行政会议组织及会务实施规范手册

行政会议组织及会务实施规范手册第一章总则一、编制目的为规范公司行政会议的组织流程与会务实施标准，提高会议效率与质量，保证会议信息传递准确、决策落实到位，特制定本手册。本手册旨在为会议组织者提供全流程操作指引，保障会议有序开展。二、适用范围本手册适用于公司各类行政会议的组织与实施，包括但不限于：月度/季度/年度工作例会、专题研讨会、项目推进会、总结表彰会等。跨部门会议、外部协作会议可参照执行。第二章会议组织全流程规范第一节会前准备阶段核心目标：明确会议需求，完成各项筹备工作，保证会议具备召开条件。步骤1：会议立项与议题确认发起立项：由需求部门（如行政部、业务部）填写《会议立项申请表》（详见第四章模板1），明确会议名称、类型、目标、预计时长、初步参会范围等，提交至部门负责人*审批。议题收集与审核：主办部门收集会议议题，形成《议题汇总表》（详见第四章模板2），明确各议题的背景、需讨论/决策的内容、建议时长。涉及跨部门议题的，需提前征求相关部门意见并由分管领导*确认。步骤2：时间与地点确定时间协调：根据参会人员日程（通过OA系统或行政部协调），选择多数人方便的时间段，避免与公司重要工作冲突。常规会议建议固定周期（如每月第一个周一），临时会议需提前3-5个工作日通知。地点安排：根据会议规模选择场地：10人以下优先选用小型会议室，10-30人选用中型会议室，30人以上选用多功能厅。需确认场地设备（投影仪、麦克风、白板等）可用性，并提前1天完成场地预订。步骤3：参会人员与材料准备参会人员确定：根据议题内容明确主持人、汇报人、列席人员等。主持人一般由部门负责人或分管领导*担任，汇报人需提前熟悉议题内容。会议材料制作：包括会议议程（明确各环节时间、负责人）、汇报PPT（内容简洁、重点突出，每页不超过6行文字）、背景资料（如数据报表、方案草案）等。材料需提前2个工作日发送至参会人员邮箱，并同步至公司共享文档供查阅。步骤4：会务资源与通知发布资源协调：确认所需物资（如签到本、笔、饮用水、会议横幅/席卡），联系行政部门准备；如需茶歇或工作餐，提前1天统计人数并安排。会议通知发布：通过OA系统或邮件发送正式通知，内容包括会议名称、时间、地点、参会人员、议程、需携带材料、联系人及联系方式。重要会议需电话提醒关键参会人员。第二节会中执行阶段核心目标：保障会议按计划进行，保证讨论聚焦、决策高效。步骤1：签到与场地检查（会议开始前30分钟）组织签到：设置签到处，发放会议材料（含议程、笔记本、笔），采用纸质签到或电子签到（如扫码签到）。提前统计到会情况，及时联系未签到人员。场地与设备检查：检查桌椅摆放是否符合会议形式（如圆桌式、课桌式），投影、音响、麦克风等设备是否正常运行，灯光、空调是否适宜。步骤2：会议开场与议程确认（会议开始后5分钟内）主持人开场：明确会议目标、时长、纪律（如手机静音、不随意打断发言），简要介绍议程安排。议程确认：如有临时调整，需征得多数参会人员同意后确定最终议程。步骤3：议题讨论与决策执行按序推进：主持人严格按照议程控制时间，引导参会人员围绕议题发言，避免偏离主题。汇报人需简明扼要阐述核心内容，重点说明数据支撑、风险分析和建议方案。记录关键信息：指定专人（如行政助理或部门文员）记录会议要点，包括讨论焦点、不同意见、最终决议、责任人和完成时限（详见第四章模板3《会议纪要模板》）。突发情况处理：如设备故障，立即启用备用设备或调整议程；如讨论超时，主持人需适时提醒并引导总结；如遇争议较大的议题，可暂缓讨论并安排专项调研。步骤4：会议总结与后续安排（结束前10分钟）主持人总结：简要回顾会议成果，明确已形成的决议和待跟进事项，强调责任人和完成时限。感谢参会：感谢参会人员的投入，提醒相关人员按时提交会议材料（如补充数据）。第三节会后总结阶段核心目标：固化会议成果，推动决策落地，完善会议管理闭环。步骤1：会议纪要与决议整理纪要编写：会后24小时内，由记录人员根据会议记录整理纪要，内容需客观、准确，包含会议基本信息、议程执行情况、讨论要点、决议事项、责任分工、时间节点等。纪初稿经主持人审核无误后，于1个工作日内发送至参会人员及相关部门负责人。决议确认：对会议中形成的决议，由主办部门整理形成《决议事项跟踪表》（详见第四章模板4），明确每项决议的责任部门、责任人、完成标准和反馈时限。