/年度对员工工作表现评分，作为薪酬调整、晋升依据。薪酬发放：工资条，员工在线查询；社保公积金申报与缴纳。（二）详细操作流程指南1.薪酬数据核算步骤1：HR管理员每月25日前导入考勤数据（迟到、事假、加班等）、绩效数据（季度绩效得分）、社保公积金缴纳基数（年度更新）。步骤2：系统自动计算薪酬构成：应发工资=基本工资+岗位工资+绩效工资+加班费-缺勤扣款；实发工资=应发工资-社保个人缴纳-公积金个人缴纳-个人所得税。步骤3：《薪酬明细表》，经财务部门审核无误后，提交至总经理审批。步骤4：审批通过后，系统自动推送工资条至员工端，员工可查看各项明细；同步社保公积金缴纳清单，提交至相关机构。2.绩效评估流程步骤1：季度末，部门负责人登录“绩效管理”模块，为员工设定季度KPI（如任务完成率、客户满意度等），权重分配需符合部门目标。步骤2：员工自评填写KPI完成情况、工作总结，提交至部门负责人。步骤3：部门负责人结合自评与员工实际表现，给出评分（1-5分），填写评语与发展建议，提交HR部门。步骤4：HR部门汇总绩效数据，计算绩效系数（如5分对应1.2，3分对应1.0），作为薪酬调整（如绩效工资发放）、晋升、培训需求的依据。（三）核心数据表格模板表5：薪酬明细表（示例）员工编号姓名部门基本工资岗位工资绩效工资加班费缺勤扣款应发工资社保个人公积金个人个税实发工资HR2024001*某某人力资源6000300020000200108008006001209280IT2024002*某某技术研发800040003000600015600100080028013520表6：季度绩效评估表（示例）员工编号姓名部门考核周期KPI指标（权重）目标值完成值自评得分考核得分绩效系数HR2024001*某某人力资源2024-Q1招聘完成率(40%)100%90%43.81.0IT2024002*某某技术研发2024-Q1项目交付率(50%)100%100%55.01.2（四）使用规范与风险提示数据保密：薪酬数据仅HR、财务、员工本人可见，禁止截图外传；绩效评估结果需与员工一对一沟通，避免公开攀比。核算准确性：社保/公积金基数需与当地政策一致，每年7月更新；个税计算需专项附加扣除政策（如子女教育、房贷利息）。绩效公平性：KPI设定需SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性），避免主观臆断；绩效结果需有数据支撑，如项目交付记录、客户反馈。五、培训与发展管理模块（一）典型应用场景新员工培训：入职引导、企业文化、岗位技能培训，帮助快速融入。技能提升培训：针对岗位需求开展专业技能、管理能力培训。培训效果评估：通过考试、问卷评估培训效果，优化培训计划。（二）详细操作流程指南1.培训计划与报名步骤1：HR管理员每年12月制定下年度培训计划，明确培训主题（如新员工入职培训、Excel高级技能培训）、讲师、时间、地点、参与对象。步骤2：培训计划提交至总经理审批，通过后发布至系统“培训管理”模块。步骤3：员工根据岗位需求报名，选择培训场次，提交部门经理审批（如跨部门培训需额外HR审批）。2.培训实施与记录步骤1：培训当天，员工通过扫码签到（系统自动记录出勤），讲师发放培训资料（PPT、手册）。步骤2：培训结束后，员工提交《培训反馈表》（评分1-5分，建议栏可填写改进意见）。步骤3：HR管理员录入培训成绩（如考试分数、实操表现），更新员工培训档案（记录培训名称、时长、成绩）。（三）核心数据表格模板表7：年度培训计划表（示例）培训编号培训主题培训类型讲师计划日期参与对象计划时长预算PX2024001新员工入职培训入职引导HR经理2024-01-15全体新员工8小时5000PX2024002项目管理实战技能提升外部讲师2024-03-20项目经理及核心成员16小时15000表8：培训签到表（示例）培训主题培训日期员工编号姓名部门签到时间签到状态新员工入职培训2024-01-15HR2024001*某某人力资源09:05正常新员工入职培训2024-01-15IT2024002*某某技术研发09:15迟到（四）使用规范与风险提示需求匹配：培训计划需结合企业战略与员工发展需求，避免盲目跟风（如行业热点培训需评估岗位相关性）。记录完整：培训档案需包含计划、签到表、反馈表、成绩单，作为员工晋升、调岗的参考依据。效果转化：培训后1个月内，HR部门跟踪员工技能应用情况（如项目效率提升），形成“培训-应用-反馈”闭环。六、HRIS系统使用通用规范账号与权限：员工离职后，HR需在1个工作日内