采购需求及供应商评估模板

一、适用范围说明本工具模板适用于企业各类采购需求的全流程管理，包括但不限于常规物资采购（如办公用品、生产原料）、服务类采购（如物流服务、咨询服务）、项目专项采购（如设备采购、工程建设）等场景。模板覆盖从需求提出、供应商筛选到综合评估的标准化环节，可由需求部门、采购部门、管理层等多角色协同使用，保证采购过程的规范性、透明性和有效性。二、标准化操作流程（一）需求提报与初步审核操作目标：明确采购需求的必要性与合理性，保证需求信息完整、准确。责任主体：需求部门负责人、采购专员*操作步骤：需求部门填写《采购需求申请表》：根据实际需求，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息，并附必要的技术参数或需求说明文件。部门内部审核：需求部门负责人（如*主管）对需求的合理性、必要性进行审核，确认需求与部门工作目标、预算计划的匹配性，签字确认后提交至采购部门。采购部门初审：采购专员*核对需求信息的完整性（如是否缺失规格、预算是否超部门额度等），对明显不合理的需求（如重复采购、预算超标且未说明理由）与需求部门沟通修正，初审通过后进入下一环节。（二）供应商信息收集与初选操作目标：建立备选供应商池，筛选出符合基本资质的候选对象。责任主体：采购专员*、需求部门代表操作步骤：制定供应商筛选标准：根据采购需求特点，明确供应商的基本资质要求（如营业执照经营范围、相关行业资质证书、生产/经营许可等），以及核心能力维度（如供货能力、同类项目经验等）。多渠道收集供应商信息：通过企业合格供应商库、行业展会、公开招标平台、推荐等方式收集潜在供应商信息，记录供应商名称、联系方式、主营产品/服务、资质证书编号等基础数据。初步筛选：采购专员联合需求部门代表（如工程师）对照筛选标准，剔除不符合基本资质的供应商（如无相关经营范围、资质过期等），形成《初选供应商名单》（通常为3-5家，保证充分竞争）。（三）供应商综合评估与打分操作目标：通过量化指标全面评估供应商履约能力，选出最优合作方。责任主体：评估小组（由采购经理、需求部门负责人、技术专家、财务代表*组成）操作步骤：确定评估维度与权重：根据采购类型调整维度权重，例如：物资采购侧重“产品质量”“价格合理性”“供货稳定性”；服务采购侧重“服务方案”“团队资质”“响应速度”。典型维度及参考权重资质文件（15%）：营业执照、行业资质、认证证书等是否齐全有效；产品/服务报价（25%）：价格与市场平均水平对比、报价明细合理性；质量保证能力（20%）：质量管理体系、检测报告、不良品处理机制；履约服务能力（20%）：交付周期、售后条款、应急方案；合作案例（10%）：同类项目/客户合作经验及评价；商务条款（10%）：付款方式、违约责任等合同条款合理性。资料收集与现场考察（如需）：要求初选供应商提交《供应商应答函》（含详细报价、技术方案、资质证明等），对关键供应商（如金额较大、技术复杂）组织现场考察，核实生产规模、设备状况、管理水平等。量化打分：评估小组根据《供应商综合评估表》逐项打分（采用百分制，每项设置具体评分细则，如“质量保证能力”中“ISO9001认证”得5分，“第三方检测报告”得10分等），计算加权平均分，形成《供应商评估报告》。（四）评估结果确认与供应商选定操作目标：基于评估结果确定最终供应商，完成审批流程。责任主体：评估小组、管理层（如*总监）操作步骤：结果汇总与排序：采购专员*整理评估报告，按得分高低对供应商进行排序，附《初选供应商名单》《供应商应答函》、现场考察记录等支撑材料。内部审批：评估小组讨论评估结果，重点分析高分供应商的优势及低分供应商的不足，形成一致意见后提交管理层（如*总监）审批。结果公示与通知：审批通过后，在企业内部公示选定结果（公示期不少于1个工作日），无异议后向中标供应商发出《中标通知书》，未中标供应商由采购部门反馈简要落选原因（可依据申请）。（五）合同签订与执行跟踪操作目标：规范合同条款，保证采购双方权责清晰，履过程可控。责任主体：采购专员、法务专员、需求部门操作步骤：合同拟定：采购专员根据选定结果及谈判结果，拟定采购合同，明确标的物信息、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等核心条款，法务专员审核合同合规性。合同签署：双方授权代表签字盖章，合同生效后复印件交需求部门、财务部门备案。履约跟踪：需求部门按合同约定跟踪交付进度，采购专员*协调解决履约中的问题（如延迟交货、质量异议等），保证采购任务按时完成。三、核心工具模板（一）采购需求申请表项目名称需求部门申请人联系方式采购物品/服务名称规格型号/技术参数需求数量预算金额（元）用途说明期望交付时间附件清单（如技术图纸、需求说明书）需求部门负责人意见签字：________日期：______采购部门审核意见签字：________日期：______管理层审批意见签字：________日期：______（二）供应商综合评估表供应商名称评估日期评估小组组长评估维度评分细则满分分值实际得分资质文件营业执照经营范围符合要求5行业资质证书齐全有效（如ISO认证、生产许可证）10产品/服务报价价格≤市场平均价10报价明细清晰合理（含运费、税费等）15质量保证能力质量管理体系完善（如通过ISO9001）10提供第三方检测报告/质量承诺10履约服务能力交付周期≤合同约定时间10售后响应时间≤24小时，应急方案可行10合作案例同类项目≥3个，且客户评价良好10可提供客户联系方式供核实0商务条款付款方式合理（如预付款≤30%）5违约责任明确（如延迟交货每日扣款0.5%）5综合得分——————评估意见□推荐□备选□淘汰理由：______________________评估小组签字采购经理：______技术专家：______需求部门：______四、关键操作提示需求描述需精准无歧义：采购需求中的规格型号、技术参数等应明确量化，避免使用“优质”“高效”等模糊表述，防止后续履约争议。评估标准需统一量化：各评估维度的评分细则应提前明确，避免主观判断，保证不同供应商在同一标准下公平对比。供应商信息需动态核实：对供应商资质证书、案例证明等文件需通过官方渠道核实真实性，定期更新供应商库信息（如资质到期前3个月提醒续证）。评估过程需留痕存档：所有评估过程资料（如供应商应答函、打分表、考察记录）需整理归档，保存期不少于3年