步骤2：资料归档与决议跟踪资料归档：会议结束后2个工作日内，将会议通知、签到表、会议纪要、汇报材料、决议跟踪表等资料整理存档（电子档存入共享文档，纸质档交行政部统一保管），保存期限不少于2年。进度跟踪：责任部门需按决议时限推进工作，主办部门每周跟踪一次进展，及时向分管领导*反馈。对未按时完成的，需说明原因并制定补救计划。步骤3：会议效果评估与改进满意度调研：重要会议结束后，可通过匿名问卷收集参会人员对会议组织、议程设置、效率效果等方面的评价（详见第四章模板5《会议满意度调研表》）。复盘优化：主办部门根据调研结果和实际执行情况，每季度召开一次会议管理复盘会，总结问题并优化流程（如缩短材料准备时间、调整会议形式等）。第四章常用模板与表格模板1：会议立项申请表序号项目内容填写说明1会议名称如“2024年Q3销售工作例会”2会议类型□例会□专题会□推进会□总结会□其他3会议目标明确需达成的具体目标（如“明确Q3销售策略，分解任务指标”）4预计时间日期：______时间：______时长：______分钟5预计地点______会议室6主办部门______部门7参会范围部门/岗位：________人数：______人（含主持人、汇报人）8议题清单序号、议题名称、建议时长、主要汇报人9特殊需求□投影□音响□白板□茶歇□其他：________10部门负责人审批签字：______日期：______模板2：议题汇总表会议名称：______________________填报部门：______填报日期：______序号议题名称背景说明12…模板3：会议纪要模板会议基本信息会议名称：______________________时间：______年______月_日_:____至______:______地点：______________________主持人：______记录人：______参会人员：______________________（共______人）缺席人员：______________________（原因：______）议程执行情况序号议题名称讨论要点决议事项责任人完成时限12…其他事项附件清单：______________________下次会议安排（如有）：______________________主持人签字：______记录人签字：______日期：______模板4：决议事项跟踪表会议名称：______________________填表部门：______填表日期：______序号决议事项摘要责任部门12…模板5：会议满意度调研表会议名称：______________________参会人员：______________________评价维度评分选项（请在□内打√）会议目标明确性□非常满意□满意□一般□不满意□非常不满意议程安排合理性□非常满意□满意□一般□不满意□非常不满意材料准备充分性□非常满意□满意□一般□不满意□非常不满意会议时间控制□非常满意□满意□一般□不满意□非常不满意设备与场地保障□非常满意□满意□一般□不满意□非常不满意决策效率与效果□非常满意□满意□一般□不满意□非常不满意改进建议____________________________________________________________________________________第五章重点注意事项一、会前准备注意事项避免时间冲突：通过行政部统一协调会议时间，不得与公司重大活动、部门关键工作节点重叠。材料审核严谨：汇报材料需经部门负责人*审核，保证数据准确、表述清晰，避免出现错别字或逻辑漏洞。设备提前测试：对投影、麦克风等关键设备进行全程测试，备用设备（如无线麦克风、转接头）需放置在会场备用。二、会中执行注意事项纪律维护：主持人需严格控制会议纪律，提醒参会人员专注讨论，不做与会议无关的事项（如处理私事、长时间看手机）。发言引导：鼓励不同层级人员发表意见，避免“一言堂”；对偏离议题的发言，需礼貌引导回归主题。记录完整：记录人员需重点关注决议事项、责任人和时限，保证无遗漏；对争议内容需客观记录各方观点。三、会后跟进注意事项纪要及时分发：会议纪需在24小时内发出，保证参会人员及相关部门第一时间知晓会议成果。决议跟踪到位：主办部门需主动跟踪决议进展，对逾期未完成的事项及时上报，不得拖延。资料规范归档：会议资料需分类整理，电子档命名规范（如“20240701-销售例会-纪要”），