公司财务报销流程及审批规范

公司财务报销流程及审批规范为规范公司费用报销管理，确保财务支出合规透明、资金使用高效，结合公司实际运营需求，特制定本流程及审批规范。本规范适用于全体员工的日常费用、差旅费、办公采购等各类财务支出事项。一、报销流程说明（一）报销单据准备报销人需根据费用类型整理凭证，包括合法发票（抬头与公司名称一致、内容清晰）、费用清单、出差审批单（差旅费适用）、采购申请单（采购类适用）等。所有单据按业务时间排序，标注用途说明，确保附件与报销事由逻辑关联（如差旅费需附行程单、住宿明细）。（二）部门初审报销人将单据提交部门负责人（或指定初审人）审核。负责人需核实费用真实性、必要性，检查单据填写是否规范（如报销单项目完整、签字齐全），确认支出符合部门预算及业务需求。初审通过后，签署意见转至财务部门。（三）财务审核财务人员对单据进行合规性与准确性审核，重点包括：票据合法性：查验发票真伪，杜绝跨年、假票等无效凭证；金额准确性：核对报销金额与票据金额一致，计算无差错；政策符合性：审核费用是否符合公司制度（如差旅费标准、招待费限额），附件是否完整。审核存疑时，财务需及时与报销人沟通补正；审核通过后，提交对应层级审批人。（四）分级审批根据报销金额及类型，按以下层级审批（金额阈值由公司结合规模调整）：日常费用（如办公费、交通费）单笔≤[X]元：部门负责人终审；单笔>[X]元且<[Y]元：分管领导审批；单笔≥[Y]元或特殊费用（如招待费、大额采购）：总经理（或授权人）审批。（五）付款与入账审批通过后，财务按公司资金安排完成付款（银行转账、现金等方式）。付款后及时入账，同步更新费用台账，确保账务清晰可查。二、审批规范细则（一）费用类型审批要求1.差旅费：需附经审批的《出差申请单》，交通、住宿严格执行《差旅费管理办法》（如市内交通实报实销，住宿按职级标准报销，超标准需说明原因并审批）；出差补贴按天数计算，与行程单匹配。2.办公采购费：需附《采购申请单》（部门及采购部审批）、采购合同（大额）、验收单（实物类），发票与采购内容、金额一致，杜绝无申请或超预算采购。3.业务招待费：需提前填写《招待申请单》（注明对象、事由、金额），经部门负责人及分管领导审批；报销时附招待清单（含人员、菜品、金额），超限额需总经理审批。（二）审批权限界定部门负责人：审批本部门日常费用、预算内支出；分管领导：审批分管部门大额支出、跨部门协作费用；总经理：审批公司重大支出、特殊事项、超预算支出。所有审批需签署姓名及日期，电子审批通过OA系统留痕，确保责任可追溯。三、注意事项（一）报销时效员工需在费用发生后[X]个工作日内报销（差旅费需在出差结束后[X]个工作日内），逾期无合理说明的，财务有权不予受理。（二）票据规范发票需为税务认可的有效凭证，不得涂改、挖补，内容与实际业务一致；电子发票需打印并标注“此发票为电子发票，仅打印一次，重复报销无效”，留存电子档备查；无发票支出（小额零星）需提供收款收据（注明收款方、事由、金额），经部门负责人确认后可报销（需符合无票报销限额）。（三）特殊情况处理1.临时借款：因业务预支款项的，需填写《借款单》经审批后借款；业务完成后[X]个工作日内报销冲账，逾期从工资中扣除（提前告知员工）。2.异地报销：出差/外派人员可线上提交单据（扫描件/照片），初审、财务审核后，原件邮寄至公司，确保流程不受地域影响。四、附则1.本规范由财务部负责解释，未尽事宜可制定补充细则；2.本规范自发布之日起施行，原《财务报销制度》同时废止；3.各部门需组