公司活动组织策划执行记录表单

一、适用场景与价值本工具适用于各类公司内部活动的组织策划与执行过程记录，包括但不限于年会庆典、团队建设、业务培训、节日庆祝、客户答谢等场景。通过系统化记录活动从策划到执行的全流程细节，可实现目标管理、责任追溯、经验沉淀，保证活动有序推进，并为后续活动优化提供数据支持，提升组织效率与活动效果。二、活动全流程操作指引（一）需求确认与目标设定明确活动核心需求：由发起部门（如行政部、人力资源部）与相关方（如公司领导、业务部门）沟通，确定活动目的（如增强团队凝聚力、庆祝业绩达成、提升员工技能）、主题、预期规模（参与人数、场地类型）、时间范围及预算上限。输出《活动需求说明书》：包含活动目标、主题建议、时间节点、预算框架、关键需求（如是否需要外部嘉宾、物料定制、线上直播等），提交上级审批。（二）方案策划与分工落实制定活动方案：基于需求说明书，细化活动流程（签到、开场、主题环节、互动、收尾等）、时间安排（精确到分钟）、物资清单（场地、设备、物料、餐饮、礼品等）、人员分工（策划组、执行组、后勤组、应急组等）及应急预案（如天气突变、设备故障、人员突发状况）。方案评审与审批：组织相关部门（行政、财务、业务）对方案可行性进行评审，重点核查预算合理性、流程完整性、风险覆盖度，通过后正式定稿。任务分解与责任到人：将方案拆解为具体任务（如场地预订、物料采购、嘉宾邀请、流程彩排），明确每项任务的负责人、完成时限及交付标准，通过项目管理工具（如甘特图）跟踪进度。（三）筹备执行与过程管控物资与场地准备：场地：提前确认场地availability，布置方案（舞台、灯光、音响、座椅摆放），落实设备调试（投影、麦克风、灯光）。物资：按清单采购/定制物料（背景板、指示牌、礼品、餐饮），分类整理并标注用途，提前1天送达场地核对。人员：通知参与人员活动时间、地点、着装要求，确认嘉宾行程，安排现场引导、签到、摄影等工作人员。流程彩排与细节确认：活动前1天进行全流程彩排，重点检查环节衔接、设备运行、人员配合，及时调整流程漏洞（如环节时长超时、互动环节冷场预案）。（四）活动开展与现场执行现场签到与暖场：活动当天提前2小时开放签到，通过签到系统（如扫码、纸质签到表）记录参与人员信息，播放暖场音乐/视频，引导人员有序入场。流程执行与实时记录：严格按照既定流程推进，各负责人按分工执行任务（如主持人控场、技术组保障设备、后勤组保障餐饮），指定专人记录现场情况（如环节用时、突发状况、参与人员反馈、精彩瞬间照片/视频）。应急处理：若出现突发状况（如设备故障、人员迟到、流程冲突），立即启动应急预案，由应急组协调解决，并记录处理过程及结果。（五）复盘总结与资料归档效果评估：活动结束后3个工作日内，通过问卷调研（参与者满意度）、数据统计（参与率、环节完成度、预算执行率）等方式评估活动效果是否达成目标。复盘会议：组织策划组、执行组、相关部门召开复盘会，总结成功经验（如互动环节设计新颖）、存在问题（如物资采购延迟、流程衔接不畅），提出改进措施。资料归档：整理活动全流程资料（需求说明书、方案、签到表、照片/视频、预算表、复盘报告），分类存档至公司知识库，作为后续活动参考。三、记录表单模板公司活动组织策划执行记录表单一、活动基本信息项目内容活动名称活动主题活动日期年月日时时活动地点发起部门活动负责人联系方式：参与人员人数：（其中：员工人，外部嘉宾人）活动目标二、策划阶段记录环节具体内容负责人完成时限完成状态（□未开始□进行中□已完成）需求确认《活动需求说明书》核心要点（目标、主题、预算、关键需求）方案制定流程框架、时间安排、物资清单、人员分工、应急预案方案审批评审意见、审批签字（若需）任务分解关键任务、责任人、交付标准三、执行阶段记录环节执行情况记录（含时间、地点、人员、物资、突发状况及处理）负责人记录时间场地与物资准备人员通知与确认流程彩排活动当天签到签到人数：签到方式：突发情况：流程执行（按环节）开场（时间：内容：）：主题环节（时间：内容：）：互动环节（时间：内容：）：收尾（时间：内容：）：应急处理突发状况：处理措施：结果：四、复盘与总结项目内容预算执行情况预算总额：实际支出：节余/超支：原因说明：效果评估参与者满意度（问卷结果）：目标达成度（具体数据支撑）：成功经验存在问题改进措施资料归档清单（需求说明书、方案、签到表、照片/视频、预算表、复盘报告等）审核人职务：签字：日期：四、使用要点与提醒填写规范：所有记录需真实、具体，避免模糊表述（如“活动顺利”应改为“环节衔接顺畅，无突发状况”），时间、数据需准确可追溯。责任到人：每个环节明确负责人，保证任务可跟踪、问题可追溯，避免责任推诿。及时记录：执行阶段需实时记录现场情况，避免事后遗漏；复盘应在活动结束后3个工作日内完成，保证记忆清晰。团队协作：策划、执行